יבוא קובץ אקסל אל מונדיי

  איך מייבאים קובץ אקסל אל מונדיי?

לפני היבוא

יש להכין את העמודות במונדיי בהתאם לעמודות של קובץ האקסל

הייבוא מתבצע מפה

וכך זה נראה לאחר היבוא

ייבוא אוטומטי של דאטא מגוגלשיט אל האבספוט \ באמצעות כלי צד ג' G-Integrator

לקוחות רבים של מערכת האבספוט CRM מחפשים פתרונות פשוטים ליבוא\ יצוא דאטא אוטומטיים, פשוטים ונוחים,

שיאפשרו להם "חיים קלים" בניהול הדאטא ואופק פתוח לצמיחה עסקית!

אחת מהאפשרויות ליבוא\ יצוא דאטא היא בעזרת כלי צד ג' שנקרא G-Integrator.

הכלי נמצא במרקט של האבספוט (בתשלום חודשי קטן).

***

שתי דוגמאות מה"שטח" לצרכים:

1. ייבוא מ- ERP ישן (ללא ממשק לענן) > ניתן לאפיין ממשק ולשפוך דאטא מעודכנת לגוגלשיט שתתעדכן אוטומטית אל האבספוט.
2. פתיחת גוגלשיט לסוכנים\ מפיצים, שיעדכנו סטטוסים בגוגלשיט ואז באוטומציה לעדכן חזרה סטטוס אל האבספוט.

***

שימו לב: נדרש לרכוש ולהתקין את התוסף G-Integrator מהמרקט של האבספוט ולהפעילו מתוך גוגלשיטס.

***

מתכון להצלחה:

1. ראשית כאמור יש לרכוש ולהתקין את התוסף G-Integrator מהמרקט של האבספוט.

2. לאחר ההתקנה יש להיכנס לגוגלשיט, ולקשר את ה- G-Integrator אל האבספוט שלכם.

3. לאחר הקישור יש להכניס את הדאטא אל הגוגלשיט (אם טרם הכנסתם).
מומלץ לערוך את כותרות העמודות בהתאם לשמות הפרופרטיס בהאבספוט.

4. לאחר שלב זה, יש להכנס בגוגלשיט ללשונית "תוספים" ולהגדיר את היבוא.

5. לאחר ביצוע היבוא יתווספו עמודות עם בקרת הייבוא:

***

ליישום והדרכות מערכת האבספוט CRM גם אצלכם: "מד-מן" 052-7325777

עם נסיון של מעל 300 הדרכות והטמעות בארגונים ועסקים בישראל.

מילות מפתח: גוגלשיט, גוגלשיטס, GoogleSheets, G-Integrator, ייבוא, יבוא, האבספוט, הבספוט, כלי צד ג', הדרכות האבספוט, איך לייבא אל האבספוט, אלוף ההאבספוט, שירות לקוחות האבספוט, Hubspot Israel

יבוא על יבוא \ קונטקטים וקומפניס ביחד

שאלת לקוחת שיווק האבספוט: אני צריכה לעשות "יבוא על יבוא", זאת אומרת לייבא רשימה של קונטקטים למערכת האבספוט, כשחלק מהקומפניס מהקובץ כבר קיימים במערכת האבספוט.
יש 2 בעיות בייבוא הזה: לחלק נכבד מהקונטקטים יש אימייל של ג'ימייל ולא אימייל עסקי. ובנוסף, לכל הקומפניס בקובץ אין כתובת אתר\ דומיין.
איך אני "משדכת" בין הקונטקטים שבקובץ לקומפניס הקיימים בהאבספוט?

***

תשובה עקרונית:

1. זהו מקרה קלאסי של "יבוא על יבוא" = יבוא דאטא אל תוך דאטאבייס קיים. בשונה מיבוא למערכת חדשה, במקרה זה יש להתחשב בדאטא קיימת.
2. לפני שמבצעים את יבוא הקונטקטים, יש לבצע התאמה בין הקומפניס בקובץ לקומפניס בהאבספוט.
3. התאמה זו ניתן לבצע באמצעות הפרופרטי:Company ID, אותו נייצא מהקומפניס הקיימים בהאבספוט ונמשוך אל תוך קובץ היבוא.
4. הפרופרטי Company ID - מספר סידורי שמערכת האבספוט נותנת באופן אוטומטי לכל קומפני קיים. (כמו גם לקונטקטים, לדילים ולטיקטים). מספר זה יעזור לנו בעת ביצוע היבוא, לקלוט קונטקטים חדשים לקומפניס קיימת.

***

תשובה מפורטת, שלבי הפתרון:

1. הכנה - 
1. קודם כל יש לנקות את קובץ היבוא - גם משורות ריקות וגם מעמודות מיותרות
2. יש לוודא כי שמות העמודות זהות לשמות הפרופרטיס במערכת האבספוט
3. יש לוודא כי אין אימיילים מיותרים ואין קונטקטים ללא אימיילים
4. אם צריך - להריץ בדיקה על המיילים ב- KICKBOX (או כלי דומה) לבדיקת תקינות המיילים (Email Validation) 
2. כעת יש לטפל בקומפניס - יש להתאים בין הקומפניס בהאבספוט לקומפניס בקובץ היבוא (שימי לב שלכל קומפני בהאבספוט יש פרופרטי בשם Company ID שיעזור לנו בהמשך לעשות יבוא של הקונטקטים אל תוך קומפני קיימת בהאבספוט):
1. בצעי יצוא לרשימת הקומפניס מהאבספוט, המערכת תייצא כולל Company ID
2. בצעי VLOOKUP בין קובץ היבוא ובין הקובץ שייצאת מהאבספוט, ה- VLOOKUP יהיה לשם הקומפני. הביאי אל קובץ היבוא את ה- Company ID
3. בדקי היטב את ה- VLOOKUP שאין חוסר התאמות שנובעות משגיאות כתיב בשמות החברות  
3. כעת אפשר לקלוט אל האבספוט את הקונטקטים + הקומפני ID ביבוא משולב של 2 אובייקטים (*). כאשר מבחינת הדאטא בקובץ, מרבית העמודות בקובץ קשורות לקונטקטים, ורק עמודה אחת היא של הקומפניס (ה- Company ID)

(*) מצרף לנוחיותכם צילומי מסך לנקודות בתהליך היבוא שהן שונות בעת ביצוע היבוא המתואר לעיל.

יש לשים לב ששם העמודה עם ה- Company ID מנוסח בדיוק כפי שכתוב מימין, כולל אותיות גדולות\ קטנות.

קליק להגדלה:

שימוש בכלי ה- Contact ID בעת ביצוע יבוא - יצוא

***הדוגמא לעיל היא לאובייקט הקונטקטים אך רלבנטית גם לקומפניס, לדילים ולטיקטים***

מערכת האבספוט מוסיפה באופן אוטומטי פרופרטי מסוג Contact ID לכל קונטקט שנוסף.

כאשר תבצעו "יצוא לאקסל" של קונטקטים, פרופרטי זה מיוצא באופן אוטומטי.

בהמשך, תוכלו להשתמש בפרופרטי זה לביצוע עדכון (עדכון-חוזר) של קונטקטים שכבר קיימים במערכת.

דוגמא לקובץ יצוא קונטקטים: 
(קליק להגדלה)

***

להטמעת האבספוט בישראל - "מד-מן" 052-7325777

כללי אצבע בסיסיים - ביצוע יבוא קונטקטים למערכת האבספוט

הי האבספוטרים יקרים,
שאלו אותי לקוחות חדשים, מהם כללי הבסיס ליבוא קונטקטים מקובץ אקסל אל האבספוט?

אז ככה,
יש מספר "כללי אצבע בסיסיים" שכדאי להכיר ולתרגל,
בעת הכנת קובץ אקסל לביצוע יבוא קונטקטים להאבספוט.

לנוחיותכם, הכנתי את 6 הכללים הבסיסיים על תרשים (קליק להגדלה):

כלל 1 - האימייל. האימייל בד"כ הוא שדה מפתח\ מקשר בין הדאטא לבין הדאטא שכבר קיימת בהאבספוט.
הוא חשוב מאוד, מפני שאחרת יש סיכוי שיווצרו לכם כפילויות בתוך האבספוט.
כמו כן, כדאי מאוד לבדוק שאין שגיאות הקלדה במיילים השונים. מערכות אחרות אינן בודקות את תקינות המיילים בעת הזנתם. האבספוט כן בודקת. אם יהיו שגיאות בולטות, האבספוט תעלה הודעת ERROR בעת הקליטה.
כמו כן, מנסיון, יש לבדוק שאין כפילויות בשדה "אי מייל".

כלל 2 - יש לבדוק שיש הפרדה בין עמודת השם הפרטי לשם המשפחה.
יש באקסל כפתור שמפריד דאטא כזאת בקלות (DATA >> TEXT TO COLMUNS).

כלל 3 - שמות הכותרות חייבים להיות בדיוק כמו שמות הפרופרטיס בהאבספוט.

כלל 4 - לא ניתן לייבא דאטא אל תוך הפרופרטי CREATE DATE.
זהו פרופרטי שנוצר אוטומטית בתוך מערכת האבספוט.

כלל 5 - אם וכאשר יצרתם פרופרטיס חדשים בתוך האבספוט, ניתן לקלוט גם את הערכים (Values) שלהם.

כלל 6 - יש לשמור את הקובץ עם לשונית אחת בלבד.

***

הטמעת האבספוט בישראל? - רק "מד-מן" 052-7325777

מילות מפתח: יבוא, יבוא קונטקטים, כללי בסיס ליבוא קונטקטים, ייבוא קונטקטים להאבספוט, ייבוא אל האבספוט, חוקים לקליטת דאטא להאבספוט, יבוא קונטקטים למערכת האבספוט, האבספוט בישראל, הטמעת האבספוט, HUBSPOT ישראל

יבוא \ עדכון דאטא בקומפניס על בסיס קומפני ID - מערכת האבספוט

שאלת לקוחה: איך מבצעים עדכון דאטא לקומפניס קיימים, בעזרת קומפני ID? 

***

מערכת האבספוט מאפשרת ניהול דאטא חכם ויעיל.

לכל יישות (Object) במערכת יש ID (מספר ייחודי). למשל: קומפני ID. 

מספר זה מאפשר ניהול חכם ויעיל של הדאטא, ללא כפילויות. 

מספר זה גם מאפשר עדכונים מהירים בעזרת ביצוע ייבוא.

***

בתהליך היבוא בהאבספוט, יש אפשרות לבצע 2 סוגי יבוא:

1. יבוא של דאטא חדשה (מקובץ אקסל ובו דאטא שלא קיימת בהאבספוט)

2. יבוא שהוא בעצם עדכון נתונים, ע"ב קומפני ID 

(זאת אומרת, שהקומפניס עצמם כבר קיימים בתוך האבספוט, ואני רוצה לעשות עדכון לפרופרטיס של הקומפניס). 

***

אם ברצונכם לבצע יבוא שהוא עדכון (מספר 2 להלן), 

יש לזכור לסמן למערכת שזה סוג היבוא המבוקש.

הסימון יהיה במסך הבא:

***

להטמעה מוצלחת של האבספוט גם אצלכם - "מד-מן" 052-7325777

יבוא מורכב - גם קונטקטים וגם קומפניס, כשחלק מהקונטקטים ללא מייל וכל הקומפניס ללא דומיין

צורך שעלה מלקוחות האבספוט שלי - ייבוא של רשימת קונטקטים וקומפניס ארוכה (ייצאו ממערכת CRM אחרת),
כאשר חלק מהקומפניס ללא מייל + חלק מהקומפניס עם מייל פרטי (כמו GMAIL) + כל הקומפניס ללא דומיין.
גם לקומפניס וגם לקונטקטים יש ID ייחודי מתוך המערכת הקודמת. 

וואו. אתגר :) 

***

שימו לב שמדובר בגדול ב- 3 קבוצות של קונטקטים:
1. קונטקטים בעלי מייל עסקי (קל לפתרון דרך האבספוט, פשוט מייבאים אותם)
2. קונטקטים ללא מייל\ ללא מייל עסקי אך שייכים לעסק עם דומיין ועם קונטקטים אחרים בעלי מייל עסקי (שלבים א'-ה' עוסקים בהם)
3. קונטקטים ללא מייל\ ללא מייל עסקי ששייכים לעסק ללא דומיין\ ללא קונטקטים אחרים בעלי מייל עסקי (שלב ו' עוסק בהם)

***

סדר הפעולות:

שלב א' - ייבוא קונטקטים עם מיילים אל האבספוט
1. לוודא שהגדרתם בהאבספוט שקונטקט עם מייל עסקי פותח\ משתייך אוטומטית לקומפני עם דומיין (בהתאם למייל)
2. לייבא את כל הקונטקטים עם המיילים לתוך האבספוט
שימו לב! כל קונטקט עם מייל עסקי גם יפתח ישתייך אוטומטית לקומפני עם דומיין מתאים. חשוב!!

שלב ב' - ייצוא קומפניס מתוך האבספוט
1. יש לייצא קובץ קומפניס מתוך האבספוט,
שימו לב!! כולל הפרופרטיס ID-קומפני, וכולל DOMAIN

שלב ג' - הכנת הקובץ הקונטקטים של העסק לשידוך עם הדאטא מהאבספוט 
1. שכפול הקובץ מאסטר, לקובץ B
2. בקובץ הקונטקטים B - פילטור כל הקונטקטים ללא המייל
3. פילטור נוסף בקובץ B - פילטור כל המיילים הפרטיים 
4. סינון - מציאת כפילויות ומחיקתם מהקובץ B

נשארו לנו בקובץ אך ורק מיילים עסקיים, 1 מכל לקוח\ עסק

5. בקובץ B, הוספת עמודה ובה ה- DOMAIN 

שלב ד' - ביצוע VLOOKUP באקסל להוספת קומפני-ID מהאבספוט לקובץ האקסל

1.  ביצוע VLOOKUP באקסל להוספת קומפני-ID מהאבספוט לקובץ האקסל B
2. ביצוע VLOOKUP נוסף מקובץ B לקובץ A המאסטר, להטמעת קומפני-ID מהאבספוט גם בקובץ A אצל קונטקטים ללא מייל\ עם מייל פרטי בעסקים עם דומיין עסקי :) 

שלב ה' - קליטה להאבספוט של קובץ הקומפני המעודכן
1. קליטה להאבספוט של קובץ הקומפני B החדש, ובו גם דאטא מהמערכת הישנה וגם קומפני-ID מהאבספוט
יש לקלוט, כשבמהלך היבוא מסמנים את האפשרות V קלוט לפי COMPANY ID

שלב ו' אחרון - קליטה של כל הקונטקטים ללא מייל\ עם מייל פרטי + ללא דומיין עסקי 
1. בקובץ A, סינון כל הקונטקטים ללא קומפני-ID מתוך האבספוט (=שלא קיבלו קומפני-ID במסגרת כללל התהליך הקודם שעברנו לעיל)
2. פשוט קולטים אותם ופותחים גם קונטקטים חדשים וגם קומפניס חדשים
3. החלטה שקיבלנו: לשים אותם כרגע במעין "ארכיון", רק כדי לא לאבד את הדאטא

 

***

להטמעה מוצלחת של האבספוט CRM גם אצלכם - רובי "מד מן" 052-7325777

מילות מפתח: יבוא, יבוא קונטקטים, יבוא קומפניס, יבוא להאבספוט, יבוא האבספוט

האבספוט - ביצוע קישור (ASSOCIATION) בין קונטקטים לדילים

להסבר המלא (באנגלית):
https://knowledge.hubspot.com/articles/kcs_article/contacts/associate-records-via-import