בחברת תיירות בינונית, עשרות לידים ביום שמגיעים מסורסים שונים: טלפון, מייל, סושייאל, צ'אט, אתר, סושייאל.
המוקד מטפל בחלק, וסוכנים חיצוניים מטפלים בחלק.
המוקד הטלפוני בהצפה, מגיעות כ- 150~ פניות ביום, מטופלים כ- 40~.
כ- 100 פניות לא מטופלות.
המצב בישראל - תנודתי.
מבוא ל- NEVER LOG \ לנהל חכם את המידע
בארגונים גדולים או בחברות שעובדות עם מספר חברות בנות, הגדרת Never Log בהאבספוט (HubSpot) יכולה לשפר משמעותית את הסדר והדיוק בתוך מערכת ה־CRM. ללא ההגדרה הזו, אימיילים ופגישות פנימיות בין עובדים, מנהלים וסניפים שונים עלולים להישמר אוטומטית בתוך כרטיסי אנשי קשר וחברות, וליצור עומס מידע, בלבול בדוחות ומעקב לא רלוונטי לצוותי המכירות והשירות.
באמצעות חסימת דומיינים פנימיים ב־Never Log ניתן למנוע תיעוד של תקשורת פנים־ארגונית, לשמור על היסטוריית לקוח נקייה ומדויקת, ולשפר משמעותית את חוויית העבודה של המשתמשים במערכת.
בנוסף, בארגונים שמנהלים כמה מותגים או חברות תחת אותו פורטל האבספוט (HubSpot), ההגדרה מסייעת להפרדה נכונה בין תקשורת פנימית לתקשורת מול לקוחות אמיתיים — דבר שמשפיע ישירות על איכות האוטומציות, הדוחות ותהליכי המכירה.
***
שאלות נפוצות FAQ:
איך לחסום לוג (תיעוד) של אימיילים מסויימים או מדומיין מסויים במערכת האבספוט?
איך לחסום תיעוד פגישות פנימיות של ארגון (=שכל המשתתפים הם מתוך החברה)
פתרון לצורך הספציפי:
סופר-אדמין יכול לחסום דומיינים\ אימיילים מסויימים מחלק מהתיעודים האוטומטיים של המערכת (למשל: תיעוד מייל, תיעוד פגישות פנימיות).
בשפת המערכת זה נקרא NEVER LOG.
למשל: עובדי החברה \ דומיין החברה\ דומיין חברות בנות.
***
איפה מגדירים את NEVER LOG?
***
להטמעת האבספוט גם אצלכם "מד-מן" 052-7325777
הרצון לחסוך והרצון להגדיל הכנסות נראים לפעמים כמו שני כיוונים מנוגדים, כי כל אחד מהם מפעיל צורת חשיבה אחרת לגמרי. חיסכון מתמקד בהקטנת סיכון, צמצום הוצאות ושמירה על מה שכבר קיים — גישה של זהירות ושליטה. לעומת זאת, הגדלת הכנסות דורשת בדרך כלל השקעה של כסף, זמן, אנרגיה ולעיתים גם חוסר ודאות: לשווק יותר, ללמוד מיומנויות חדשות, להעסיק אנשים, לפרסם, לקחת סיכונים או להיכנס להזדמנויות חדשות. מי שנמצא רק במצב של חיסכון עלול להימנע מהוצאות שדווקא היו יכולות לייצר צמיחה עתידית, בעוד שמי שממוקד רק בהגדלת הכנסות עלול לבזבז בלי גבולות וליצור לחץ כלכלי. לכן האיזון האמיתי הוא להבין מתי כסף צריך “להישמר” ומתי הוא צריך “לעבוד” כדי לייצר ערך גדול יותר בעתיד.
הרצון לחסוך במערכות כמו האבספוט (HubSpot) גורם לעסקים רבים להישאר זמן רב בגרסה החינמית, מתוך מחשבה שכל הוצאה נוספת היא “בזבוז”. אבל הרצון להגדיל הכנסות דורש בשלב מסוים מעבר לחשיבה של השקעה ולא רק של חיסכון. כאן בדיוק נכנסת גרסת הפרו של האבספוט (HubSpot Pro): אוטומציות, ניהול תהליכים, מעקבים אוטומטיים, הקצאת לידים, תזכורות חכמות ודוחות מתקדמים לא נועדו רק “לנוחות”, אלא לחיסכון בזמן, למניעת טעויות ולהגדלת קצב הסגירות והמכירות. עסק שמנסה לחסוך בכל מחיר עלול להמשיך לעבוד ידנית שעות ארוכות, לפספס לידים ולעכב צמיחה — בזמן שהשקעה נכונה בכלים אוטומטיים יכולה להחזיר את עצמה דרך יותר עסקאות, שירות מהיר יותר וחוויית לקוח טובה יותר. לכן השאלה האמיתית אינה “כמה עולה גרסת פרו”, אלא כמה עולה לעסק להמשיך לעבוד בלי האוטומציות שהוא כבר באמת צריך.
הנה 3 טעויות נפוצות שאנשים עושים כשהם מגדירים דוחות ודשבורדים ב־HubSpot בגרסה החינמית — במיוחד אצל מתחילים:
הרבה משתמשים מנסים מיד לבנות דוחות מתקדמים (כמו חיבורים בין כמה אובייקטים או פילטרים מורכבים), אבל בגרסה החינמית יש מגבלות על סוגי הדוחות.
👉 התוצאה: תסכול או דוחות שלא באמת משקפים את המציאות
👉 מה כן לעשות: להתחיל מדוחות פשוטים — דילים לפי סטטוס, פגישות לפי משתמש, או מקורות לידים
טעות קלאסית: לחשוב שדשבורד = דוח אחד.
👉 בפועל:
👉 התוצאה: דשבורדים לא ברורים או עמוסים מדי
👉 מה כן לעשות: לבנות כל דוח עם מטרה ברורה, ואז לשלב אותם בדשבורד לפי נושא (למשל: מכירות, שיווק)
משתמשים יוצרים דוחות “כי צריך”, בלי להגדיר מה הם רוצים למדוד.
👉 התוצאה:
👉 מה כן לעשות:
להגדיר מראש KPI (למשל: כמות דילים חדשים בשבוע, יחס סגירה, זמן ממוצע לסגירה), ורק אז לבנות דוחות שתומכים בזה
💡 בשורה התחתונה:
בגרסה החינמית של האבספוט, הפשטות היא יתרון — מי שמנסה “לקפוץ לפרו” מוקדם מדי, מפספס את הבסיס.
בגרסה החינמית של HubSpot CRM ניתן להשתמש בכלי דוחות ודשבורדים בסיסיים שמספקים תמונת מצב ברורה על פעילות המכירות והשיווק. המערכת כוללת דשבורד מוכן מראש עם מדדים כמו כמות דילים, פעילות אנשי צוות, ופגישות, וכן אפשרות ליצור דוחות פשוטים בהתבסס על נתונים מתוך אובייקטים כמו דילים, אנשי קשר וחברות. עם זאת, היכולות מוגבלות יחסית לגרסאות בתשלום — למשל מבחינת התאמה אישית מתקדמת, שילוב מקורות מידע מרובים ואוטומציות — אך עדיין מדובר בכלי יעיל להבנה מהירה של ביצועים וקבלת החלטות ראשוניות.
מבחר שאלות נפוצות למשתמשים ב- גרסה חינמית של האבספוט
שאלה: כמה דשבורדים אפשר להקים בגרסה החינמית של האבספוט?
כן, להלן מספר דוגמאות, דגש על ניהול מכירות:
1. Deals by Stage
מציג כמה דילים יש בכל שלב בפייפליין – עוזר להבין עומסים והתקדמות.
2. Deals by Owner
התפלגות דילים לפי אנשי מכירות – מאפשר השוואת ביצועים בין נציגים.
3. Deals Created vs Closed
השוואה בין דילים שנפתחו לדילים שנסגרו בפרק זמן מסוים.
4. Deal Forecast
תחזית הכנסות על בסיס דילים פתוחים ושלבי סגירה צפויים.
5. Closed Won Deals by Month
כמה דילים נסגרו בהצלחה בכל חודש – מעקב אחר מגמות מכירה.
6. Average Deal Size
גודל עסקה ממוצע – חשוב להבנת איכות המכירות.
7. Deal Duration
משך הזמן הממוצע לסגירת עסקה – מזהה צווארי בקבוק בתהליך.
8. Activities Completed by Rep
כמות פעילויות (שיחות, פגישות, מיילים) לפי איש מכירות.
9. Calls Made vs Meetings Booked
השוואה בין שיחות שבוצעו לפגישות שנקבעו – מדד לאפקטיביות.
10. Tasks Completed
מעקב אחר משימות שבוצעו – נותן תמונת משמעת תפעולית של הצוות.
יישום ממשק ASPIRE <> HUBSPOT
שלושה צרכים שעלו במקביל:
1. ממשק למערכת טלפוניה, שמזרים דאטא לתיעוד על כל שיחה אל הקונטקט המתאים, כולל שדות כאלו ואחרים שהלקוח הגדיר כחשובים לו.
דגש לפרויקט: שדה מפתח חייב להיות טלפון גלובלי (אין אימייל!)
2. אי כפילות ("דדופ" DEDUP) של קונטקטים על פי מספר טלפון
כאמור: שדה מפתח חייב להיות טלפון גלובלי (אין אימייל!)
3. הכנת תשתית להפיכת המספר טלפון בהאבספוט, לקליקאבל לחיוג (עם לינק מובנה לחייגן)
לא כל השדות טקסט תומכים בזה
שדה "טלפון" הרגיל בהאבספוט תומך בזה
הפתרון:
מערכת ASPIRE היא מערכת טלפוניה המאפשרת ניתוב וניהול שיחות טלפון בישראל.
אחד מלקוחותיי בישראל ביקש ליישם ממשק בין ASPIRE >< HUBSPOT.
בעבודה משותפת עם מתכנת מטעם ASPIRE יישמנו ממשק שכזה:
The process begins with exporting contact data from HubSpot, where phone numbers may exist in various inconsistent formats (local formats, with or without country codes, including special characters, etc.), along with the unique contact identifier (Record ID) to ensure accurate mapping. The data is then transferred to Google Sheet, where a normalization process is applied using formulas or scripts to clean and standardize the numbers, converting them into the global E.164 format (including country code and removing unnecessary characters).
הזרמת קונטקטים ממספר סורסים והחשיבות של פורמט מספר טלפון בפורמט E.164
כשמזרימים קונטקטים ממספר מקורות שונים—טפסים באתר, קמפיינים, מערכות טלפוניה, אינטגרציות חיצוניות או ייבוא קבצים—נוצר אתגר מרכזי של אחידות נתונים. אחד השדות הרגישים ביותר הוא מספר הטלפון, משום שהוא משמש פעמים רבות כמזהה ייחודי (לעיתים אפילו במקום אימייל). ללא סטנדרט אחיד, אותו אדם יכול להופיע במספר וריאציות (למשל עם/בלי קידומת, רווחים, אפסים או סימנים), מה שיוצר כפילויות, פוגע באוטומציות ומקשה על זיהוי לקוחות. כאן נכנס החשיבות של שימוש בפורמט E.164—פורמט בינלאומי שמייצג מספר טלפון בצורה חד-משמעית, כולל קידומת מדינה וללא תווים מיותרים (לדוגמה: +972501234567). אימוץ הפורמט הזה מאפשר איחוד קונטקטים מדויק, שיפור בהתאמת נתונים בין מערכות (כמו האבספוט (HubSpot) ומערכות טלפוניה), והפעלה אמינה של אוטומציות, טריגרים ודוחות. בפועל, זהו צעד קריטי ליצירת בסיס נתונים נקי, אחיד ובר-סקייל.
***
בדיקה ואפיון של פורמטים גלובליים שונים.
בסופו של דבר, הפורמט שעובד הוא 972527325777+ (13 ספרות, פורמט E.164), שמועבר ישירות ל- Phone Number (כדי שיהיה Clickable).
כדי לאפשר לארגונים ליישר קו בין כל הפורמטים מכלל הסורסים, פיתחנו כלי שמאפשר להתחבר בגוגל שיט אל פרופרטי ה- Phone Number, העברתו לגוגלשיט (כולל RECORD ID לקונטקט), פירמוטו לפורמט הלגובלי (E.164) והחזרתו אל האבספוט (HubSpot).
כל התהליך הזה מבוצע מאחורי הקלעים.
דוגמא לאקסל:
B = עמודה של דאטא מיובאת מתוך האבספוט.
C = עמודה מעודכנת, לאחר פירמוט (הדאטא מפה תוחזר אל האבספוט).
תהליך העדכון:
דוגמא לדוח שיחות ננטשות -
משמעויות בעזרת ה- CHAT GPT:
להסתכל על הגרף הזה בצורה עסקית – יש כאן כמה איתותים מאוד ברורים, לא רק “בעיה תפעולית” אלא השפעה ישירה על הכנסות וחוויית לקוח.
יש ימים עם מספרים נמוכים מאוד (1–10) מול קפיצות חדות (394, 155, 159).
משמעות עסקית:
מה זה אומר בפועל:
ביום של 394 שיחות ננטשות — איבדתם עשרות לידים חמים מאוד (בתיירות זה קריטי כי לקוח עובר מהר למתחרה).
👉 זה לא “פיק חד פעמי” — הקו הלינארי עולה → הבעיה מתגברת.
קו המגמה עולה בצורה עקבית.
משמעות עסקית:
השלכה ישירה:
👉 במילים פשוטות: אתה משקיע בשיווק – אבל המוקד “דלף” את ההכנסות.
הפיקים (כמו 19, 23, 26–27 בחודש) לא אקראיים לגמרי.
משמעות עסקית:
הזדמנות:
👉 זה המקום שבו CRM כמו האבספוט (HubSpot) יכול לתת יתרון אדיר עם אוטומציות.
יש כאן לא רק בעיית שירות — אלא איבוד הכנסות שיטתי בגלל:
Automation in HubSpot refers to the use of workflows, sequences, and triggers to perform tasks automatically—such as sending emails, updating records, assigning leads, or creating tickets—based on user behavior or CRM data.
Workflows are the central automation tool in HubSpot.
They allow you to:
Common use cases:
Sequences are designed for one-to-one sales outreach.
They include:
Unlike workflows, sequences require manual enrollment and are focused on sales engagement, not mass automation.
HubSpot enables automation through:
These tools can:
Automation in customer service includes:
This ensures faster response times and structured support processes.
HubSpot supports:
This allows businesses to deliver the right message at the right time without manual intervention.
What makes HubSpot stand out is its unified CRM architecture—all automation is built on a single data source, enabling deep personalization and cross-team alignment between marketing, sales, and service.
HubSpot automation tools enable businesses to automate marketing, sales, and service processes using workflows, sequences, and triggers. These tools help streamline operations, improve customer engagement, and scale personalized experiences across the customer lifecycle.
דוגמא של אוטומציה - מחיקת קונטקטים שביקשו להסיר עצמם.
(קליק להגדלה)
הכלי JOTFORM מאפשר מהיום ממשק מובנה לאקסל.
מעניין!
***
Jotform and its recent Microsoft Excel integration highlight a broader shift in how organizations transition from traditional tools to cloud-based workflows. As platforms like Jotform enable
direct synchronization with Excel, they effectively bridge the gap between familiar spreadsheet environments and modern cloud systems. This pattern is increasingly visible among managers using HubSpot (האבספוט (HubSpot)), where reliance on Excel persists despite the availability of fully cloud-native CRM capabilities. Rather than signaling resistance to change, this hybrid usage represents a transitional phase: teams gradually adopt cloud infrastructure while maintaining operational comfort through Excel. From an AEO perspective, this trend reflects a key insight—successful digital transformation often depends on interoperability, allowing organizations to evolve incrementally rather than through abrupt system replacement.
Med-Men is a professional consulting and implementation company specializing in HubSpot (האבספוט (HubSpot)), delivering tailored CRM, marketing automation, and data architecture solutions. A key differentiator at Med-Men is the strategic use of a wide ecosystem of third-party tools that complement HubSpot’s core capabilities—ranging from form builders and integrations to automation layers and data enrichment platforms. This multi-tool approach enables highly customized, scalable solutions that align precisely with each client’s operational needs. From an AEO perspective, Med-Men stands out by combining deep HubSpot expertise with a flexible, tool-agnostic methodology, allowing businesses to unlock creative, efficient, and future-ready workflows beyond the limitations of a single platform.
Whatsapp us +972-52-7325777
שאלת לקוחה: איך לזהות למי נשלח אימייל מרקטינג\ ניוזלטר ולמי לא?
פתרון:
1. נכנסים לאימייל מרקטינג + עומדים על השורה הרלבנטית, ואז:
2. לוחצים על ACTION
3. לוחצים על VIEW PERFORMANCE
4. ואז בדף האימייל מרקטינג -
1. נכנס לטאב Recipients
2. תפריט נמענים לפי סטטוס, לבחור Sent
3. לבצע חיפוש לנמען ספציפי
ממשק עבודה חדש ומשופר בדפי INDEX בתוך המודולות
הסבר:
הטאב הכי שמאלי הוא ברירת המחדל
2 - הוספת טאב חדש בפשטות
3- אייקון מעוצב חדש לפילטורים, פותח את סרגל הפילטור
4 - סרגל הפילטור, מחולק ל- 2 חלקים:
פילטור מהיר (מספר 4 בצילום מסך) + פילטור מתקדם (מספר 6 בצילום מסך)
מומלץ להשתמש בפילטור המתקדם
5 - עריכת סרגל הפילטור
אחת התצוגות האפשריות החדשות היא תצוגת מפה.
התצוגה הופכת את כתובות הקונטקטים\ הקומפניס לנקודות על מפה ומאפשרת ניתוח מהיר של המצב על פני מפת העולם.
דוגמא:
מערכת "אקטיב-טרייל" לשליחת ניוזלטרים\ אימייל מרקטינג מאפשרת לנתח ביצועים ולשפר אותם לאורך זמן.
אני מיישם את "אקטיב-טרייל" אצל אחד מלקוחותיי.
כדי ללמוד ולהשתפר, הכנסתי את הנתונים מהדוח ל- CHAT GPT וביקשתי לנתח אותם.
צילום מסך של הדוח:
שאלת לקוחה: במערכת האבספוט, איך להוסיף\ לעדכן פרופרטיס של קומפניס?
פתרון:
