שאלת לקוחת שיווק האבספוט: אני צריכה לעשות "יבוא על יבוא", זאת אומרת לייבא רשימה של קונטקטים למערכת האבספוט, כשחלק מהקומפניס מהקובץ כבר קיימים במערכת האבספוט.
יש 2 בעיות בייבוא הזה: לחלק נכבד מהקונטקטים יש אימייל של ג'ימייל ולא אימייל עסקי. ובנוסף, לכל הקומפניס בקובץ אין כתובת אתר\ דומיין.
איך אני "משדכת" בין הקונטקטים שבקובץ לקומפניס הקיימים בהאבספוט?
***
תשובה עקרונית:
- זהו מקרה קלאסי של "יבוא על יבוא" = יבוא דאטא אל תוך דאטאבייס קיים. בשונה מיבוא למערכת חדשה, במקרה זה יש להתחשב בדאטא קיימת.
- לפני שמבצעים את יבוא הקונטקטים, יש לבצע התאמה בין הקומפניס בקובץ לקומפניס בהאבספוט.
- התאמה זו ניתן לבצע באמצעות הפרופרטי:Company ID, אותו נייצא מהקומפניס הקיימים בהאבספוט ונמשוך אל תוך קובץ היבוא.
- הפרופרטי Company ID - מספר סידורי שמערכת האבספוט נותנת באופן אוטומטי לכל קומפני קיים. (כמו גם לקונטקטים, לדילים ולטיקטים). מספר זה יעזור לנו בעת ביצוע היבוא, לקלוט קונטקטים חדשים לקומפניס קיימת.
***
תשובה מפורטת, שלבי הפתרון:
- הכנה -
- קודם כל יש לנקות את קובץ היבוא - גם משורות ריקות וגם מעמודות מיותרות
- יש לוודא כי שמות העמודות זהות לשמות הפרופרטיס במערכת האבספוט
- יש לוודא כי אין אימיילים מיותרים ואין קונטקטים ללא אימיילים
- אם צריך - להריץ בדיקה על המיילים ב- KICKBOX (או כלי דומה) לבדיקת תקינות המיילים (Email Validation)
- כעת יש לטפל בקומפניס - יש להתאים בין הקומפניס בהאבספוט לקומפניס בקובץ היבוא (שימי לב שלכל קומפני בהאבספוט יש פרופרטי בשם Company ID שיעזור לנו בהמשך לעשות יבוא של הקונטקטים אל תוך קומפני קיימת בהאבספוט):
- בצעי יצוא לרשימת הקומפניס מהאבספוט, המערכת תייצא כולל Company ID
- בצעי VLOOKUP בין קובץ היבוא ובין הקובץ שייצאת מהאבספוט, ה- VLOOKUP יהיה לשם הקומפני. הביאי אל קובץ היבוא את ה- Company ID
- בדקי היטב את ה- VLOOKUP שאין חוסר התאמות שנובעות משגיאות כתיב בשמות החברות
- כעת אפשר לקלוט אל האבספוט את הקונטקטים + הקומפני ID ביבוא משולב של 2 אובייקטים (*). כאשר מבחינת הדאטא בקובץ, מרבית העמודות בקובץ קשורות לקונטקטים, ורק עמודה אחת היא של הקומפניס (ה- Company ID)
(*) מצרף לנוחיותכם צילומי מסך לנקודות בתהליך היבוא שהן שונות בעת ביצוע היבוא המתואר לעיל.
יש לשים לב ששם העמודה עם ה- Company ID מנוסח בדיוק כפי שכתוב מימין, כולל אותיות גדולות\ קטנות.
קליק להגדלה:
