תיעוד אימיילים אל האבספוט במצב עבודה של התקנת תוסף האבספוט

 תיעוד אימיילים אל האבספוט במצב עבודה של התקנת תוסף האבספוט

שירות שליחת מייל\ ניוזלטר לקבוצת לקוחות

שירות שליחת מייל\ ניוזלטר מ"לקוח שולח" לקבוצת נמענים של הלקוח השולח.
בהנחה שהמייל כולל גם מכתב מלווה מטעם הלקוח השולח.

תהליך העבודה: 
1. ניסוח המייל ואישור הלקוח A

2. ניסוח מכתב מלווה ואישור הלקוח A

3. גיבוש רשימת נמענים* - ואישור הלקוח A
(*רשימת נמענים = רשימת לידים ולקוחות של לקוח A, הכוללים אי-מייל)
4. קליטת הרשימה ל-CRM (+למערכת שליחת הניוזלטרים במידת הצורך)
5. שליחת ניסיון ואישור סופי של הלקוח A

6. שליחת המייל\ הניוזלטר ללידים וללקוחות של הלקוח A

7. אחרי 3 ימי עסקים - שליחת המייל שוב לכל מי שלא פתח
8. אחרי 5 ימי עסקים - שליחת דוח מסכם ללקוח A

סיילספורס: שליחת מיילים לתיעוד בסיילספורס

קיימת אפשרות לתעד מיילים שנשלחים ללקוחות - למשל הצעות מחיר, ישירות אל תוך הסיילספורס.
מומלץ לבצע זאת בעזרת מנגנון ה- BCC שבכל מייל.
ישנן מספר הגדרות שיש לבצע:
1. אדמיניסטרטור מגדיר הגדרת בסיס לקליטת מיילים על ידי הסיילספורס:
א. Setup> ואז Email Administration> ואז Email to Salesforce
ב. Active

2. כפתור שם בתפריט העליון> My Settings> ואז Email > וקליק על Email to Salesforce
א. ואז להעתיק את הכתובת שמוגדרת שם לתוך תוכנת הדואר שלכם (ככתובת אליה יש לשלוח את המיילים)
ב. להקליד את כל כתובות המייל הלגיטימיות לשליחת דואר לסיילספורס
ג. הגדרות נוספות בתחתית הדף
ד. Save

Clinchpad - תיעוד מיילים

מערכת ה- CRM של הקלינץ'-פאד (Clinchpad) מאפשרת לתעד בקלות מיילים רלבנטיים לכל ליד.

בתוך כל ליד, בתפריט הכלים השמאלי, אחד מהכלים הוא כלי ה- Emails.

לאחר הקלקה על Emails ניתן יהיה לראות את כל המיילים שתועדו בליד וכן לקבל כתובת דואר אלקטרוני ספציפית לליד. את הכתובת הנ"ל יש להדביק בתוך המייל ולשלוח את המייל - והמייל יישלח אל הליד הרלבנטי.

הסבר מפורט לתהליך ניתן לראות בתצלום מסך משמאל.

ניהול ובקרת קמפיין ניוזלטרים

אחד הכלים הפשוטים והאפקטיביים לתקשורת עם הלקוחות והלידים הוא הניוזלטר התקופתי.
כלי מצוין שמאפשר תקשורת שכזאת נקרא אקטיב טרייל (Active Trail).
כלי זה מאפשר לעצב ניוזלטרים יפים בעברית, לנהל ולתחזק רשימות תפוצה ולקבל דוחות בקרה טובים על הקמפיינים השונים.

בתצוגה משמאל ניתן לראות דוגמא לאחד הדוחות שניתן לקבל. להלן פירוט התצוגות לפי המספרים בתמונה:
1. עבירות - נתוני עבירות כלליים של הקמפיינים - כמה מיילים נשלחו?, כמה מיילים נמסרו (הגיעו ליעד)?, מה אחוז פתיחת המיילים? וכדומה.
2. תלונות והסרות - האם אנשים הסירו את עצמם מרשימת התפוצה? במידה וכן ניתן לעשות קליק ולראות מי.
3. נתוני הקלקות במייל - כמה קליקים היו בתוך הניוזלטר?, מה מספר המקליקים? מה אחוז המקליקים מתוך סה"כ הנמענים? CTO (מה אחוז המקליקים מתוך סה"כ אלה שפתחו את הניוזלטר)?
4. דירוג הקמפיין - ציון כללי של הקמפיין על פי אחוז ההקלקות בתוך הניוזלטר.

לינק לכלי - www.activetrail.co.il.

דגשים למשלוח מייל רשמי

יש נורמות מסוימות במשלוח אי-מייל בין ארגונים (=רשמיים) שחשוב לאמץ בעסק ובארגון. 

מייל ארגוני שונה ממייל פרטי, יש לו חשיבות ורשמיות מסוג אחר.

זוהי כעין "שפה משותפת", מקובלת, סטנדרט.

חשוב להדגיש!! כאשר עובדים בארגונים ובעסקים גדולים – מגיעים לעתים מאות (אם לא אלפי) מיילים ביום. אם אתם רוצים שיתייחסו ברצינות למיילים שלכם ואליכם – למדו את השפה שלהם והתחשבו בצרכים של הנמענים. 

אחרת יש סיכוי סביר שיתעלמו מהמייל שלכם.

או במילים אחרות: אם אתם לא מתחשבים בי (כקורא), למה שאני אתחשב בכם (ככותבים?). 

מספר דגשים למשלוח מייל רשמי:

1. אחד הדגשים החשובים הוא שלא שולחים מייל עם "נושא" – ריק

זה מבלבל ומחייב פתיחה של המייל כדי להבין על מה מדובר, לא מאפשר חזרה וניהול של התכתובת ולפעמים אף מגיע לדואר זבל של הנמען.

2. בנוסף - חשוב להדגיש במייל את נושא המייל, ואם צריך– להוסיף תאריך.

למשל – אם אני שולח עדכון לגבי תהליך המכירה של לקוח X, אני אציין בנושא המייל: "סטטוס תהליך המכירה של לקוח X נכון לתאריך 17/04/2014".

3. בנוסף, רצוי להדגיש לקורא את המשפטים החשובים.

ראו לדוגמא במייל זה. זאת כדי לוודא שהקורא שם את הפוקוס על המסרים החשובים. 

4. אם אתם מפרטים שאלות הדורשות תשובה, רצוי למספר את השאלות (כמו שעשיתי בדוגמא שלעיל).

אז המשיב יוכל לענות לפי המספור שהכנתם לו. 

בהצלחה!