יצירת דוח KPI הסופר כמות פגישות + כמות שיחות של צוות מסויים בחברה

בקשת לקוח: כדי לבקר KPI מסוג "פגישות", ולאור יישום בצורה מסויימת על ידי TEAM מסויים אצלנו בחברה, אנחנו מעוניינים לספור כ- KPI את כל הפגישות במערכת + חלק משיחות הטלפון (ע"פ שיחות של קבוצה TEAM מסויים). 

במקרה של הצוות המדובר, שיחות הטלפון הן גם פגישות.

***

פתרון מהיר דרך הדוח ה"סופר" את ה- KPI: 

בחירת דוח מסוג Custom Report - 

ואז לבחור כמקור דאטא, את טבלת ה- ACTIVITIES ב- SALES: 

***

ה"קסם" במקרה זה קשור ליצירת "שרשור" בפילטורים

בחירת פילטורים מתאימים:

יש לעבור לטאב Filters

יש לבחור ברשימה את האפשרות Any of the filters below

יש לבחור את הפרופרטיס המתאימים כדי לתכלל את הרשימה כרצונכם: 

דוגמאות של דוחות טובים\ גרועים

 דוגמאות דוחות

***

מדוע כדאי ללמוד מטעויות של אחרים בעת בניית דוחות במערכת האבספוט?

1. דוחות הם כלי שליטה, לא קישוט
טעויות נפוצות יוצרות תחושת שליטה מדומה.
למידה מטעויות של אחרים מונעת קבלת החלטות על בסיס נתונים שלא מייצגים מציאות.

---

2. טעויות בדוחות מתפשטות מהר בארגון
דוח שגוי הופך במהירות לסטנדרט בדשבורדים ובישיבות הנהלה.
לימוד מוקדם חוסך קיבוע של נזק מערכתי שקשה לתקן.

---

3. מדידה שגויה מובילה לאופטימיזציה שגויה
ארגונים משפרים פעילות במקום תוצאה.
למידה מטעויות מחדדת מה לא למדוד – לא פחות חשוב ממה כן.

---

4. דוחות גרועים מבזבזים זמן ניהולי
מנהלים מנתחים ומתווכחים על נתונים לא רלוונטיים.
דוחות נכונים ממקדים את הדיון בהחלטות ובפעולה.

---

5. בהאבספוט טעויות מוקדמות יקרות לתיקון
פרופרטיז ושלבים שגויים משפיעים על כל הדוחות.
למידה מטעויות של אחרים חוסכת שינויי עומק בתהליכים בהמשך.

יצירת דוחות פר טופס

ביטא חדשה של האבספוט: דוחות מובנים ל- טפסים

שלמות!

על מה מדובר?

כלי חדש ומעניין ליצירת דוחות ל- טופס

עד היום היה קצת מורכב לייצר דוח פר טופס במערכת האבספוט

והיום (2025-08) האבספוט פתרה את זה

לבעלי האבספוט פרו +

***

הדרכה תמיכה וליווי יישום מקצועי של מערכת האבספוט ישראל "מד-מן" 052-7325777

מילות מפתח: טופס, טפסים, האבספוט,Hubspot Israel, ביטא, ביטא הבספוט, הבספוט, מה זה האבספוט, קורס האבספוט, האבספוט ישראל, hubspot partners israel, hubspot examples

"עולים כיתה" ביכולות להפיק לקחים ותובנות, מתוך מדדי הביצוע (KPIS)

לקוחה שלי, ביקשה לאחרונה עזרה בכלי להציג למנכל החברה, דוח חדש עם ניתוח ביצועים מתוכלל של החודשים האחרונים, בשתי תצורות המפורטות מטה.

נתוני הפתיחה של הלקוח: 

1. הארגון מיישם את Hubspot Sales Pro
2. כיום צוות המכירות רחוק מאוד מעמידה ביעדי המכירות השנתיים
3. כ- 3 שנות עבודה עם האבספוט, 3 אנשי מכירות, 3 פייליינים מרכזיים
4. בשיווק - מספר קמפייינים קטן יחסית, מספר מקורות (אתרים) קטן יחסית, משתתפים בכנסים בודדים לאורך השנה
5. בעיה מוכרת וחוזרת על עצמה של אחוזים גבוהים של לידים שמסומנים כ"לא רלבנטיים"
6. יש להם כבר 100 ריפורטים כבר בנויים (מכסת הריפורטים מלאה)
7. הצורך הוא בדוח חודשי, הווי אומר: אין צורך בדוח "נושם" מיידי לדאטא בדוח

שלב א' - ניתוח צרכים של הדוחות:  

1. מדדי ביצוע שונים (KPIS) של אנשי מכירות לפי חודשים,
(*) כולל מכובן הביצוע בפועל של מכירות (הכנסות) אל מול התכנון המקורי (יעדי מכירות חודשיים).

2. מדדי ביצוע שונים (KPIS) של סורסים\ קמפיינים (שיווק) לפי סורסים ולפי תקציב לסורס

שלב ב' - הכנת סקיצה לניתוח המכירות, ב- Google Looker

שלב ג' - הכנת כלי עבודה פשוט ב- אקסל

***

להטמעה מקצועית של האבספוט גם אצלכם: "מד-מן" 052-7325777

מילות מפתח: האבספוט, מכירות, סיילס, הבספוט, תכנון מול ביצוע, ניהול מכירות, הצלחה, מדדי הצלחה, KPIS, גרפים, אקסל, Chat GPT, 

דוח היסטורי של סטטוס דילים

שאלת לקוחה האבספוט סיילס-פרו: האם ניתן לקבל דוח היסטורי של סטטוס דילים? מה היה מצב הדילים בכל שבוע מתחילת שנה?

פתרון: כן, בסיילס-פרו של האבספוט ניתן לקבל זאת מהדאטא!

***

להטמעת האבספוט גם אצלכם: "מד-מן" 052-7325777

מילות מפתח: דוח, דוחות, Historical Snapshot, האבספוט, הבספוט, Hubspot Reports, סטטוס דילים היסטורי

מצגת דוגמאות לדוחות

 מצגת דוגמאות לדוחות - קליק כאן

***

מילות מפתח: דוחות, דוגמאות לדוחות האבספוט, האבספוט ישראל

גוגל לוקר סטודיו Google Looker Studio

 סרטון טוב שמסביר על הכלי

***

מילות מפתח: גוגל לוקר סטודיו, Google Looker Studio, דוחות, ממשק גוגל אל האבספוט, לוקר סטודיו, האבספוט, הבספוט, דאטא BI, כלי BI, דוחות שיווק, דוחות מכירות, ספידומטר, ניהול דאטא

דוגמא לדוח שמזהה בעיה פרופרטי מדינה

 דוגמא:

***

מילות מפתח: דוח, דוחות האבספוט, דשבורד, מודול דוחות האבספוט, האבספוט ישראל, זיהוי בעיות, דגלים אדומים, התרעה, התרעות, דגל אדום, דוח דגלים אדומים

איך לייצא היסטוריה של פרופרטי שלב (STAGE) במודול דילים של האבספוט?

איך לייצא לאקסל את ההיסטוריה של פרופרטי שלב (STAGE) במודול דילים של האבספוט?

פתרון: (קליק להגדלה)

***

הטמעת האבספוט CRM גם אצלכם - "מד-מן" 052-7325777

מילות מפתח: ייצוא, EXPORT, יצוא, יצוא פרופרטיס, יצוא שלבי דילים, יצוא לאקסל, האבספוט, הבספוט, HUBSPOT ISRAEL, מדריך האבספוט, תמיכה האבספוט, איך לייצא זמן דילים, דוח משך שהייה בדילים

דוח משך זמן ממוצע בשלב בפייפליין

דוח משך זמן ממוצע בשלב בפייפליין

ע"ב תבנית דוח קיימת

דוח מסוג Single Object

דוגמא - 

בקרת מדדי הצלחה (KPIS) - דוח בצורת ספידומטר

 אחד הכלים היעילים עבור הנהלת החברה + מנהל\ת המערכת לבקר מדדי הצלחה ספציפיים הוא ה- ספידומטר.

הספידומטר מאפשר לבקר מדדי הצלחה מסוגים שונים:

1. מדדי הצלחה מכירות - 

א. של אקטיביטיס - כדוגמת: שיחות טלפון, פגישות.

ב. מדדי הצלחה של דילים - כדוגמת: כמות דילים חדשים, הכנסות REVENUE, כמות סגירות, וכו'.

2. מדדי הצלחה שיווק - כמות לידים שהגיעו מסורס מסויים

3. מדדי הצלחה שירות, תפעול ו- Customer Success

היתרון של הכלי הוא בפשטותו (המספרים קופצים לעין!), 

ובכך שהוא מראה את התוצאות על פני מרחב של תוצאות (אדום\ צהוב\ ירוק).

דוגמאות

ספידומטר הכנסות חודשי לאיש מכירות:

הסבר לספידומטר מכירות 🔔

1. אדום כהה - חודש מכירות גרוע
2. אדום בהיר - חלש
3. צהוב - בינוני
4. ירוק - מוצלח 
5. הקו נמצא על המצב הנוכחי שעומד על כ- 116 אלף הכנסות חודשיות לאיש המכירות, ומתקרב לאזור הירוק. עוד קצת ויהיה לו חודש מוצלח!!

כמות לידים חדשים (New Logos)) בחודש, שהביא איש המכירות - 

פעולות Activities 

כמות פעולות המכירה שביצע איש המכירות\ התפעול בחודש - 

***

דוגמא נוספת לדוח "ספידומטר"

הפעם של טיקטים - כמות טיקטים חודשית 

***

שימו לב שניתן לבנות את הדוח דרך כלי ה- Custom Report Builder בלבד.

(*) רק לבעלי האבספוט PRO ומעלה. 

***

להטמעת האבספוט גם אצלכם: "מד-מן" 052-7325777

מילות מפתח: דוח, דוחות, ספידומטר, דשבורד, מדדי הצלחה, KPIS, תכנון מול ביצוע, בקרה, הערכה, הערכת ביצועים

ניהול תקציבי ads + בקרת ROI מתוך האבספוט

1. ניהול התקציב דרך פורטל מובנה

בהאבספוט מרקטינג פרו (+) קיים פורטל דוחות מובנה לניתוח עלות מול תועלת (ROI) של קמפיינים ב- ADS.

הכניסה דרך Marketing > Ads.

בפורטל ניתן לראות את השקעת התקציב בכלי הסושייאל השונים לפי פילטור תאריכי, ואת ה- ROI בכל פילטור.

2. ניהול התקציב דרך קמפיינים

ראו פה - 

https://knowledge.hubspot.com/campaigns/manage-your-campaign-budget

***

להטמעת האבספוט גם אצלכם: "מדמן" 052-7325777

מילות מפתח: Google Ads, ניתוח עלות מול תועלת, ROI ADS, בקרה של ADS, האבספוט, הבספוט בישראל, קישור ל- Google Ads, דוחות מנהלים, סמנכל שיווק, ניתוח ביצועי שיווק

איך מגיעים לדוחות?

 שאלת לקוח (גרסת סיילס פרו): איך מגיעים לדוחות?

פתרון:

יש מספר דרכים להגיע למודול הדוחות במערכת האבספוט:

1. דרך הדשבורד

2. דרך התצוגות (להפוך תצוגה לדוח)

3. ישירות דרך התפריט הראשי, ראו כאן: 

 

איך להציג בדוח + באקסל את משך הזמן בימים לסגירת דילים, ברבעון קודם?

 שאלת לקוחה: איך להציג בדוח + באקסל את משך הזמן בימים לסגירת דילים, ברבעון קודם?

פתרון (לבעלי REPORTS ADD ON)

שלב א: יצירת הדוח וייצוא לאקסל

1. יש לבנות דוח חדש מסוג SINGLE OBJECT

קליק כאן למבנה תפריט דוח מסוג SINGLE OBJECT אם עדיין לא מכירים\ לתזכורת.

2. בתפריט הדוח, בכפתור DATA (במרכז המסך), 

יש להוסיף את הפרופרטי TIME FROM CREATE TO CLOSE DATE

2. בתפריט הדוח, בכפתור ה- FILTERS (צד שמאל למעלה), 

יש לבחור CLOSE DATE כפרופרטי נדרש

ותקופה IS LAST  ואז QUARTER

3. בתפריט הדוח, בכפתור ה-VISUALISATION יש לבחור

3.1. את כפתור הטבלה

3.2. את האפשרות UNSUMMARISED DATA TABLE

3.3. לוודא שכל 3 הפרופרטיס שבחרנו קודם מופיעים 

יפה מאוד!

4. כעת תוכלו לראות את רשימת הדילים שלכם כולל מספר הימים מפתיחה ועד סגירה -

5. בעזרת כפתור EXPORT יש לייצא את הקובץ לאקסל

6. שימו לב שבפורמט XLS האבספוט מייצאת את הזמן בשעות

***

שלב ב: עדכון הדוח באקסל והמרת עמודת "משך הזמן לסגירה", משעות לימים

א. יש לבחור את העמודה הנ"ל

ב. יש לבחור את האפשרות DATA ואז TEXT TO COLUMN

ג. יש לבחור את האופציה Fixed Width

ד. לבחור NEXT ושוב NEXT

ה. להגיע ל - Step 3 of 3 בתהליך ואז לבחור באפשרות Date DMY

ו. ו- Finish

להרחבה  - 

1. סרטון הסבר ביוטיוב שמסביר את הכלי הזה? - קליק כאן

דוח FUNNEL \ פייפליין במערכת האבספוט

 ניתן ליצור ולנהל דוח FUNNEL בהאבספוט. זהו דוח שמנכלים מאוד אוהבים 🧡💛💚💙

הדוח מאפשר לנהל את ה- FUNNEL שלכם לאורך זמן, ולקבל תמונת מצב על היסטוריית הביצועים של הצוות\ איש מכירות.

שימו לב שהדוח משקף תנועה ולא סטטוס רגעי (דוח "פריטים שעברו בקופה" ולא דוח "פריטים שעל מדף")

(*) יצירת הדוח אפשרית לגרסאות עם רישוי לכלי הדוחות של האבספוט (בגרסאות PRO זה כלול).

***

סדנאות הדרכה מקצועיות למערכת האבספוט - "מד מן" 052-7325777

מילות מפתח: דוח, דוחות, האבספוט, ניהול FUNNEL, דוח פייפליין, דוח ניהול Funnel מערכת הבספוט, האבספוט בישראל 

ביטא: דוחות של הצעות המחיר Quotes

האבספוט משיקה בימים אלה "ביטא" לדוחות עם אפשרות להפקת דוחות על מודול הצעות המחיר.

לבקשתי, חלק מלקוחותיי משתתפים בביטא הזו.

אעדכן בהמשך על התוצאות!

27-04-2022

***

שירות האבספוט ישראל, הטמעה והדרכה מקצועית של האבספוט  - "מד מן" 052-7325777

מילות מפתח: ביטא, דוחות, הצעות מחיר, דוחות להצעות מחיר, האבספוט, הבספוט, מודול דוחות, בטא, BETA

ניתוח חריגים ומגמות

בשלב הראשון, המטרה המרכזית של הדוחות הנה להציג את הדאטא בצורה מרוכזת.

בשלב השני, המטרה היא לזהות חריגים ומגמות.

זיהוי חריגים ומגמות הנה מיומנות "ניתוח" של דאטא, הדורשת מיומנות ניתוח (כדאי מאוד להכיר!).

זהו מכפיל כוח בשיפור המתמיד אליו אנחנו שואפים בשיווק ובמכירות.

בתמונה: ניתוח מגמות - צמיחה או צניחה?

דוח לניתוח קמפיינים \ גרסת מרקטינג אנטרפרייז של האבספוט

המודול לניהול קמפיינים מתווסף לחבילת הפיטצ'רים של ה- Marketing Enterprise של האבספוט.

לאחר שליחת כל המיילים בקמפיין, ניתן לנתח את הקמפיין במגוון כלים.

אחד הכלים הוא בתוך הכלי של המיילים השיווקיים (Email Marketing) שם תוכלו למצוא דוח טוב לניתוח ביצועי הקמפיין.

הדוח מאפשר לראות את תמונת מצב הדוח, בראה מערכתית (עם הנתונים של כל המיילים שנשלחו במסגרת הקמפיין הזה).

כדאי להכיר!

דוגמא: (קליק להגדלה)

***

להטמעת האבספוט גם אצלכם - "מד מן " 052-7325777

מילות מפתח: דוח, דוחות, קמפיין, ניתוח קמפיין, האבספוט, הבספוט, אפספוט, Hubspot Israel, אבספוט

דוגמא \ דוח לידים שטרם טופלו \ האבספוט

הרבה לקוחות מבקשים דוגמאות לדוחות חכמים לניהול הלידים במערכת האבספוט.

אז זה אחד הדוחות החכמים שעיצבתי לאחרונה.

הדוח הוא כמו "מערכת אזעקה", מטרתו להתריע על "דגלים אדומים".

הדוח נשלח במייל בכל בוקר למנהלת השיווק (שמביאה את הלידים) ולמנהלת המכירות (שמסננת את הלידים ומעבירה לאנשי המכירות).

הדוח נועד למנוע "נזילות" של לידים, בנקודה רגישה זו.

הדוח מציג את הלידים שהגיעו (מהשיווק) וטרם טופלו (ע"י המכירות).

קליק להגדלה:

***

להטמעת האבספוט גם אצלכם - "מד מן" 052-7325777

מילות מפתח: דוחות, דוח, דוחות חכמים, האבספוט דוחות, ניהול לידים, שיווק ומכירות האבספוט, מה זה האבספוט, האבספוט ישראל

יצירת דוח - תרומת השיווק לשורה התחתונה (FAQs)

שאלת לקוחה: אנחנו בשיווק שוקדים כל העת על הבאת לידים חדשים לעסק.

אנחנו מעוניינים לדעת בסוף כל רבעון\ חציון\ שנה - על התרומה של השיווק, גם ל"שורה התחתונה" = למכירות.

העניין הוא, שהרבה פעמים אצלנו בעסק, בגלל שהמכירות לחברות גדולות, ההשפעה של הליד שהבאנו היא עקיפה. 

זאת אומרת, שהרבה פעמים אנחנו מביאים את הליד \ הפניה אבל תהליך המכירה מנוהל ונסגר מול קונטקט אחר מאותה חברה.

יש לנו את גרסת ה- SALES PRO הכוללת גם את ה- REPORTS ADD ON וגם אוטומציות.

איך אפשר לבנות דוח שמציג את כל הקומפניס עליהם השפענו מבחינת השיווק + את כל הדילים והסטטוס שלהם?

***

לפני שמתחילים

בניית דוחות תמיד קשורה לתהליך העבודה המיושם. הפתרון המוצע להלן מתבסס על תהליך העבודה כפי שאופיין על ידי הלקוחה שלהלן: 

1. בשיווק, מביאים לידים רק דרך טפסים (Forms) = כל הלידים שהשיווק מביא מגיעים דרך טפסים (Forms).
2. במכירות, מנהלים את הישות של "קומפני" - 
1. משוייך קומפני לכל קונטקט רלבנטי\ עסקי לניתוח בדוחות
2. משוייך קומפני לכל דיל  

במידה ואין זה המצב אצלכם - יתכן ויידרשו התאמות בפתרון המוצע להלן.

***

קונספט

אנחנו רוצים "לצבוע" בצבע את כל הקומפניס שהשיווק היה קשור אליהם (הביא לידים\ פניות של קונטקטים מהקומפניס הנ"ל), ואז לבדוק איזה דילים נפתחו לכל קומפני כזאת במהלך השנה ומה התוצאה של הדיל (האם נסגרה עסקה ובאיזה סכום?).

*** 

פתרון

1. ניצור פרופרטי חדש לקומפני, בשם Marketing Involved - מסוג Single Checkbox, כשהערכים האפשריים - Yes/ No
2. ניצור  אוטומציה שתצבע לנו את כל הקומפניס שיש להם לפחות קונטקט אחד ששלח פניה דרך טופס (עדיף לפי תאריכים\ שנים = Conversion Date) - ותסמן בפרופרטי הזה בצורה אוטומטית לכל קומפני רלבנטי = True
3. ניצור דוח של קומפניס ודילים, עם רשימת הדילים ל- 2021 ורשימת הקומפניס של הדילים הנ"ל כולל הפרופרטי Marketing Involved

טאדאדם! 

***

דוגמאות

דוגמא לאוטומציה (סעיף 2 שלעיל):

***

להטמעה מקצועית של האבספוט גם אצלכם - "מד מן" 052-7325777

מעל 200 הטמעות מוצלחות עד היום. וממשיכים לספור.