שליחת מיילים לסיילספורס (ללא נמען שהוא הלקוח)

לעתים יש צורך לשלוח מיילים לדף ספציפי של קונטקט, ללא כיתוב הקונטקט עצמו.
למשל: תיעוד לצרכים פנימיים של פגישה.
איך עושים את זה?

1. נכנסים לסיילספורס, לדף הקונטקט הספציפי.
2. מתוך כתובת ה- URL של דף הקונטקט, מעתיקים את הקוד הספציפי של הדף (זהו מספר בין 15 ספרות, לדוגמא: https://eu1.salesforce.com/003D000002P8IQe).
3. בתוכנת הדואר - פותחים את האי מייל שאותו רוצים לשלוח.
4.  בשדה TO מוסיפים את כתובת השליחה בסיילספורס (ה"רגילה")
5. בשדה SUBJECT מוסיפים כותרת ברורה (למשל: סיכום פנימי של פגישה)
ובתוך גוף ההודעה מוסיפים את המשפט: Ref:XXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXX  = הקוד שהעתקתם קודם (=003D000002P8IQe)

6. שולחים את ההודעה.

וזהו! ההודעה תשמר בדף הקונטקט.

שליחת מיילים באופן אוטומטי לסיילספורס

ניתן להגדיר שליחה אוטומטית של מיילים לתיעוד בסיילספורס. 

זאת אומרת - לקבל כתובת דואר אלקטרוני מהסיילספורס, שכל פעם ש"נשתול" אותה בשדה BCC במייל, המייל שאנחנו שולחים ללקוח, יישלח ויתועד אוטומטית גם בסיילספורס. 

כדי להיכנס למסך הרלבנטי:

א. יש להיכנס למערכת הסיילספורס

ב. יש לבחור בשם המשתמש בסרגל העליון ואז SET UP

ג. ואז.. (מומחש בצילום מסך המצורף): 

1. יש לבחור באפשרות Email

2. יש לבחור באפשרות Email to Salesforce

3. הכתובת במלבן הצהוב היא הכתובת שיש לשתול במייל בשדה BCC. 

סיילספורס: ביטול חלון תזכורות קופץ

במערכת הסיילספורס, מוגדר כברירת מחדל חלון תזכורות קופץ למשימות האישיות.
כדי לבטל את חלון התזכורות הקופץ, יש לבצע את התהליך המתואר בתמונה המצורפת.









מילות חיפוש: סיילספורס, חלון תזכורות קופץ, חלון משימות, הגדרות בסיילספורס.

סיילספורס: סידור סרגל הכלים המרכזי

סרגל הכלים המרכזי בסיילספורס (Salesforce) הוא כלי הניווט הראשי במערכת ומאפשר מעבר בין הטאבים (המודולים) השונים.
סרגל זה מתחיל בטאב HOME וממשיך לטאבים נוספים.
אחת מהמשימות הראשונות שיש לבצע בעת קבלת יוזר היא - סידור סרגל הכלים המרכזי.
סרגל הכלים המרכזי אמור לכלול את הטאבים המרכזיים בהם נעשה שימוש בארגון, על ידי המשתמש.
בתמונה המצורפת, הסבר על אופן ארגון סרגל הכלים.

במרבית הארגונים, יופיעו לפחות הטאבים הבאים:
HOME, ACCOUNTS, CONTACTS, OPPORTUNITIES, REPORTS

התייעצו עמנו לגבי הטאבים שיש להציג.

תהליכי עבודה מרכזיים במכירות, ליישום ב- CRM

בשלב הראשון ביישום מערכת CRM לניהול לידים ולקוחות, יש צורך בהגדרת תהליכי העבודה הנדרשים.
תהליך עבודה כולל מספר שלבים ומסתיים בתהליך בקרה מוגדר (דוחות\ דשבורדים) ומנוהל.

בדרך כלל, קיימים שלושה תהליכי עבודה מרכזיים:

1. LEAD GEN \ יצירה וניהול של לידים חדשים
2. ניהול הלקוחות הקיימים
3. ניהול הצעות המחיר

לאחר הגדרת תהליכי העבודה, מיושמים התהליכים במערכת ה- CRM, כאמור, כולל תהליכי הבקרה והלמידה. 

התמונה לקוחה מהאתר הזה - 

http://funnysalescartoons.com/photo/funny-sales-cartoon-complex-sales-process-closing

סיילספורס: דוחות

אחד הכלים החזקים בסיילספורס הוא כלי הדוחות.
הכלי מאפשר בנייה של דוחות מתוך כל השדות הקיימים במערכת.

בשלב הראשון נכיר את מבנה מחולל הדוחות - ראו הסבר בתמונה המצורפת.
שימו לב שלרשותכם מגוון כלים לארגון ולחיפוש התיקיות - כלי התיקיות, כלי מנוע החיפוש, כלי הטבלה הדינמית (כותרות דינמיות).
בהמשך נלמד גם על דרכים נוספות לארגון הדוחות.

שימו לב שלכל דוח יש כותרת ותקציר (המופיעות שתיהן בטבלה).

סיילספורס: הגדרה לצרוף קובץ בעת שליחת מייל לסיילספורס

בתוך הסיילספורס -

1. בסרגל העליון בצד ימין לחצו על השם שלכם
2. MY SETTINGS 
3. EMAIL 
4. MY EMAIL TO SALESFORCE
5. ואז סמנו את האפשרות - 
6. Always save email attachments
7. ו- SAVE

סיילספורס: תצוגת משימות דרך לשונית HOME

הפוסט הבא רלבנטי למי שעובד עם סיילספורס SALESFORCE CRM.

אחת האפשרויות לתצוגת משימות קלה ופשוטה, היא ישירות מלשונית HOME בסיילספורס, בתוך החלונית My Tasks.

בחלונית זו מרוכזות כל המשימות שלי.

ניתן לסנן את תצוגת המשימות בעזרת "מנגנון הסינון" המסומן בתמונה בספרה 4.
<קליק על התמונה להגדלה>

בהצלחה!

סיילספורס: הודעת DUPLICATE VALUE

פוסט זה מיועד למשתמשי הסיילספורס המזינים את המערכת.

לעתים בעת הזנת שדות, תעלה הודעת שגיאה: Duplicate value on record: XXXXXXXX.

הודעה זו מעידה על כך כי ערך שדה זה כבר קיים במערכת הסיילספורס.
לדוגמא: שדה ח"פ, בעת הזנת אקאונט חדש.
המשמעות: קיים בסיילספורס אקאונט עם ח"פ זהה לח"פ שהקלדת. זוהי כפילות.

הודעה זו נובעת מכך כי בהגדרות המערכת, הוגדר כי לא ניתן יהיה להזין פעמיים את אותו הערך בשדה זה.

כאמור:
DUPILCATE VALUE = יש מספר זהה במערכת.

הפתרון: מצאו את האקאונט המקורי ועבדו עליו. 

סיילספורס: האם לתעד כל אינטראקציה עם לקוח?

שאלה מלקוחה: האם כל התכתבות בין הלקוח למוכר עלי לתעד בסיילספורס?

 

תשובה: קודם כל זו החלטה של הארגון.

מניסיון, בדרך כלל לא מתעדים כל אינטראקציה, אלא רק אינטראקציות חשובות, שמשפיעות על תהליך המכירה. 

למשל: טלפונים ראשוניים של לידים שפנו לחברה, פגישות וסיכומי פגישות, החלטות חשובות, וכדומה. 

סיילספורס: האם לתעד במערכת ה- CRM גם פניות לא רלבנטיות מהאתר?

שאלת לקוחה: בוקר טוב, דרך אתר האינטרנט נכנסות גם פניות (=לידים) שהן לא רלוונטיות למכירות (למשל: פניות לא רלבנטיות, ספקים), האם צריך לתעד פניות אלה ב- CRM?

תשובה: חשוב לרשום את כל הפניות בסיילספורס\ CRM. אלה נתונים חשובים לניתוח ולתהליכי בקרה ושיפור.
למשל: תארי לך מצב שבו 99% מהפניות מהאתר הן לא רלבנטיות.... נצטרך לחשוב איך לשפר את האתר כדי לקדם פניות רלבנטיות למכירות. 

סיילספורס: שליחת מיילים לתיעוד בסיילספורס

קיימת אפשרות לתעד מיילים שנשלחים ללקוחות - למשל הצעות מחיר, ישירות אל תוך הסיילספורס.
מומלץ לבצע זאת בעזרת מנגנון ה- BCC שבכל מייל.
ישנן מספר הגדרות שיש לבצע:
1. אדמיניסטרטור מגדיר הגדרת בסיס לקליטת מיילים על ידי הסיילספורס:
א. Setup> ואז Email Administration> ואז Email to Salesforce
ב. Active

2. כפתור שם בתפריט העליון> My Settings> ואז Email > וקליק על Email to Salesforce
א. ואז להעתיק את הכתובת שמוגדרת שם לתוך תוכנת הדואר שלכם (ככתובת אליה יש לשלוח את המיילים)
ב. להקליד את כל כתובות המייל הלגיטימיות לשליחת דואר לסיילספורס
ג. הגדרות נוספות בתחתית הדף
ד. Save

סיילספורס: ביטול חלון - להישאר קשר - בהוספת איש קשר חדש

בהמשך לפוסט הקודם, אם ברצונכם לבטל לגמרי את החלון מלהופיע במערכת הסיילספורס, בצעו את התהליך במוצג בתמונה הבאה. 

סיילספורס: נטרול חלון תזכורת בהוספת איש קשר חדש

הסיילספורס מאפשר שליחת מייל לאיש קשר חדש, בעת הוספת איש קשר זה למערכת.
כדי לנטרל את המנגנון הנ"ל, כל מה שצריך זה ללחוץ על השורה "Don't Show Again" המופיעה בחלון בצד שמאל.

ראו גם פוסט בנושא ביטול חלון מממשק הניהול.

מושגים בתהליך מכירה: המושג פלופ (FLOP)

המושג פלופ \ FLOP הוא קיצור של:
פרוזן אור לוסט פרוספקט (Frozen or Lost Prospect).

הכוונה לסטטוס של ליד בתהליך המכירה, שמשום מה:
1. קופא (דוחה את ההחלטה לעוד הרבה זמן, לפחות מעל חצי שנה) = פרוזן = קפוא,
2. או שהפסדנו אותו למתחרים = לוסט = LOST.

סיילספורס: מיזוג בין שני אקאונטים

לעתים נוצר צורך למזג בין שני אקאונטים. למשל במצב שבו בטעות נפתחו שני אקאונטים זהים.

בסיילספורס כלי חזק ופשוט להפעלה, המאפשר למזג בין שני אקאונטים.

ההגעה לכלי זה הנה דרך: לשונית Accounts > Merge Accounts.

סיילספורס: מחיקת משימות

במערכת הסיילספורס, כדי למחוק משימות (Tasks):

1. יש להיכנס לדף המשימה אותה רוצים למחוק (כותרת המשימה מודגשת בתמונה המצורפת בפוסט זה).

2. יש ללחוץ על הכפתור Delete.

סיילספורס: ניהול לידים שהגיעו מהאתר

מצורף תרשים זרימה ובו פירוט תהליך ניהול לידים שהגיעו מהאתר, בעזרת מערכת הסיילספורס.
הצורך קיים בעיקר בחברות שבהן מגיעים עשרות\ מאות לידים בשבוע, ונדרשת היכולת לנהל את כולם בצורה יעילה.
בסוף התהליך מומלץ לבצע גם תהליך ללמידה והפקת לקחים - כדי לשפר את הביצועים של הערוץ השיווקי הזה.

<קליק על התמונה להגדלה>

התהליך הנו תהליך מומלץ וכללי, וסביר להניח שנדרשים שינויים והתאמות לארגון\ עסק ספציפי.

בהצלחה!

תיעוד דאטא ב- CRM לפי שלבי תהליך המכירה

מצורף תרשים המציג את הדאטא המתועדת בדרך כלל ב- CRM לפי שלבי תהליך המכירה.

<קליק על התרשים להגדלה> 

התרשים מציג את הדאטא המתועדת - בכל אחד מהשלבים. התרשים נועד להקל על אדמיניסטרטורים ומנהלי מכירות - ביישום יעיל של המערכת.


רלבנטי לגם למערכת סיילספורס (Salesforce) גם למערכת קלינצ'פאד (Clinchpad) ולכל מערכת CRM אחרת בה משתמשים בעסק.

סיילספורס: הגדרת תבנית לתוצאות חיפוש באקאונטים

פוסט זה מיועד לאדמיניסטרטורים של הסיילספורס.

בסיילספורס ניתן להגדיר את התבנית שבה יוצגו תוצאות החיפוש השונות, בכל אחת מהלשוניות - למשל: אקאונטים.
במילים אחרות: ניתן להגדיר אילו שדות יופיעו בתוצאות החיפוש ואילו שדות יוסתרו.

ההגדרה לגבי אקאונטים מתבצעת מתוך:
Setup> Customize> Accounts> Search Layouts

בהצלחה!