יש נורמות מסוימות במשלוח אי-מייל בין ארגונים (=רשמיים) שחשוב לאמץ בעסק ובארגון.
מייל ארגוני שונה ממייל פרטי, יש לו חשיבות ורשמיות מסוג אחר.
זוהי כעין "שפה משותפת", מקובלת, סטנדרט.
חשוב להדגיש!! כאשר עובדים בארגונים ובעסקים גדולים – מגיעים לעתים מאות (אם
לא אלפי) מיילים ביום. אם אתם רוצים שיתייחסו ברצינות למיילים שלכם ואליכם – למדו את השפה
שלהם והתחשבו בצרכים של הנמענים.
אחרת יש סיכוי סביר שיתעלמו מהמייל שלכם.
או במילים אחרות: אם אתם לא מתחשבים בי (כקורא), למה שאני אתחשב בכם (ככותבים?).
או במילים אחרות: אם אתם לא מתחשבים בי (כקורא), למה שאני אתחשב בכם (ככותבים?).
מספר דגשים למשלוח מייל רשמי:
1. אחד הדגשים החשובים הוא שלא שולחים מייל עם "נושא" – ריק
זה מבלבל ומחייב פתיחה של המייל כדי להבין על מה מדובר, לא מאפשר חזרה וניהול של התכתובת ולפעמים אף מגיע לדואר זבל של הנמען.
2. בנוסף - חשוב להדגיש במייל את נושא המייל, ואם צריך– להוסיף תאריך.
למשל – אם אני שולח עדכון לגבי תהליך המכירה של לקוח X, אני אציין בנושא המייל: "סטטוס תהליך המכירה של לקוח X נכון לתאריך 17/04/2014".
3. בנוסף, רצוי להדגיש לקורא את המשפטים החשובים.
ראו לדוגמא במייל זה. זאת כדי לוודא שהקורא שם את הפוקוס על המסרים החשובים.
4. אם אתם מפרטים שאלות הדורשות תשובה, רצוי למספר את השאלות (כמו שעשיתי בדוגמא שלעיל).
אז המשיב יוכל לענות לפי המספור שהכנתם לו.
בהצלחה!
