פאוור פוינט: הוספת גרף אקסל למצגת פאוור פוינט

ניתן לשלב גרף אקסל בתוך שקופית פאוור פוינט.
את הגרף ניתן לצרף כתמונה או כאובייקט דינמי הכולל את הדאטא שלו (טבלת הנתונים שלו), כך שעדכון הנתונים יביא לשינוי הגרף.
בתמונה המצורפת לפוסט זה ניתן לראות את תהליך הוספת גרף כאובייקט דינמי.

הרגלים

עוד דיון והדרכה בנושא שינוי הרגלים.
כמה קשה לשנות הרגלים.

הרגלים מסויימים מביאים לתוצאות מסויימות.
מכאן נובע באופן ברור כי כדי להשיג תוצאות טובות יותר, חייבים לשפר את ההרגלים שלנו - חייבים להתאים את ההרגלים לתוצאות הרצויות ולא לתוצאות העכשוויות.

בתחום העסקי הרגלים קשורים לתהליכי העבודה שלנו.
מהם תהליכי העבודה שלך? של המחלקה שלך? של העסק שלך?
האם תהליכי העבודה כתובים וברורים לכולם?
מהן התוצאות הנובעות מתהליכי העבודה הנוכחיים?

ולסיום -
מה צריך לשנות בתהליכי העבודה כדי להשיג תוצאות טובות יותר? ואיך אפשר לעשות את זה בצורה האיכותית והיעילה ביותר?

Clinchpad - הגדרת דוחות במייל

במערכת ה- CRM של הקלינץ'-פאד (Clinchpad) ניתן להגדיר ולקבל דוחות תקופתיים במייל.
בתמונה שמשמאל ניתן לראות את תהליך העבודה להגדרת הדוח.
דוחות במייל מאפשרים קבלת עדכון מפורט מן המערכת, ישירות למייל.
ניתן להגדיר תדירות יומית, שבועית או חודשית.

התמודדות עם קשיים ואתגרים

מנהל, יזם ועובד - נמדד גם ביכולת שלו לצלוח קשיים ואתגרים חדשים. חלק מהאנשים מתייאשים, הופכים מתוסכלים ומרירים - ומאשימים אנשים אחרים בבעיות.
חלק אחר של האנשים מחפש כל הזמן דרכים חדשות ויצירתיות כדי לצלוח את הקשיים - ולעבור אותם.
ואתם?

כמה טיפים להתמודדות עם קשיים וצווארי בקבוק: 
1. להבין שזה קשיים נקודתיים - ולא "להרוג" את הרעיון.
2. להתייעץ עם אנשים שהיו שם, ויכולים לסייע.
3. לכתוב את גם את צווארי הבקבוק (הבעיות) וגם את הפתרונות האפשריים, לעשות בחירות מושכלות.
4. למצוא פתרון שיהיה פתרון תשתיתי וגם "ימנע שריפות" בעתיד, ולא רק "יכבה שריפות" בהווה.
5. להיות יצירתיים. לצאת מהקופסא. לחפש רעיונות חדשים.


כמה ציטוטים מלאי השראה של אלברט איינשטיין, לסיכום הנושא:
"לא נוכל לפתור בעיות באמצעות אותה צורת חשיבה שהשתמשנו בה כשיצרנו אותן."
"דמיון חשוב יותר מידע; כי הידע מוגבל אך הדמיון חובק עולם."
"הדבר הכי חשוב, הוא לעולם לא להפסיק לשאול שאלות."
"אין בי כישרון מיוחד, אבל יש בי הרבה סקרנות."

השלבים השונים של דחיינות

מצאנו איור מעניין שמגדיר ומציג את השלבים השונים של הדחיינות (Procrastination).

החשיבות של הסביבה האנושית

"אתה הממוצע של 5 האנשים עמם אתה נמצא מרבית הזמן" אומר ג'ים רוהן (*), ואנחנו מאמינים שזה מתאר נכון את המציאות. אפשר להתווכח האם מדובר ב- 5 או 6... אבל בסופו של יום, אתה הופך להיות דומה לאנשים עמם אתה מבלה את מרבית זמנך:
* אם מרבית הזמן אתה נמצא עם אנשים מרירים - תהפוך בסוף למריר
* אם מרבית הזמן אתה נמצא עם אנשים שמחים ואופטימיים - גם אתה תהיה כזה
* אם מרבית הזמן אתה נמצא עם אנשים עם "פתיל קצר", חמומי מוח, עצבניים, צעקניים - גם אתה תהפוך כזה
* אם אתה נמצא בסביבה של אנשים בעלי אחריות אישית ואינטגריטי (אומרים\ עושים) - גם אתה תהיה כזה

* אם מרבית הזמן אתה נמצא עם אנשים לומדים - גם אתה תתקדם עסקית, תלמד ותצמח
* אם מרבית הזמן אתה נמצא בסביבה של אנשים שבטוחים שהם כבר יודעים הכל, עקשנים - בסוף גם אתה תהפוך כזה

* אם אתה נמצא מרבית הזמן עם אנשים יצירתיים שכל הזמן חושבים על רעיונות חדשים - גם אתה תהפוך כזה בסוף
* אם אתה נמצא בסביבה של אנשים בעלי שפה עשירה - גם אתה תהפוך כזה
* אם אתה נמצא בסביבה של אנשים שרוצים להצליח ב"זבנג וגמרנו" - גם אתה תהיה כזה
* אם אתה נמצא בסביבה של אנשים שיודעים לעצב עתיד, שקבעו מטרות לעתיד ודרכים להשיג אותן - גם אתה תהיה כזה

עלינו כאנשי מקצוע, כמנהלים וכיזמים, למצוא את הסביבה האנושית שתסייע לנו להתקדם אל עבר המטרות שלנו. הסביבה האנושית היא גורם מפתח בהצלחה שלנו - ומומלץ לעצב אותה כך שתסייע בהשגת המטרות והיעדים.

טיפ: רוצה לדעת איזו סביבה אנושית העדפת עד היום?
פשוט תסתכל ביומן על 5 האנשים עמם בילית את מרבית הזמן בחודש האחרון.

טיפ נוסף: ההשפעה היא לא רק חד כיוונית (מהסביבה אליך), אלא גם הפוך (ממך לסביבה).
או במילים אחרות: גם אתה יכול להשפיע חיובית על 5 האנשים הקרובים אליך ביותר.

בהצלחה!

(*) ג'ים רוהן היה מדריך ומנחה בתחום של פיתוח אישי ומקצועי בארה"ב. נחשב לאחד מהכותבים והמדריכים המובילים בתחום זה. 

ניהול זמן

אחד מהנושאים שאנו מדריכים עליהם הנו ניהול הזמן. 

ניהול הזמן הנו נושא מאוד חשוב בעולם העסקים. מדוע?
1. חוסר יכולת לנהל זמן ובעיקר להבחין בין עיקר לטפל, גורם למנהל "להיתקע" על פרויקטים זניחים עסקית ולהשקיע בהם המון זמן לעומת הזנחת פרויקטים בעלי משמעות עסקית חשובה.
2. חוסר יכולת לנהל זמן הוא אחד מהגורמים לתסכול וללחץ, כאשר עובדים מאוד קשה ובלחץ, אבל התוצאות חלשות.
3. חוסר יכולת לנהל את הזמן כאשר יש פרויקט אחד, עוצר את המנהל מלצמוח ולעבור לנהל עשרות פרויקטים במקביל, ולאחר מכן - מאות פרויקטים במקביל.

ובקיצור: חוסר יכולת לנהל זמן הוא אחד החסמים המרכזיים לצמיחה עסקית. יש כאלה שיקראו למעצור - תסמונת "חנות המכולת", כאשר בעל חנות המכולת עושה את כל הדברים בעצמו ואינו משאיר לעצמו זמן, אנרגיה או הזדמנויות להתקדם.

הצורך של כל עובד, מנהל ויזם הנו לשפר את יכולותיו בתחום ניהול הזמן כדי לאפשר לו לצמוח ולהתקדם ב"פירמידה" העסקית. כך יוכל עם הזמן לנהל יותר ויותר פרויקטים והזדמנויות בעלות תועלת עסקית הולכת וגדלה.

בתרשים שמצאנו עבורכם, ניתן לראות הסבר ל- 4 רמות שונות של יכולות ניהול הזמן.
שימו לב למספר הכדורים שכל אחד מהאנשים מג'נגל (אלה מספר הפרויקטים שלכם). זאת הפואנטה.
(קליק על התמונה כדי להגדיל).

בואו נתקדם! מקמו את עצמכם על הרצף המוצג בתרשים וקבעו מטרות בתחום ניהול הזמן לשנה הקרובה... זה יעזור לכם מאוד להתקדם ולשפר ביצועים.
בהצלחה!

להגדיר בצורה נכונה את המטרות

אחת הבעיות שאנו נתקלים בהן היא הגדרה חסרה או גרועה של המטרות. מטרות שלא הוגדרו כהלכה יעכבו או אף ימנעו מכם הצלחה. או במילים אחרות: הגדרה טובה של היעד\ המטרה תאפשר להגיע ליעד בצורה טובה הרבה יותר.

ראו משמאל ציטוט של זיג זיגלר. זיג היה אחד מהמנטורים המרכזיים בארה"ב לתחומי ההצלחה העסקית והאישית. הרשת רוויה בשיטות ובכלים שהוא לימד. כדאי לחפש!



לומדים להגדיר מטרות!

ואיך להגדיר "נכון" את המטרות? כאן בא לעזרתנו קיצור אמריקאי נוח לכללים להגדרת מטרות. ראו תרשים מצד ימין.
באנגלית SMART (המדבקיות הצבעוניות), תרגום חופשי לעברית:

S = יש להגדיר מטרות ספציפיות 

M = יש להגדיר מטרות מדידות (כמותיות)
A = יש להגדיר מטרות ברות השגה
R = יש להגדיר מטרות רלבנטיות 
T = יש לתחם זמן להשגת המטרות

בהצלחה! 

הקשר שבין למידה ותוצאות עסקיות

אחד הדברים המעניינים בעולם העסקים ושיפור הביצועים הוא הקשר שבין למידה ותוצאות עסקיות.

מנהלים ועובדים רבים מפספסים את הקשר הזה.

כדי להמחיש את הקשר, הפקנו את התרשים הבא (קליק להגדלה).

ניתן לראות בתרשים כי למידה היא המניעה את היכולות העסקיות. היכולות העסקיות הן המניעות את התוצאות העסקיות שלנו.

כאשר הלמידה תקועה על קצב מסויים, גם גלגל היכולות והתוצאות ייתקע על קצב זה.
או במילים אחרות: לא ניתן יהיה לשפר תוצאות ללא שיפור בלמידה (חוץ ממקרה\ מזל).

דוגמא ללמידה: תחקור הפסד לקוח ויישום הלקחים.
דוגמא ליכולות עסקיות: כמות לקוחות שאני מסוגל לנהל במקביל.
דוגמא לתוצאות עסקיות: שיפור בהיקף ההכנסות השנתי שאני מנהל.

בהצלחה!

הצלחה

הרבה אנשים חושבים שהצלחה היא מזל, היא מקרה, היא גורל. שהצלחה "נחתה" משמיים לכל אלה שהצליחו.
אבל המציאות מראה אחרת. לפחות במרבית המקרים.

הצלחה היא שילוב בין 1] כיוון נכון (למעלה), 2] יכולת להתמודד עם הבעיות, הקשיים, האילוצים, האתגרים, הציניות, ההפסדים, הכישלונות והמגבלות שבדרך, 3] בקרה תקופתית שאנחנו בכיוון הרצוי, ו- 4] הפקת לקחים ושיפור מתמיד כדי להתקדם מהר יותר וטוב יותר בכיוון הרצוי.

ראו תרשים משמאל.

ברגע שאנשים מבינים את ה"תפיסה", קל יותר להבין את הצורך בכיוון שלוקח למעלה, וקל יותר להתמודד עם הקשיים וה"גלים" שבדרך. כמו כן קל יותר להבין את הצורך בבקרה תקופתית ובלמידה מטעויות.

רק כך ניתן להגיע להצלחה שהיא הצלחה יזומה (ולא מקרה).

נכון, זה מאוד נחמד "לזכות" פתאום במיליון שקל בפיס. אבל מה אם זה לא יקרה?

שלמה ארצי, שממלא היום את קיסריה באופן סדיר, מספר שלהופעה הראשונה שלו בצוותא, הגיעו 2 אנשים.
מייקל ג'ורדן (גדול שחקני ה- NBA) נזרק מנבחרת הכדורסל של התיכון כי לא היה מספיק טוב.
לליאו מסי אמרו שהוא נמוך וחלש מדי.
אלברט איינשטיין לא הצליח לדבר עד גיל 4 ובילדותו לא כל כך הצליח לספור יותר מדי טוב.

ראו פה סרטון בנושא "כשלונות" מפורסמים. 

בהצלחה!

תוכניות

בכדי לסייע לעסקים להגיע למטרות סוף השנה, אנו מנסים כל העת ללמד את הטכניקה ליצירת תוכנית עבודה.

ביצירת הצלחות, החשיבות שיש להגדרת מטרות והחשיבות שיש ליצירת תוכנית, הוא זהה.

להרבה אנשים קשה להתרכז ולהשקיע זמן בחשיבה על תוכנית. הם "רצים" לעשות, לבצע, לפעול, לכבות שריפות.

להרבה אנשים קשה "לראות" את הקשר בין המטרות ובין התוכניות. הרבה אנשים שוכחים מהתוכניות ומקווים ש"איכשהו" הם יגיעו למטרות. זה לא עובד. וגם אם זה במקרה עובד - זה לא יאפשר שיפור בשנים הבאות.

המגבלה של אלתור: אלתור הוא מוגבל לפעילות סוליסטית ואינו מאפשר לעשות שיפור.
כדי לנהל אנשים אחרים וכדי להשתפר בעתיד אנו חייבים "להוציא" מה"בטן" את הפעולות הספונטניות שלנו (טובות ככל שיהיו, מקצועיות ככל שיהיו) ולהפוך אותן לתוכנית כתובה. בדיוק כמו נגן מאלתר מצטיין שהופך למנצח. אם הוא לא יציג את התווים לתזמורת - לא יבינו אותו...

דגשים נוספים לגבי יצירת התוכנית:
1. מומלץ בחום לתקף את התוכנית עם אנשים נוספים שיכולים לתרום לה. זוויות ראיה שונות תורמות לתוכנית ומאפשרות לה להתמודד עם מגוון אילוצים ובעיות עתידיות, כבר בשלב מוקדם זה.
2. בנוסף, מומלץ להריץ "תסריטים" שונים על התוכנית ("מקרים ותגובות"), כדי למנוע מראש בלת"מים (במקום להתמודד עם הבלת"מים בעתיד).

בהצלחה!

היערכות לפסח תשע"ד 04/2014

כחלק מהערכות העסק ומחלקת השיווק לחג הפסח המתקרב אלינו לטובה, 
רצינו להמליץ לכם על מספר פעולות מכינות שכדאי כבר לבצע... 

א. הכנת אגרת ברכה לכל הלקוחות והמתעניינים - ועדיף משהו יצירתי... 
ב. תחזית מכירות - במידה ולא תוכנן מראש - יש לעדכן את תחזית המכירות (FORECAST) בהתאם לימי החופשה של החודשים אפריל\ מאי 
ג. לקוחות - לבדוק לגבי ציפיות וימי עבודה של הלקוחות שלכם, האם הם עובדים בערבי חג? האם הם מצפים לקבל שירות במהלך חול המועד?
ד. הודעה ללקוחות על שעות הפעילות בחגים - במידה ורלבנטי, במיוחד לאנשי השירות והתמיכה בעסק
ה. חופשות שלכם ושל אנשי המכירות בחגים - לתאם ולוודא מראש את ימי החופש  
ו. ישיבות קבועות הנופלות על ימי חגים - להזיז


וכל נושא אחר הדורש תכנון ותאום מראש.
בהצלחה!! 

קלף אסטרטגי - הכנה לפגישה

אחד "הקלפים התחרותיים" החזקים שלנו הוא היכולת שלנו לתכנן את הפגישות.
תכנון פגישה יכול לסייע בצורה משמעותית להשגת המטרות.
הפעם בחרנו שלא להסביר יותר מדי, אלא פשוט להציג מכתב סיכום קצר לפגישה חשובה שהיתה לאחד מהלקוחות שלנו. הלקוח תכנן את הפגישה. התוצאות היו מעולות.

קליק על התמונה מימין כדי להגדיל.

להיזהר מלהיות עסוקים מדי

אחת המכשלות הגדולות ביותר בדרך להצלחה היא... לחץ רב מדי\ עומס רב מדי\ כאוס גדול מדי....
משום מה, מנהלים רבים קושרים בין כמות העומס וההצלחה. כמובן שאין קשר בין השניים.
עומס רב מדי מקשה על התמקדות בתהליכים אסטרטגיים, בניהול המכירות והשיווק, בהפקת לקחים, ובתהליכי חשיבה ותכנון איכותיים יותר.
אחת ההמלצות החשובות שניתן לתת למנהלים היא: להקטין את העומס ואת העיסוק בדברים הדחופים ולהשקיע זמן רב יותר בדברים החשובים.

בהצלחה!

10 טעויות נפוצות בניהול זמן

אחד מהדברים שאנחנו מנסים לעשות כל הזמן, הוא לנסות ללמוד (וללמד) על טעויות שעשו אנשים אחרים. אם הם כבר טעו.... ננסה ללמוד מהטעויות שלהם בלי לטעות בעצמנו. זהו קיצור דרך.

נושא ניהול הזמן הוא נושא שעולה כל הזמן, כצורך מרכזי של אנשי עסקים ומכירות.  להלן מאמר ממוקד המציג 10 טעויות שכיחות בניהול הזמן - לינק למאמר (המאמר מתוך האתר Mind Tools).
אחד הדברים שאנחנו לומדים ומלמדים כל הזמן הוא שהזמן הוא המשאב החשוב ביותר של בעל עסק, מנהל ואיש מכירות.
בעידן שבו אנחנו "מופצצים" במידע ובהפרעות שונות, תכנון וניהול הזמן הוא MUST.

התמונה לקוחה מכאן

בהצלחה! 

בניית תיק נהלים

בכל מעבר מפעילות עסקית של 1-2 אנשים לפעילות רחבה יותר, נוצר הצורך לבנות תיק נהלים.
הדבר נכון גם לגבי עסק וגם לגבי מחלקת מכירות ושיווק.

תיק הנהלים יאפשר עבודה משותפת של מספר גדול יחסית של אנשים, תוך הגדרה ברורה של הציפיות, הגדרת התפקיד והתהליכים הנדרשים על ידי המנהל\ הבעלים.

לשנות את שיטת האלתור לשיטה סדורה להצלחה
ללא תיק נהלים, ההתנהלות תהיה כמו אוסף של "איים" בודדים, כאשר כל עובד פועל עצמאית ובדרך כלל - מאלתר.
תיק הנהלים אמור לחבר בין כל "האיים" ולייצר מערכת (או "פירמידה"), ברורה של פעילות ושירות ללקוחות, אשר אינה אקראית ומסתמכת על השיטה (האסטרטגיה) שבה בחרה הנהלת החברה למכירת השירותים ללקוחות ולמתן השירות.

מעבר לכך, כאשר עובד עוזב, תיק הנהלים יאפשר קליטת עובד חדש בקלות יחסית וללא אובדנים מיותרים הקשורים לעזיבתו של העובד.

בהצלחה!

חשיבותה של תוכנית אופרטיבית

אחד המקורות המעניינים ללמידה לגבי מושגים ותהליכים הקשורים בניהול ופיקוד הוא דוח וינוגרד, מינואר 2008, שתיחקר את אירועי מלחמת לבנון השניה.

הדוח, סוקר את אירועי המלחמה, אך גם מציג רקע ובו סטנדרטים נדרשים מתהליכי ניהול וארגון של ארגון (במקרה זה - צבא).

ראו משמאל ציטוט מתוך עמוד 405 בדוח, המתייחס לחשיבותה של תוכנית אופרטיבית. 

קליק להגדלת התמונה.

ההגדרה וההדגשים הנ"ל רלבנטיים גם לתוכנית עסקית וגם לתוכנית ניהול ומכירות בעסק. לפעמים עקב נסיבות ואילוצים מייחסים חשיבות נמוכה לזמן ולעומק התכנון, אך זוהי תהיה בדרך כלל שגיאה.

היכולת לתכנן תוכנית טובה ורצינית היא אחת היכולות החשובות של כל מנהל. זהו אחד ההבדלים בין מנהל לעובד ואחת הציפיות הבסיסיות מכל מנהל באשר הוא.

יש להקדיש זמן ועומק מחשבה לתהליך התכנון, כי בסופו של דבר תוכנית אופרטיבית טובה ומתאימה היא הבסיס להתנהלות העסק\ המכירות והיא חלק ממדדי ההצלחה של העסק\ המכירות לאורך השנה. 

יש לתרגל "מקרים ותגובות" לכל תוכנית ולתכנן גם חלופות לכל תוכנית ("מה יקרה אם...?"). 

בהצלחה! 

ניתן למצוא כאן את דוח וינוגרד המלא

יצירת שינוי

אחד מהדברים שאנחנו מדריכים ומיישמים כל הזמן, שכדי ליצור שינוי משמעותי בתוצאות העסקיות, עלינו לבחון ולשנות לא רק את ההתנהגות שלנו, אלא גם את הערכים, האמונות ולעתים את תפיסת המציאות שלנו.

ראו משמאל את מודל הקרחון, המציג את החלק הנראה (פעולות) ואת החלקים הלא נראים והיותר עמוקים באישיות שלנו ושל העסק שלנו (ערכים, אמונות ותפיסת מציאות).

חשוב להדגיש כי אנחנו איננו פסיכולוגים ואיננו מתיימרים להיות, אך ברור לנו כי שינוי קל בפעולה זו או אחרת, ייצור שינוי קל בתוצאות.

שינוי משמעותי כרוך בשינוי עמוק יותר אצלנו ובעסק - הקשור בערכים שלנו (למשל: עבודה קשה כערך או עבודה חכמה כערך), באמונות שלנו (למשל: לגבי מהי הצלחה מבחינתנו?), ותפיסת המציאות שלנו (למשל: מהו הגורם המשפיע ביותר על התוצאות שלנו? האם אלה הנסיבות או אנחנו?).

ולכן... אם ברצוננו לעשות שינוי משמעותי בתוצאות, עלינו לזהות ולהתאים מחדש גם את הרבדים העמוקים יותר אצלנו ובעסק שלנו.

ניהול הכנסות העסק

אחד מהכלים החשובים של מנהלי העסק ואנשי המכירות שלהם, הנו הכלי לניהול ההכנסות של העסק.

כלי זה כולל בד"כ טבלה וגרף. כלי זה מציג את תוכנית ההכנסות החודשית של העסק, ואת הביצוע בפועל. 

התוכנית מתוכננת בתחילת כל שנה. ה"בפועל" מעודכן מדי סוף חודש. 

קליק על התמונה כדי להגדיל.

מה בעצם קורה בעסק ללא כלי שכזה? 

1. אין תיאום ציפיות בין בעלי העסק ובין אנשי המכירות בעסק. העסק יתנהל בלחץ (לפעמים היסטרי), כשלא ברור מה הציפיות... בעצם.... ?
2. אין פוקוס. יש סכנה של חוסר פוקוס של המכירות בציפיות של העסק. אנשי המכירות יפזרו את זמנם במקומות פחות מכניסים לעסק. 
3. אי אפשר לתכנן את המשאבים בהתאם לציפיות (כי אין ציפיות מספריות). אי אפשר לדעת מהו "החזר ההשקעה" (ה- ROI) עבור השקעות שכבר מבצעים. ומכאן - אי אפשר למקסם את הפעלת המשאבים כמובן. 
4. לא ניתן יהיה לשפר ביצועי מכירות. כי עסק שאין לו תוכנית מכירות - אין לו גם יכולת לשפר את התוכנית. או במילים אחרות: "איך אפשר לשפר תוכנית שלא קיימת?".
5. אי אפשר יהיה לדעת האם היתה הצלחה או כשלון...? כי ללא מדד הצלחה ברור, אי אפשר למדוד כלום.  ("אם אתה לא יודע לאן אתה הולך, איך תדע שהגעת?")

ומכאן - גזר הדין (האופטימי) של עסק ללא תוכנית מכירות יהיה בדרך כלל - להמשיך להרוויח את מה שהוא הרוויח עד היום (פחות או יותר) ועם המון לחץ ותסכול.... וזה לא מעודד. 

ולכן, לקראת 2014, אנו ממליצים לשבת ולתכנן את תוכנית ההכנסות החודשית של העסק שלכם. 

תכנון וניהול מספר פרויקטים במקביל

תכנון וניהול מספר פרויקטים במקביל הוא תהליך ניהולי מורכב - הכולל פרטים רבים וצורך בשליטה ובקרה של כולם.
התהליך מצריך עזר (או כלי) לניהול ולשליטה בכל הפרטים, תוך הצגה ועדכון לאנשים נוספים השותפים בפרויקטים.

אחת הדוגמאות הנפוצות לצורך זה מתחום השיווק הוא תכנון וניהול מספר כנסים ואירועים - במקביל.
בדוגמא משמאל ניתן לראות את הכלי שאנחנו משתמשים בו ב"מד-מן" - פשוט, קצת פרימטיבי, אבל אפקטיבי!!
בשורה העליונה רושמים את כל הכנסים והאירועים הקרובים, בעמודה הראשונה מימין את כל הנושאים הדורשים טיפול: הרשמה לכנס, מלונות, טיסות, רול-אפ, פופ-אפ, הזמנות, וכדומה).
בכל אחת מהמשבצות רושמים את התכנון והביצוע בפועל.
מדגישים לפי הצורך.
כדאי להוסיף תאריכים ליד כל עדכון.

בהצלחה!