ניהול פרויקטים

ניהול פרויקטים

המעבר מניהול עצמי של משימות לניהול עבודה של מספר אנשי צוות הוא לא רק מעבר ליותר משתמשים או ליותר משימות — הוא דורש שינוי בדרך שבה הארגון עובד, מתאם, מודד ומקבל החלטות. מה שעובד מצוין כשאדם מנהל את המשימות של עצמו, כבר לא בהכרח עובד כאשר צריך לנהל תהליכי מכירות, שיווק ושירות שבהם מספר אנשים מעורבים, יש תלות בין משימות, ויש צורך לראות תמונה עסקית אחת. לכן נדרשים גם תהליכי עבודה ברורים וגם כלים שתומכים בהם. הבעיה היא שרוב הארגונים לא באמת יודעים להגדיר מה חסר להם: הם מרגישים שהמערכת "לא מספיק טובה", מוסיפים עוד דוח, עוד שדה או עוד אוטומציה — אבל לא תמיד מזהים שהבעיה האמיתית היא פער בין אופן הניהול הנדרש לבין אופן העבודה הקיים.

מה ההבדל בין ניהול עצמי לניהול צוות?

דוגמא למסך ניהול פרויקטים עם ROI שכל הזמן נמדד

כלי לניהול פרויקטים מורכבים ו- CS שמתחבר אל האבספוט - TOTANGO

כלי לניהול פרויקטים מורכבים ו- CS שמתחבר אל האבספוט - TOTANGO

אחד מלקוחות האבספוט שלי ביקש למצוא כלי לניהול CS (Customer Success) בארה"ב, למאות לקוחותיו.

הכלי צריך לאפשר לו מצד אחד ניהול פייפליין מורכב (לעתים כמה פרויקטים במקביל לאותו לקוח) וגם ממשק לדאטא של האבספוט מתהליך המכירה שהיה.

***

להטמעת האבספוט גם אצלכם - "מד מן" 052-7325777

מילות מפתח: TOTANGO, כלי לניהול CS, האבספוט ניהול פרויקטים, ניהול CSM, CSM HUBSPOT, ניהול קשרי לקוח האבספוט, ACCOUNT MANAGER

האם אתה קברן פרויקטים?

האם אתה קברן פרויקטים? האם פרויקטים שמגיעים אליך "נקברים" לאחר אינספור תירוצים ואילוצים בהם אתה משתמש כדי להימנע מביצוע הפרויקט?

אם זהו המצב, חייבים לשנות את זה. קבירת פרויקטים היא אחת מהתסמונות הכי מכשילות בדרך להצלחה. זהו הרגל שמשתרש והופך להיות שגרה (או שגרע) - ולא יאפשר לך להצליח ולגבש שיטה בדרך להצלחה שלך ושל העסק.

איך בודקים? פשוט מאוד, בודקים את 5 הפרויקטים האחרונים שלך - האם הם נקברו או מוצו בהצלחה (עד להשגת היעד שלהם כפי שהוגדר בהתחלה).

שלבי תהליך ניהול פרויקט

עסק מריץ מספר רב של פרויקטים במקביל. אם זה פרויקטים מול לקוחות ואם זה פרויקטים פנימיים (להטמעת מערכות מידע למשל).
יש מכנה משותף, שלד, שיטה, בניהול פרויקטים, אלה השלבים השונים בניהול הפרויקט - המתוארים בתמונה משמאל (קליק כדי להגדיל).

מומלץ לכל עסק וכל מנהל פרויקט בעסק, לקחת את המתודולוגיה המוצעת משמאל כבסיס ולהתאים אותה ספציפית לצרכיו.

הגדרה ויישום של שיטה לניהול פרויקטים (ולא רק הסתכמות על אלתורים), תאפשר לעסק לממש את הפרויקטים בצורה יעילה הרבה יותר, ובעיקר - תפתח לעסק את האפשרות לצמוח ולשכפל את ההצלחות.

אנו עומדים לרשותכם ביצירה ובהטמעת השיטה לניהול הפרוייקטים בעסק.

לקריאה נוספת -
1. חשיבותה של תוכנית (מתוך דוח וינוגרד)
2. על הקשר בין רמת התכנון לסיכויי ההצלחה של פרויקט
3. מי צריך תוכנית (2)?
4. מי צריך תוכנית?
5. מה חייב להכין קמפיין? (=פרויקט שיווקי)
6. סוף חודש - זמן לסכם (בהקשר של נושא הבקרה לפרויקט)

לעבוד קשה לעומת לעבוד חכם

אנחנו נתקלים בהמון אנשי עסקים ואנשי מכירות שנורא עסוקים כל הזמן. יש שיקראו לזה: "עסוקים בלהיות עסוקים". עובדים נורא קשה על כל מיני דברים שלא תורמים להם "לשורה התחתונה" בעסק שלהם, שמישהו זול יותר יכל לבצע, או דברים שפשוט לא משפיעים אסטרטגית על החברה.

אחד הדברים שאנחנו עובדים עליהם עם אנשי עסקים ואנשי מכירות זה לפתח את היכולת להתמקד בדברים החשובים להגדלת ההכנסות והרווחיות של העסק. הרבה פעמים המהירות היא לא ה- ISSUE, אלא הפוקוס.

למשל: הרבה אנשי מכירות משקיעים המון זמן בלקוחות קטנים, מזדמנים או לא-אסטרטגיים מבחינת החברה. התירוצים בדרך כלל הם רבים: "זה קל", "זו עסקה מהירה", "חבל לפספס" וכדומה. ההבנה שהזמן הוא המשאב הכי חשוב שלך כאיש מכירות, היא תובנת מפתח בשיפור ביצועים. ושכל דקת השקעה שלך בלקוח צריכה להיות כזו שתביא את התועלת המקסימלית לעסק.
ועוד דוגמא: הרבה מאוד אנשי מכירות ומנהלי מכירות לא מצליחים לייצר מנופים שיעזרו להם לשכפל הצלחות. אנשי מכירות אלה נשארים בזירה של ה- 1*1 לאורך זמן רב מדי ולא מצליחים לייצר מודלים של תהליכי מכירה שיקלו עליהם את התהליך וישפרו את הביצועים שלהם.
ועוד דוגמא: הרבה פעמים בעלי עסקים משקיעים המון זמן בפעולות מיקרו-טקטיות של העסק (למשל: נהלי ניקיון המטבח בעסק) במקום בפעולות אסטרטגיות (פיתוח עסקי של החברה).

כלל נוסף לעבודה חכמה (במקום עבודה קשה), הוא היחס בין ההשקעה בתכנון להשקעה בביצוע. הרבה מאוד בעלי עסקים ואנשי מכירות משקיעים כמות קטנה מאוד של זמן בשלב התכנון (לפעמים אפילו ללא השקעת זמן) ואת מרבית הזמן בביצוע. ללא תכנון איכותי של התנהלות העסק או מחלקת המכירות - אנחנו גוזרים על עצמנו תהליכי עבודה נטולי תבונה ועומק, מה שכנראה יוביל אותנו לתוצאות דומות לתוצאות בתקופה הקודמת (ללא למידה והפקת לקחים).

בהצלחה!
התמונה לקוחה מהאתר הבא. 

תכנון וניהול מספר פרויקטים במקביל

תכנון וניהול מספר פרויקטים במקביל הוא תהליך ניהולי מורכב - הכולל פרטים רבים וצורך בשליטה ובקרה של כולם.
התהליך מצריך עזר (או כלי) לניהול ולשליטה בכל הפרטים, תוך הצגה ועדכון לאנשים נוספים השותפים בפרויקטים.

אחת הדוגמאות הנפוצות לצורך זה מתחום השיווק הוא תכנון וניהול מספר כנסים ואירועים - במקביל.
בדוגמא משמאל ניתן לראות את הכלי שאנחנו משתמשים בו ב"מד-מן" - פשוט, קצת פרימטיבי, אבל אפקטיבי!!
בשורה העליונה רושמים את כל הכנסים והאירועים הקרובים, בעמודה הראשונה מימין את כל הנושאים הדורשים טיפול: הרשמה לכנס, מלונות, טיסות, רול-אפ, פופ-אפ, הזמנות, וכדומה).
בכל אחת מהמשבצות רושמים את התכנון והביצוע בפועל.
מדגישים לפי הצורך.
כדאי להוסיף תאריכים ליד כל עדכון.

בהצלחה!

מה חייב להכיל קמפיין?

לצערנו, אנחנו נתקלים די הרבה בקמפיינים\ פרוייקטים שיווקיים שנכשלים.

מדוע? 
בדרך כלל נובע הדבר מהתעלמות של מובילי הפרוייקט מהכללים הבסיסיים בניהול פרוייקטים:
א. מטרות - לפרוייקט חייבות להיות מטרות מוגדרות (=כתובות), כמותיות ושקופות לכולם
ב. לו"ז - לפרוייקט חייב להיות לוח זמנים (לו"ז) מוגדר (=כתוב) וברור לכולם
ג. צמתי בקרה ודיווח - לפרוייקט חייבים להיות צמתי בקרה ודיווח מוגדרים מראש (וכתובים), שבהם יוצא דוח מעקב ובקרה לכל הצוות המוביל בעסק

ללא שלושת אבני היסוד הנ"ל, הפרויקט עלול להיכשל.
ואם לא להיכשל - אז יש סיכוי שיהיה פער בין ההערכות השונות של הנוגעים בדבר לגבי הצלחת הפרוייקט.

וחבל.... אלה לקחים בסיסיים בניהול פרוייקטים, שגם אנשי השיווק והמכירות של כל עסק חייבים ללמוד.

בהצלחה!