אחת הטעויות הנפוצות ביותר בניהול פרויקטים היא להשתמש בתיבת האימייל ככלי לניהול העבודה עצמה.
האימייל נועד לתקשורת, לא לניהול ביצוע. כאשר הפרויקט מנוהל מתוך שרשורי מיילים, אנשים מבלים את זמנם בחיפוש מידע, העברת הודעות ותזכורות, במקום בהתקדמות אמיתית. המשימות מפוזרות בין עשרות הודעות, האחריות אינה ברורה, ואין תמונה אחת שמראה מה הושלם ומה עדיין תקוע.
כתוצאה מכך נוצרה אשליה של פעילות: כולם עסוקים, כולם שולחים מיילים, כולם מגיבים – אבל הפרויקט עצמו כמעט לא מתקדם. החלטות נבלעות בתוך שרשורים ארוכים, משימות נשכחות, ותלויות בין אנשים נופלות בין הכיסאות.
הבעיה מחמירה ככל שהפרויקט מורכב יותר. במקום לנהל משימות, אבני דרך, סיכונים ולוחות זמנים בצורה מסודרת, הארגון מנהל שיחות. וכשמנהלים שיחות במקום עבודה, הפרויקט מתחיל להתמסמס: פחות שקיפות, פחות אחריות אישית, פחות בקרה, והרבה יותר בלבול.
ארגונים מצליחים מפרידים בין תקשורת לבין ניהול עבודה. האימייל משמש להעברת מידע, בעוד שהמשימות, ההתקדמות והאחריות מנוהלות במערכת ייעודית. ברגע שכל משימה מקבלת בעלים, תאריך יעד וסטטוס ברור – קל הרבה יותר לזהות צווארי בקבוק, לקדם החלטות ולוודא שהפרויקט מתקדם ולא רק מדברים עליו.
במילים פשוטות:
כשמנהלים פרויקט מתוך האימייל – מנהלים שיחות.
כשמנהלים פרויקט מתוך מערכת עבודה מסודרת – מנהלים התקדמות.
***
לכן ארגונים רבים עובדים קשה מאוד אך מתקדמים לאט. הם מנהלים אלפי הודעות במקום לנהל עשרות משימות.
הפרדוקס הוא שככל שהפרויקט חשוב יותר, כך האימייל הופך למסוכן יותר.
הוא יוצר אשליה של שליטה בזמן שבפועל האחריות, הלו"ז והבקרה מתפזרים בין מאות הודעות.
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה