איך להוסיף מספר משימות בו"ז, לנציג מכירות?

שאלת לקוחת האבספוט: איך להוסיף מספר משימות בו"ז, לנציג מכירות?

פתרון:

רעיון \ פרופרטיס ייעודיים עבור משימות TASKS

למערכת "האבספוט" הגלובלית, פורומים של משתמשים המציעים רעיונות פיתוח שונים

כדאי להכיר!

להלן רעיון לפיתוח בפורומים של האבספוט\ פרופרטיס ייעודיים עבור משימות TASKS - 

https://community.hubspot.com/t5/HubSpot-Ideas/Custom-properties-for-Tasks/idc-p/894859#M163601

תקתקן המשימות מערכת האבספוט

 ניהול תקתקן המשימות במערכת האבספוט

לרשות נציגי המכירות והשירות עומד כלי חזק לתקתוק משימות

אני קורא לו (בעברית): תקתקן המשימות

בתוך Sales > Tasks

הכלי מאפשר להריץ במהירות וברצף סדרה של משימות

שהכנתם מראש בתצוגה או ב- QUEUE,

כולל הרצה של כלל המשימות בתצוגה או חלקן

ראו הסבר בצילום מסך המצ"ב (קליק להגדלה):

***

להטמעת האבספוט גם אצלכם: "מד-מן" 052-7325777

מילות מפתח: תקתקן המשימות, ניהול משימות, משימה, ניהול משימה, האבספוט, הבספוט, אבספוט, הדרכה האבספוט, תמיכה האבספוט, הטמעת מערכת האבספוט בישראל, Hubspot Israel, תקתקן משימות, איך לנהל משימות בהאבספוט

פתיחה אוטומטית של משימה בעת השלמת משימה

משימה = TASK = תזכורת = משימת פולו אפ = משימת FOLLOW UP

שאלת לקוחה: במערכת האבספוט, איך אפשר להגדיר למערכת, שבכל פעם שאני משלימה משימה קיימת, יקפוץ לי חלון עם אפשרות להגדיר משימה חדשה?

הפתרון: ניתן לעשות זאת דרך ה- SETTINGS - 

יצירת משימות מחזוריות - גרסת ביטא

 לקוחה שאלה לגבי האפשרות ליצור משימות מחזוריות.

האבספוט בגרסת ביטא של אופציה זו.

ראו פה הסבר >>

קישור לטופס הרשמה לביטא >>

דוגמא מהשטח \ אוטומציה \ הוספת משימת פולו אפ שבוע אחרי יצירת דיל

 דוגמא לאוטומציה - 

האבספוט - כיבוי מנגנון אוטומציה בטאסקים - בעת ביצוע פעולת מכירה

 שאלת לקוחה: אני עובדת עם רשימת הטאסקים במודול הטאסקים,

ומשם מגיעה לקונטקטים לביצוע משימות המכירה עליהן אני אחראית (טלפונים\ מיילים),

בעת ביצוע פעולת מכירה (כמו טלפון למשל), המערכת באופן אוטומטי 

קושרת בין הכפתור "שמור" וביצוע המשימה. 

איני מעוניינת שזה יקרה. האם ניתן לעקוף את זה? 

***

הפתרון: בואו נלך שלב שלב כדי להסביר את התהליך! 

תיאור האוטומציה

1. כניסה למודול הטאסקים, קליק על המשימה אותה רוצים לבצע

2. בעת ניסיון לבצע פעולת מכירה כלשהי (טלפון\ מייל וכו')

3. דוגמא לפעילות מכירה (במקרה זה תיעוד בדיעבד של פעילות מכירה)

4. האבספוט ייצרה אוטומציה, ובעת שמירת הפעולה גם תסגור את המשימה!

***

האם ניתן לעקוף את זה? כן!

תיאור הפתרון

5. בסרגל הטורקיז שנוסף לכם, לחצו על האפשרות X

6. וכעת כפתור השמירה יחזור להיות "רגיל" ללא אוטומציה לביצוע המשימה.

***

להטמעה מקצועית של האבספוט גם אצלכם - "מד-מן" 052-7325777

מילות מפתח: ניהול משימות, אוטומציה, אוטומציות, משימות בהאבספוט, האבספוט משימה, האבספוט בישראל, הטמעת האבספוט בישראל, הבספוט בישראל, הדרכה האבספוט, תמיכה בהאבספוט בישראל, ביטול אוטומציה במשימה, מעקפים, מעקף למשימות 

ניהול משימות דרך הכלי החדש של האבספוט - הטמעת האבספוט בישראל

 האבספוט שידרגו לאחרונה את הכלי החדש של ניהול המשימות!!

הכלי מאפשר ניהול משימות יעיל וחכם.

כולל אפשרות להעברת משימות בין אנשים בצוות\ בארגון. 

כולל אפשרות לסימון משימות כבוצעו\ לא בוצעו.

שלב מקדים - ודאו שעברתם לגרסת הביטא

1. היכנסו למערכת

2. בסרגל העליון, בחרו באפשרות SALES - TASKS

3. איך תבדקו שאתם לא בגרסת ביטא עדיין?

בכפתור הטורקיז בצד שמאל למטה, יופיע המלל: Learn About New Beta.

במידה ואתם לא בגרסת הביטא עדיין (נובמבר 2020), שדרגו לגרסת ביטא => לחצו על כפתור הטורקיז בצד שמאל למטה, ובחרו באפשרות TRY BETA.  

שלב א' - SET UP בסיסי לכלי ניהול המשימות כברירת מחדל

(למי שמשתמש בכלים נוספים בהאבספוט => עברו לשלב ב')

1. היכנסו למערכת

2. במידה ואתם משתמשים אך ורק בכלי ניהול המשימות במערכת, הגדירו את מסך המשימות כברירת מחדל שלכם לפעם הבאה שתיכנסו למערכת.

ההגדרה הנה דרך:

א. כניסה למערכת

ב. לחיצה על הכפתור SETTINGS (גלגל השיניים), בסרגל העליון בצד ימין

ג. בשדה Default Home Page בחירה באפשרות Tasks

השמירה אוטומטית.

***

שלב ב' - עיצוב לשוניות בסיסי בכלי ניהול המשימות

1. כעת היכנסו למסך TASKS דרך האפשרות SALES בסרגל העליון

לשלב הלמידה הבסיסי, נגדיר את הלשוניות בסדר פשוט וראשוני (אח"כ תוכלו לשנות):

קודם לשוניות של משימות פתוחות (שטרם בוצעו), אח"כ לשונית של משימות שבוצעו.

כי שמתואר בדוגמא:

2. בלשונית הפתוחה לחצו על המשולש הקטן שמימין לשם הלשונית

3. בחרו באפשרות Reorder Views

4. סדרו את הלשוניות כפי שמתואר במסך שלמעלה כאן בפוסט

***

כאמור, זה סדר הלשוניות הבסיסי שאתו נעבוד בשלב הראשון.

הלשונית הראשונה תהיה: משימותיי הפתוחות להיום (כפי שיש באפליקציה).

***

כעת תוכלו לסדר כל אחת מהטבלאות בלשונית (דרך האפשרות Edit Colmuns).

סדרו את הטבלה כך שתהיה נוחה לכם לניהול זריז של TASKS.

***

שלב ג' - ביצוע בפועל של המשימות

ביצוע בפועל של המשימות ב- 3 דרכים:

1. "תקתקן המשימות" - האפשרות לרוץ מהר על מספר משימות.

סימון משמאל לשורת המשימה את המשימות לתקתקן, ולחיצה על START TASKS. 

2. ביצוע משימה אחת אחרי השניה. קליק על המשימה.

3. קיצור דרך למשימה. עמידה על שורת המשימה + בחירה באפשרות EDIT.

***

שלב ד' - פתיחת משימות חדשות (לעצמכם או לאחרים!)

פתיחת משימה חדשה:

1. היכנסו למסך TASKS

2. לחצו על האפשרות CREATE TASK

3. הוסיפו את פרטי המשימה, כולל דדליין ואחראי\ת

4. במידה וברצונכם לשייך משימה ללקוח\ קונטקט, בחרו באפשרות ASSOCIATE WITH RECORDS

***

לא לשכוח!! תוכלו לראות ולנהל את כל המשימות שלכם דרך האפליקציה של האבספוט!!

***

להטמעת האבספוט גם אצלכם - "מד מן" 052-7325777

מילות מפתח: ניהול משימות, האבספוט משימות, האבספוט TASKS, ניהול משימות בהאבספוט, מודול חדש האבספוט משימות

קליטת משימות TASKS ממערכת אחרת למערכת האבספוט

שאלת לקוחה: האם ניתן לקלוט משימות בקובץ אקסל מתוך מערכת אחרת לתוך מערכת האבספוט?

תשובת מומחה: כן, דרך ZAPIER.

הערה חשובה: מכיוון שתרצי שהמשימות יקושרו לקונטקטים, חייבים שדה מקשר לקונטקט בכל קובץ שמייבאים להאבספוט (אימייל למשל). 

***

להטמעת האבספוט גם אצלכם: "מד-מן" 052-7325777

מילות מפתח: ניהול משימות, האבספוט, הטמעת האבספוט בישראל, TASKS, ייבוא משימות, יבוא משימות

יבוא משימות מגוגל שיטס למערכת האבספוט דרך זאפיאר

 ניתן לבצע ייבוא משימות מגוגל שיט אל תוך מערכת האבספוט דרך מערכת זאפיאר.

הצורך קיים אצל כל עסק\ ארגון שעובר מערכת ניהול משימות הקשורות בלקוחות (מפריוריטי\ אאוטלוק וכו').

התוצאה הרצויה בסוף התהליך: בכל הוספת שורת דאטא חדשה בגוגל שיט, תתווסף משימה בהאבספוט! 

***

תהליך העבודה: 

שלב מקדים - יש להכין את התשתית בגוגל שיט (את הטבלה + הכותרות המתאימות). 

וכעת לבנות את הזאפ במערכת זאפיאר: 

בשלב הראשון (שלב 1) יש לקשר את הגוגל שיט לזאפיאר (מאוד פשוט, לא יפורט).

בשלב הבא (שלב 2.1.) יש לקשר את האבספוט, ולבחור את התוצאה בכל הוספת שורה בגוגל שיט. ראו בתמונה המצורפת.

בשלב 2.2. יש לבחור את האקאונט המתאים של האבספוט (לא יפורט)

בשלב 2.3. יש לקסטם את הדאטא של ה- TASKS לקליטה להאבספוט (Customize Engagments). 

בכל הוספת שורה חדשה בגוגל שיט, תתווסף משימה בהאבספוט!
כדי שזה יבוצע, יש לקסטם במדויק את הדאטא שתיכנס לשדות השונים של הטאסקים בהאבספוט (בעת הוספת שורה בגוגל שיט):

המשך:

***

מחפש הדרכה \ ייעוץ \ ליווי \ תמיכה למערכת האבספוט? עשרות רבות של הטמעות מוצלחות יעמדו לרשותך!

"מד מן" \\ רובי 052-7325777

מילות מפתח: זאפיאר, זאפיר, זאפייר, הטמעת האבספוט, הדרכת האבספוט, קליטת משימות להאבספוט, יבוא משימות, ייבוא משימות, HUBSPOT ISRAEL, האבספוט בישראל

האבספוט > משימות > Queue (תקתן המשימות)

במערכת האבספוט מודול חזק לניהול משימות.
המודול כולל גם כלי ל-"תקתוק משימות" = הרצה ברצף של המשימות, 
אחת אחרי השניה,
עם אפשרות לטפל בכל משימה בזריזות.
הכלי נקרא Queue (אני קורא לו בעברית: "תקתקן המשימות").
***
כדי להפעיל את "תקתקן המשימות":

לאחר הפעלת "תקתקן המשימות", הכלי יוצג כך:

***
להטמעה מוצלחת של האבספוט CRM גם אצלכם - רובי "מד מן" - 052-7325777

האבספוט CRM - מודול ניהול משימות

במערכת האבספוט CRM מודול חזק לניהול משימות האסק\ הארגון.
הכניסה למודול דרך Sales > Tasks.
בתוך המודול 2 אפשרויות תצוגה: תצוגת טבלה + תצוגת בורד (כמו בדילים ובטיקטים).
ניתן לפתוח משימות מתוך כל אחת מהמודולות האחרות (קונטקטים, קומפניס, דילים, טיקטים), או ישירות מהמודל הזה, או מהדשבורד מהחלונית TASKS, או באוטומציות.
ניתן לתת משימה ליוזר ספציפי (אחר), או ל- TEAM.
ניתן לתת תעדוף למשימות (Priority). משימות בעדיפות גבוהה יקבלו אייקון אדום.
בתמונה המצ"ב תוכלו לראות דוגמא ללוח (Board) ניהול משימות.
מודגשות בחצים צהובים - עמודות שלבי המשימה עד לסגירתה.


***
להקמת מערכת האבספוט CRM והטמעה מוצלחת, התקשרו ל"מד מן" - 052-7325777

האבספוט - דשבורד - ניהול משימות אישיות

הצורך בניהול משימות קיים כמעט בכל עסק\ ארגון שאני מגיע אליו.

מערכת האבספוט מאפשרת לנהל משימות בכלי מובנה בתוך המערכת.

בתוספת האפשרות להוסיף חלון ניהול משימות אישיות בדשבורד + שליחה יומית של דשבורד לצוות המכירות\ השירות, זה הופך ליכולת חזקה מאוד (שקיימת גם בגרסה החינמית של האבספוט).

הסבר על חלון ניהול המשימות האישיות בדשבורד מצורף בתמונה:

1 - חלון ניהול משימות אישיות בדשבורד

2 - רשימת המשימות שלי לביצוע, כולל כפתור לסימון V לאחר ביצוע 

3 - דדליין לביצוע כל משימה

4 - אפשרות להוספת משימות ישירות מהחלון 

סיילספורס: ביטול התרעות על קבלת משימה חדשה

מערכת הסיילספורס מאפשרת לנהל משימות מכירה.
כברירת מחדל, מוגדר במערכת, שליחת מייל התרעה ליוזר, בעת קבלת משימה חדשה.
ניתן לשנות הגדרה זו - ולבטל קבלת התרעה על קבלת כל משימה חדשה.
התהליך מוצג בתמונה המצורפת.

סיילספורס: תצוגת משימות דרך לשונית HOME

הפוסט הבא רלבנטי למי שעובד עם סיילספורס SALESFORCE CRM.

אחת האפשרויות לתצוגת משימות קלה ופשוטה, היא ישירות מלשונית HOME בסיילספורס, בתוך החלונית My Tasks.

בחלונית זו מרוכזות כל המשימות שלי.

ניתן לסנן את תצוגת המשימות בעזרת "מנגנון הסינון" המסומן בתמונה בספרה 4.
<קליק על התמונה להגדלה>

בהצלחה!