יבוא קבצי אקסל אל האבספוט - יבוא\ סינק קונטקטים

אחד מהשלבים הראשונים ב- ONBOARDING למערכת ה- CRM היא יבוא\ סינק לקונטקטים שלכם בתוכנות הקיימות (Google Contacts), למשל.

במידה ובחרתם לבצע סינק (סנכרון אונליין) לגוגל קונטקטס שלכם - לחצו כאן.

במידה ובחרתם לבצע יבוא - המשיכו בדף זה כרגיל.

כשאתם מנהלים דאטאבייס גדול, יכולת היבוא היא אחת היכולות החשובות שלכם.
בשילוב עם יכולת היצוא (EXPORT) הן מהוות כלי עבודה חזק לניהול וטיוב הדאטא.
יכולת היבוא (והיצוא) היא אחת היכולות החזקות של האבספוט CRM. 
בתור אדמיניסטרטורים של האבספוט, מומלץ מאוד להכיר יכולת זאת.
שימוש חכם ביכולת זו יכולה לחסוך לכם עשרות שעות "עבודת פרך" בעדכון נתונים. 

א. כללי:

1. ניתן לייבא דאטא לכל אחת מהמודולות של המערכת: קונטקטים, קומפניס, דילים וטיקטים. ניתן לייבא גם NOTES.
2. ניתן לייבא דאטא לכל מודולה בנפרד (למשל לקומפניס), או בשילוב (קונטקטים + קומפניס).
3. ניתן לייבא דאטא חדשה או להשלים דאטא שכבר קיימת (למשל, לייבא מספרי טלפון לקונטקטים קיימים).
4. ניתן לעדכן דאטא קיימת (לייצא > לעדכן > לייבא). למשל כשצריך "ליישר קו" מספרי טלפון.
5. לכל אובייקט במערכת (קונטקטים למשל), יש ID אתו ניתן לבצע עדכון נתונים בקלות. זהו שדה מפתח חד ערכי לכל אובייקט במערכת. 
6. לקונטקטים יש שדה מפתח נוסף והוא האימייל. לקומפניס זה הדומיין. 
7. ניתן לבצע עדכון נתונים זריז גם בעזרת זאפיאר (ZAPIER).
8. כדאי להכיר את מבנה הדאטא במערכת האבספוט, לעסקים שהם B2B לפני ביצוע יבוא (פתיחת חברה אוטומטית לפי דומיין).
9. למבקשים לבצע יבוא מורכב של דאטא, מומלץ להכיר פונקציות בסיסיות באקסל (כדוגמת "Vlookup"), או לשכור שירותיו של אדם המיומן בכך. 

ב. נושאים בסיסיים שכדאי להכיר: 

1. הסבר של החברים מהאבספוט על ביצוע יבוא (באנגלית) - קליק כאן
2. כללי אצבע לביצוע יבוא של קונטקטים אל האבספוט - קליק כאן
3. מושגי יסוד בביצוע יבוא - קליק כאן
4. צ'קליסט ליבוא דאטא ממערכת ישנה למערכת האבספוט - קליק כאן
5. ייבוא קונטקטים מה- GMAIL ותיקון ג'יבריש שנוצר מהפונטים בעברית - קליק כאן, וגם קליק כאן

ג. יבוא מורכב:

1. יבוא לשדה מרובה ערכים (Multiple Checkbox) - קליק כאן
2. יבוא משולב של מספר אובייקטים בו"ז - קליק כאן
3. המלצה ליבוא מורכב - דאטא של קונטקטים ודילים ביחד - קליק כאן 
4. יבוא קונטקטים חדשים לקומפניס קיימים - קליק כאן וגם קליק כאן
5. יבוא על יבוא - עדכון דאטא קיים - קליק כאן
6. יבוא מורכב (חלק מהקונטקטים ללא מייל וחלק מהקומפניס ללא דומיין) - קליק כאן
7. יבוא משימות למערכת האבספוט (דרך זאפיאר) - קליק כאן, וגם קליק כאן
8. מחיקת דאטא של יבוא שכבר בוצע - קליק כאן

ד. תקלות (Errors) נפוצות בקבצי יבוא:

טיפ: כדאי להמנע מתקלות מראש, ולבדוק היטב את הקובץ לפני ביצוע היבוא.

1. כללי:
1. תקלה נפוצה: הכנת קובץ אקסל עם מספר לשוניות (שימו לב: לא ניתן לקלוט קובץ עם מספר לשוניות, רק עם לשונית 1)
2. באקסל: אי הכנת עמודות עם פרופרטי חובה (למשל: DEAL PIPELINE ו- DEAL STAGE הם פרופרטי חובה בעת קליטת דילים)
3. תקלות תאריך: תאריך לא קיים ביומן (30/02/2020 למשל), ריבוי פורמטים של תאריכים בעמודה אחת
4. בעת קליטת דאטא ל-2 מודולות בו"ז: קליטת דאטא לפרופרטי לא נכון (למשל: קונטקטים ודילים)
2. בקליטת קונטקטים: 
1. שני מיילים במשבצת אחת (למשל, במשבצת אחת: dan@nike.com; dan@gmail.com)
2. כפילות בדאטא המיובאת (שורה אחת ליבוא המופיעה פעמיים. למשל: כשקולטים קונטקטים, המייל של אחד הקונטקטים מופיע ב- 2 שורות)
3. עמודת "שם מלא" במקום "שם פרטי" ו"שם משפחה"
3. בקליטת קומפניס: 
1. אי הבנה של מבנה ה- COMPANIES בהאבספוט, וקליטה לא נכונה של דאטא COMPANY