שליחת מיילים לסיילספורס (ללא נמען שהוא הלקוח)

לעתים יש צורך לשלוח מיילים לדף ספציפי של קונטקט, ללא כיתוב הקונטקט עצמו.
למשל: תיעוד לצרכים פנימיים של פגישה.
איך עושים את זה?

1. נכנסים לסיילספורס, לדף הקונטקט הספציפי.
2. מתוך כתובת ה- URL של דף הקונטקט, מעתיקים את הקוד הספציפי של הדף (זהו מספר בין 15 ספרות, לדוגמא: https://eu1.salesforce.com/003D000002P8IQe).
3. בתוכנת הדואר - פותחים את האי מייל שאותו רוצים לשלוח.
4.  בשדה TO מוסיפים את כתובת השליחה בסיילספורס (ה"רגילה")
5. בשדה SUBJECT מוסיפים כותרת ברורה (למשל: סיכום פנימי של פגישה)
ובתוך גוף ההודעה מוסיפים את המשפט: Ref:XXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXX  = הקוד שהעתקתם קודם (=003D000002P8IQe)

6. שולחים את ההודעה.

וזהו! ההודעה תשמר בדף הקונטקט.

סיילספורס: שינוי פורמט תאריך

מבנה תאריך DD/MM/YYYY או MM/DD/YYYY.

אם ברצונכם לשנות מבנה תאריך בסיילספורס:

The Locale setting affects the format of date, date/time, and number fields, and the calendar. For example, dates in the English (United States) locale display as 06/30/2000 and as 30/06/2000 in the English (United Kingdom) locale. Times in the English (United States) locale display using a twelve-hour clock with AM and PM (for example, 2:00 PM), whereas in the English (United Kingdom) locale, they display using a twenty-four-hour clock (for example, 14:00).

שליחת מיילים באופן אוטומטי לסיילספורס

ניתן להגדיר שליחה אוטומטית של מיילים לתיעוד בסיילספורס. 

זאת אומרת - לקבל כתובת דואר אלקטרוני מהסיילספורס, שכל פעם ש"נשתול" אותה בשדה BCC במייל, המייל שאנחנו שולחים ללקוח, יישלח ויתועד אוטומטית גם בסיילספורס. 

כדי להיכנס למסך הרלבנטי:

א. יש להיכנס למערכת הסיילספורס

ב. יש לבחור בשם המשתמש בסרגל העליון ואז SET UP

ג. ואז.. (מומחש בצילום מסך המצורף): 

1. יש לבחור באפשרות Email

2. יש לבחור באפשרות Email to Salesforce

3. הכתובת במלבן הצהוב היא הכתובת שיש לשתול במייל בשדה BCC. 

בנק (מאגר) לידים

כפי שדיברנו בבלוג זה בעבר, כל תהליך מכירה כולל את השלבים הבאים:
1. בניית בנק (מאגר) לידים 
2. פניה (טלפונית\ מייל)
3. פגישה
4. הצעת מחיר ומו"מ
5. סגירת עסקה\ הפסד

בתחרות העסקית, אחד הפערים הכי גדולים של עסקים קטנים ובינוניים מול עסקים גדולים זה - שאין להם מאגר לידים מנוהל. 


מאגר לידים מנוהל מאפשר לעבור מפעילות מכירתית ב"קטן" (אחד*אחד), לעבודה גם בגדול, במאסות. לדוגמא: לשלוח מייל לרשימת תפוצה של 30,000 נמענים - יחד.

בתמונה המצורפת ניתן לראות את הצמיחה הכמותית של מאגר הלידים של אחד הלקוחות שלנו. המספרים מציינים את מספר אנשי הקשר (הקונטקטים) שמנהל הלקוח לאורך הזמן.

אקסל: פיצול טקסט מעמודה אחת למספר עמודות

הסבר קצר על פיצול טקסט למספר עמודות באקסל:
http://smallbusiness.chron.com/split-excel-data-two-columns-54661.html

נדרש לעתים בעת עבודה על אקסלים גדולים, לפני ייבוא ל- CRM.

סיילספורס: ביטול חלון תזכורות קופץ

במערכת הסיילספורס, מוגדר כברירת מחדל חלון תזכורות קופץ למשימות האישיות.
כדי לבטל את חלון התזכורות הקופץ, יש לבצע את התהליך המתואר בתמונה המצורפת.









מילות חיפוש: סיילספורס, חלון תזכורות קופץ, חלון משימות, הגדרות בסיילספורס.

סיילספורס: סידור סרגל הכלים המרכזי

סרגל הכלים המרכזי בסיילספורס (Salesforce) הוא כלי הניווט הראשי במערכת ומאפשר מעבר בין הטאבים (המודולים) השונים.
סרגל זה מתחיל בטאב HOME וממשיך לטאבים נוספים.
אחת מהמשימות הראשונות שיש לבצע בעת קבלת יוזר היא - סידור סרגל הכלים המרכזי.
סרגל הכלים המרכזי אמור לכלול את הטאבים המרכזיים בהם נעשה שימוש בארגון, על ידי המשתמש.
בתמונה המצורפת, הסבר על אופן ארגון סרגל הכלים.

במרבית הארגונים, יופיעו לפחות הטאבים הבאים:
HOME, ACCOUNTS, CONTACTS, OPPORTUNITIES, REPORTS

התייעצו עמנו לגבי הטאבים שיש להציג.

תהליכי עבודה מרכזיים במכירות, ליישום ב- CRM

בשלב הראשון ביישום מערכת CRM לניהול לידים ולקוחות, יש צורך בהגדרת תהליכי העבודה הנדרשים.
תהליך עבודה כולל מספר שלבים ומסתיים בתהליך בקרה מוגדר (דוחות\ דשבורדים) ומנוהל.

בדרך כלל, קיימים שלושה תהליכי עבודה מרכזיים:

1. LEAD GEN \ יצירה וניהול של לידים חדשים
2. ניהול הלקוחות הקיימים
3. ניהול הצעות המחיר

לאחר הגדרת תהליכי העבודה, מיושמים התהליכים במערכת ה- CRM, כאמור, כולל תהליכי הבקרה והלמידה. 

התמונה לקוחה מהאתר הזה - 

http://funnysalescartoons.com/photo/funny-sales-cartoon-complex-sales-process-closing

סיילספורס: ייבוא (קליטת) רשימת אקאונטים\ קונטקטים

מערכת הסיילספורס מאפשרת קליטת רשימת אקאונטים\ קונטקטים - מתוך קובץ אקסל.

השלב הראשון בתהליך הוא יצירת קובץ באקסל, הכולל את כל העמודות אותן רוצים לקלוט.
בנוסף, בדיקה בסיילספורס שיש את כל העמודות אותן רוצים לקלוט.

השלב השני הוא ביצוע הייבוא (IMPORT) לתוך המערכת.

השלב השלישי הוא בדיקה שכל הדאטא נקלטה.

על שלבים 2 ו- 3 נפרט בהמשך.

סיילספורס: דוחות

אחד הכלים החזקים בסיילספורס הוא כלי הדוחות.
הכלי מאפשר בנייה של דוחות מתוך כל השדות הקיימים במערכת.

בשלב הראשון נכיר את מבנה מחולל הדוחות - ראו הסבר בתמונה המצורפת.
שימו לב שלרשותכם מגוון כלים לארגון ולחיפוש התיקיות - כלי התיקיות, כלי מנוע החיפוש, כלי הטבלה הדינמית (כותרות דינמיות).
בהמשך נלמד גם על דרכים נוספות לארגון הדוחות.

שימו לב שלכל דוח יש כותרת ותקציר (המופיעות שתיהן בטבלה).

סיילספורס: ביטול התרעות על קבלת משימה חדשה

מערכת הסיילספורס מאפשרת לנהל משימות מכירה.
כברירת מחדל, מוגדר במערכת, שליחת מייל התרעה ליוזר, בעת קבלת משימה חדשה.
ניתן לשנות הגדרה זו - ולבטל קבלת התרעה על קבלת כל משימה חדשה.
התהליך מוצג בתמונה המצורפת.

סיילספורס: כניסה ללא סיסמה מאותו מחשב

ניתן להגדיר במסך הכניסה לסיילספורס, שכניסות עתידיות למערכת מאותו המחשב - תהיינה ללא צורך בהקלדת סיסמה.
הסבר בתמונה המצורפת.

המשמעות: בכניסות הבאות מאותו מחשב, לא תידרשו להקליד סיסמה.
רלבנטי למשתמשי מחשב אישי, בו כל הכניסות למחשב הנן של אותו משתמש.
אל תפעילו אופציה זאת במידה ומשתמשים במחשב מספר יוזרים (משמעות ההפעלה היא שיוזרים אחרים במחשב יוכלו גם הם להיכנס לסיילספורס ביוזר שלכם).

בהצלחה.

סיילספורס: שכפול דאטא של כתובת האקאונט לכתובת הקונטקט

אחד המנגנונים היעילים בסיילספורס הוא שכאשר פותחים אקאונט ומזינים בו כתובת (פיסית) של החברה, הכתובת מועתקת באופן אוטומטי לכל איש קשר חדש שנפתח.
מנגנון שכפול זה חוסך הרבה זמן בעדכונים כפולים של דאטא.

אחת הטעויות הנפוצות בניהול הדאטא היא לפתוח אקאונט, לפתוח קונטקט ואז לחזור ולעדכן כתובת באקאונט. והבעיה... הכתובת לא תתעדכן באופן אוטומטי בקונטקט. 

סיילספורס: הגדרה לצרוף קובץ בעת שליחת מייל לסיילספורס

בתוך הסיילספורס -

1. בסרגל העליון בצד ימין לחצו על השם שלכם
2. MY SETTINGS 
3. EMAIL 
4. MY EMAIL TO SALESFORCE
5. ואז סמנו את האפשרות - 
6. Always save email attachments
7. ו- SAVE

סיילספורס: תצוגת משימות דרך לשונית HOME

הפוסט הבא רלבנטי למי שעובד עם סיילספורס SALESFORCE CRM.

אחת האפשרויות לתצוגת משימות קלה ופשוטה, היא ישירות מלשונית HOME בסיילספורס, בתוך החלונית My Tasks.

בחלונית זו מרוכזות כל המשימות שלי.

ניתן לסנן את תצוגת המשימות בעזרת "מנגנון הסינון" המסומן בתמונה בספרה 4.
<קליק על התמונה להגדלה>

בהצלחה!

סיילספורס: הודעת DUPLICATE VALUE

פוסט זה מיועד למשתמשי הסיילספורס המזינים את המערכת.

לעתים בעת הזנת שדות, תעלה הודעת שגיאה: Duplicate value on record: XXXXXXXX.

הודעה זו מעידה על כך כי ערך שדה זה כבר קיים במערכת הסיילספורס.
לדוגמא: שדה ח"פ, בעת הזנת אקאונט חדש.
המשמעות: קיים בסיילספורס אקאונט עם ח"פ זהה לח"פ שהקלדת. זוהי כפילות.

הודעה זו נובעת מכך כי בהגדרות המערכת, הוגדר כי לא ניתן יהיה להזין פעמיים את אותו הערך בשדה זה.

כאמור:
DUPILCATE VALUE = יש מספר זהה במערכת.

הפתרון: מצאו את האקאונט המקורי ועבדו עליו. 

סיילספורס: תהליך סינון ראשוני של לידים

מצורף תהליך עבודה לשלב הראשון בתהליך המכירה: שלב סינון הרשימות.
מה שקורה הוא, שבדרך כלל מקבלים רשימות ארוכות של חברות (או פרטיים) פוטנציאליות בשוק, ממקורות שונים.
השלב הראשון בתהליך חייב להיות שלב של סינון. זאת מכיוון שחלק מהחברות ברשימה אינן רלבנטיות.
בתמונה המצורפת, מפורט תהליך הבדיקה הראשונית הזאת, כולל אופן התיעוד והניהול בסיילספורס.

סיילספורס: האם לתעד כל אינטראקציה עם לקוח?

שאלה מלקוחה: האם כל התכתבות בין הלקוח למוכר עלי לתעד בסיילספורס?

 

תשובה: קודם כל זו החלטה של הארגון.

מניסיון, בדרך כלל לא מתעדים כל אינטראקציה, אלא רק אינטראקציות חשובות, שמשפיעות על תהליך המכירה. 

למשל: טלפונים ראשוניים של לידים שפנו לחברה, פגישות וסיכומי פגישות, החלטות חשובות, וכדומה. 

סיילספורס: האם לתעד במערכת ה- CRM גם פניות לא רלבנטיות מהאתר?

שאלת לקוחה: בוקר טוב, דרך אתר האינטרנט נכנסות גם פניות (=לידים) שהן לא רלוונטיות למכירות (למשל: פניות לא רלבנטיות, ספקים), האם צריך לתעד פניות אלה ב- CRM?

תשובה: חשוב לרשום את כל הפניות בסיילספורס\ CRM. אלה נתונים חשובים לניתוח ולתהליכי בקרה ושיפור.
למשל: תארי לך מצב שבו 99% מהפניות מהאתר הן לא רלבנטיות.... נצטרך לחשוב איך לשפר את האתר כדי לקדם פניות רלבנטיות למכירות. 

סיילספורס: שליחת מיילים לתיעוד בסיילספורס

קיימת אפשרות לתעד מיילים שנשלחים ללקוחות - למשל הצעות מחיר, ישירות אל תוך הסיילספורס.
מומלץ לבצע זאת בעזרת מנגנון ה- BCC שבכל מייל.
ישנן מספר הגדרות שיש לבצע:
1. אדמיניסטרטור מגדיר הגדרת בסיס לקליטת מיילים על ידי הסיילספורס:
א. Setup> ואז Email Administration> ואז Email to Salesforce
ב. Active

2. כפתור שם בתפריט העליון> My Settings> ואז Email > וקליק על Email to Salesforce
א. ואז להעתיק את הכתובת שמוגדרת שם לתוך תוכנת הדואר שלכם (ככתובת אליה יש לשלוח את המיילים)
ב. להקליד את כל כתובות המייל הלגיטימיות לשליחת דואר לסיילספורס
ג. הגדרות נוספות בתחתית הדף
ד. Save