יבוא על יבוא \ קונטקטים וקומפניס ביחד

שאלת לקוחת שיווק האבספוט: אני צריכה לעשות "יבוא על יבוא", זאת אומרת לייבא רשימה של קונטקטים למערכת האבספוט, כשחלק מהקומפניס מהקובץ כבר קיימים במערכת האבספוט.
יש 2 בעיות בייבוא הזה: לחלק נכבד מהקונטקטים יש אימייל של ג'ימייל ולא אימייל עסקי. ובנוסף, לכל הקומפניס בקובץ אין כתובת אתר\ דומיין.
איך אני "משדכת" בין הקונטקטים שבקובץ לקומפניס הקיימים בהאבספוט?

***

תשובה עקרונית:

1. זהו מקרה קלאסי של "יבוא על יבוא" = יבוא דאטא אל תוך דאטאבייס קיים. בשונה מיבוא למערכת חדשה, במקרה זה יש להתחשב בדאטא קיימת.
2. לפני שמבצעים את יבוא הקונטקטים, יש לבצע התאמה בין הקומפניס בקובץ לקומפניס בהאבספוט.
3. התאמה זו ניתן לבצע באמצעות הפרופרטי:Company ID, אותו נייצא מהקומפניס הקיימים בהאבספוט ונמשוך אל תוך קובץ היבוא.
4. הפרופרטי Company ID - מספר סידורי שמערכת האבספוט נותנת באופן אוטומטי לכל קומפני קיים. (כמו גם לקונטקטים, לדילים ולטיקטים). מספר זה יעזור לנו בעת ביצוע היבוא, לקלוט קונטקטים חדשים לקומפניס קיימת.

***

תשובה מפורטת, שלבי הפתרון:

1. הכנה - 
1. קודם כל יש לנקות את קובץ היבוא - גם משורות ריקות וגם מעמודות מיותרות
2. יש לוודא כי שמות העמודות זהות לשמות הפרופרטיס במערכת האבספוט
3. יש לוודא כי אין אימיילים מיותרים ואין קונטקטים ללא אימיילים
4. אם צריך - להריץ בדיקה על המיילים ב- KICKBOX (או כלי דומה) לבדיקת תקינות המיילים (Email Validation) 
2. כעת יש לטפל בקומפניס - יש להתאים בין הקומפניס בהאבספוט לקומפניס בקובץ היבוא (שימי לב שלכל קומפני בהאבספוט יש פרופרטי בשם Company ID שיעזור לנו בהמשך לעשות יבוא של הקונטקטים אל תוך קומפני קיימת בהאבספוט):
1. בצעי יצוא לרשימת הקומפניס מהאבספוט, המערכת תייצא כולל Company ID
2. בצעי VLOOKUP בין קובץ היבוא ובין הקובץ שייצאת מהאבספוט, ה- VLOOKUP יהיה לשם הקומפני. הביאי אל קובץ היבוא את ה- Company ID
3. בדקי היטב את ה- VLOOKUP שאין חוסר התאמות שנובעות משגיאות כתיב בשמות החברות  
3. כעת אפשר לקלוט אל האבספוט את הקונטקטים + הקומפני ID ביבוא משולב של 2 אובייקטים (*). כאשר מבחינת הדאטא בקובץ, מרבית העמודות בקובץ קשורות לקונטקטים, ורק עמודה אחת היא של הקומפניס (ה- Company ID)

(*) מצרף לנוחיותכם צילומי מסך לנקודות בתהליך היבוא שהן שונות בעת ביצוע היבוא המתואר לעיל.

יש לשים לב ששם העמודה עם ה- Company ID מנוסח בדיוק כפי שכתוב מימין, כולל אותיות גדולות\ קטנות.

קליק להגדלה:

מתכון לייבוא קובץ קונטקטים וקומפניס ממערכת ישנה לתוך מערכת האבספוט CRM

הסבר לייבוא קובץ קונטקטים וקומפניס להאבספוט, כאשר הקובץ מכיל רשימה של קונטקטים (חלקם עם מייל\ חלקם בלי\ חלקם עם מייל לא עסקי), ורשימה של חברות עם קומפני ID "ישן" (=ממערכת קודמת). 

המשימה הראשונה היא ליישר קו לגבי שמות החברות והמספרים שלהן. כדי ליצור "עוגן" שאליו אפשר יהיה לקשור את הקונטקטים, בהמשך.

1. באקסל - להכין אקסל\\ קובץ קומפניס – 2 עמודות: שם חברה + קוד לקוח "ישן"
2. בהאבספוט - לפתוח בהאבספוט שדה "קוד חברה ישן" בפרופרטיס של קומפני
3. בהאבספוט - לעשות ייבוא קומפניס להאבספוט , לוודא שאין כפילויות עם הקיים – אם יש כפילות לעשות MERGE
4. בהאבספוט - עושים ייצוא של הקומפניס כולל : שם חברה, קוד ישן, Company ID חדש
5. באקסל ייצוא - עושים VLOOKUP מהקובץ שייצאנו לאקסל קונטקטים המלא, כדי שבכל שורה תהיה משבצת Company ID חדש של האבספוט 
6. בהאבספוט - עושים יבוא סופי (משולב של קונטקטים וקומפניס) לקובץ קונטקטים וקומפניס, תוך הסתמכות על Company ID

***

להטמעת האבספוט גם אצלכם - "מד מן" 052-7325777

מילות מפתח: האבספוט ייבוא, יצוא, ייצוא, ייבוא, האבספוט הדרכה, האבספוט יבוא למערכת, יבוא קובץ אקסל להאבספוט

לקראת קליטה להאבספוט - המרת שורות רבות לכל קונטקט לעמודות

שאלה נפוצה של לקוחות האבספוט: איך ממירים טבלת אקסל ובה מוצרים\ שירותים רבים לכל קונטקט (לכל מוצר = שורה), לטבלה ובה שורה אחת לכל קונטקט? 

דוגמא: טבלה ובה רשימת חוגים של סטודנט.
לחלק מהסטודנטים יותר מחוג 1 (=יותר משורה אחת).

המטרה שלנו היא ליצור טבלה ובה שורה אחת לכל סטודנט, כאשר בשורה זו, יש את כלל החוגים של הסטודנט.

לכל חוג - עמודה נפרדת. כל עמודה תהפוך בעתיד ל"פרופרטי" בתוך האבספוט. 

***

ביצוע העריכה יהיה בעזרת פונקצית IF באקסל.

1. קודם כל נמיין את הטבלה לפי שדה מפתח (EMAIL\ תעודת זהות), 

כדי לוודא שכל הסטודנטים ממויינים לפי שדה אחד חד ערכי. 

קליק על עמודה C ואז SORT 

2. כעת אנחנו צריכים למזג דאטא-חוגים לשורה אחת, לכל סטודנט.
נוסיף בעמודה E שורה 2, את הפונקציה IF הבאה - 

=IF(C2=C1,D1&", "&D2,D2)

ונגרור את הפונקציה על פני כל העמודה הרלבנטית.

אמורה לצאת הטבלה הבאה: 

3. עכשיו אנחנו צריכים לסמן את השורה הרלבנטית לכל קונטקט (שאותה נקלוט ל- CRM).

שימו לב שלחלק מהסטודנטים חוג אחד ולחלק 2 חוגים. 

אנחנו צריכים למצוא ולסמן את השורה האחרונה בכל קבוצת שורות של כל סטודנט ולסמן אותה.

נוסיף בעמודה F שורה 2, את הפונקציה הבאה - 

=IF(C2<>C3,"Last","")

שזה אומר לאקסל: סמן לי את השורה האחרונה והרלבנטית מכל רצף שורות של קונטקט ספציפי.

ונגרור על פני כל העמודה הרלבנטית. 

והתוצאה אמורה להיות: 

4. כעת נוסיף כותרות לשתי העמודות החדשות

5. נעתיק כל עמודה (לסמן את העמודה + COPY) ואז נדביק (PASTE) אותה מחדש עם Paste Options > Values 

ולא עם פונקציות.

6. נפלטר את כל השורות שאינן LAST 

7. נעתיק את הדאטא המפולטרת כעת, לאקסל נקי וחדש (CTRL A + COPY) 

וניתן לה שם לקראת קליטה (למשל: רשימת סטודנטים מעודכנת 22-09-2020)

8. את העמודה "חוגים נבחרים" - נפצל לשתי עמודות (1 חוג בכל 1 עמודה)

נסמן את העמודה + DATA + TEXT TO COLUMNS  (הפרדה ע"פ פסיק)

9. נוסיף כותרות לעמודות בהתאם לפרופרטיס בהאבספוט

10. זהו הקובץ מוכן לקליטה להאבספוט!!!

בהצלחה!!

***

להטמעה והדרכה מקצועית של מערכת האבספוט CRM - "מד מן" 052-7325777

עשרות רבות של הטמעות מוצלחות בישראל!!!

מילות מפתח: ייבוא להאבספוט מאקסל, עריכת אקסל לפני יבוא להאבספוט, המרת שורות לעמודות באקסל, הכנת קובץ לקליטה בהאבספוט, רשימת חוגים לסטודנט - המרה לשורות, המרת מוצרים לשורות קונטקטים, האבספוט CRM, האבספוט בישראל, HUBSPOT ISRAEL