ברירת מחדל לכתובת המייל בשדה FROM במצב של מספר כתובות אפשריות

 שאלת לקוח: אצלנו בחברה, לכל משתמש יש מספר אימיילים מהם הוא שולח מיילים 1*1 מתוך מערכת "האבספוט".

לדוגמא:

1. המייל האישי של היוזר.
2. המייל Support@company.com.

היה יעיל אם הייתי יכול לקבוע מי מהם הוא ברירת המחדל בשדה FROM.

***

הפתרון: מייל ברירת המחדל שיוצג לך בשליחת המייל הבאה, הוא המייל האחרון ששלחת ממנו.

ולכן אתה קובע מהי ברירת המחדל :)

דוגמא:

הוספת קובץ הצעת מחיר בדיעבד - FAQ

שאלה מלקוחה (גרסה חינמית): בגלל שאני מטייבת ומוסיפה בדיעבד ידנית למערכת את כל הצעות המחיר ההיסטוריות, האם יש דרך לעדכן את התאריך המקורי בו נשלחה הצעת המחיר? כרגע המערכת מעדכנת את התאריך של היום בתור התאריך שבו נוצרה העסקה.

תשובה: במקום להוסיף את הצעת המחיר לדיל כ- attachment, תוסיפי את קובץ הצעת המחיר כ- Log > Log an email ולתוכו תעלי את הצעת המחיר.

(*קליק להגדלת התמונה)

אז תרוויחי את 2 הפעולות שאת רוצה: גם העלאת הקובץ וגם אפשרות לשלוט בתאריך :)

***

להטמעת האבספוט - "מד מן" 052-7325777 

האבספוט - בעת תיעוד מיילים מג'ימייל להאבספוט - חסימת פתיחת קונטקטים חדשים

שאלת לקוח: אני עובד עם הממשק בין ג'ימייל להאבספוט. עובד מצוין.

הייתי רוצה לתעד אך ורק מיילים של קונטקטים קיימים בהאבספוט ולא לפתוח קונטקטים חדשים. 

האם אפשרי? 

(לאחר התקנת התוסף המקשר לדואר של ג'ימייל\ אאוטלוק)

***

תשובה: במערכת האבספוט כלי חכם המאפשר לתעד באופן אוטומטי,

כל מייל שנשלח מתוך תוכנת הדואר ה"רגיל" אל תוך מערכת ה- CRM שלכם!

במקביל, במידה והקונטקט לא קיים ב- CRM, הקונטקט ייפתח כקונטקט חדש!!

זהו כלי חזק מאוד לאנשי מכירות.

במענה לשאלתך - נוצר הצורך ההפוך למנוע פתיחת קונטקטים חדשים בעת שליחת מיילים, במידה והקונטקטים לא קיימים. 

***

ניתן לעשות זאת בדרך הבאה (מעקף לחסימת כתובות דואר מסויימות מלהיות מתועדות אוטומטית): 

1. לחסום בפירוש קונטקטים מסויימים\ דומיינים מסויימים מלהיות מתועדים ב- CRM

למשל: אם אתם עובדים B2B לחסום תיעוד ב- CRM לכל הנמענים הפרטיים שלכם כדוגמת GMAIL, YAHOO, WALLA וכו'

הסבר לתהליך בתמונה הבאה:

(*) במידה ואין ביכולתך\ ברצונך כרגע להבחין בין קונטקטים קיימים בהאבספוט ורלבנטיים לקונטקטים לא רלבנטיים,

הצעתי היא להכין בהאבספוט תצוגה1 של אך ורק קונטקטים רלבנטיים, לסמן אותם בפרופרטי ייעודי (למשל: לקוחות העסק)

ואז להכין תצוגה2 של קונטקטים לא רלבנטיים - לקרוא לה בשם ברור, למשל: קונטקטים לחסימה = לא רלבנטים לעסק (לפלטר את התצוגה לפי הפרופרטי הייעודי - שלילי).

ואז - פעם ב- X זמן (חודשיים לערך) להיכנס לתצוגה 2, לייצא אותה לאקסל, ולקלוט את כל היוזרים למנגנון שלעיל (מרווח פסיק בין כתובות מייל\ דומיינים). 

2. בעת שליחת מייל מתוך תוכנת הדואר, לבטל את הסימון V ליד המילה LOG בעת שליחת המייל לקונטקט הלא רלבנטי

***

להטמעה מוצלחת של האבספוט CRM גם אצלכם - רובי "מד מן" 052-7325777

דגשים למשלוח מייל רשמי

יש נורמות מסוימות במשלוח אי-מייל בין ארגונים (=רשמיים) שחשוב לאמץ בעסק ובארגון. 

מייל ארגוני שונה ממייל פרטי, יש לו חשיבות ורשמיות מסוג אחר.

זוהי כעין "שפה משותפת", מקובלת, סטנדרט.

חשוב להדגיש!! כאשר עובדים בארגונים ובעסקים גדולים – מגיעים לעתים מאות (אם לא אלפי) מיילים ביום. אם אתם רוצים שיתייחסו ברצינות למיילים שלכם ואליכם – למדו את השפה שלהם והתחשבו בצרכים של הנמענים. 

אחרת יש סיכוי סביר שיתעלמו מהמייל שלכם.

או במילים אחרות: אם אתם לא מתחשבים בי (כקורא), למה שאני אתחשב בכם (ככותבים?). 

מספר דגשים למשלוח מייל רשמי:

1. אחד הדגשים החשובים הוא שלא שולחים מייל עם "נושא" – ריק

זה מבלבל ומחייב פתיחה של המייל כדי להבין על מה מדובר, לא מאפשר חזרה וניהול של התכתובת ולפעמים אף מגיע לדואר זבל של הנמען.

2. בנוסף - חשוב להדגיש במייל את נושא המייל, ואם צריך– להוסיף תאריך.

למשל – אם אני שולח עדכון לגבי תהליך המכירה של לקוח X, אני אציין בנושא המייל: "סטטוס תהליך המכירה של לקוח X נכון לתאריך 17/04/2014".

3. בנוסף, רצוי להדגיש לקורא את המשפטים החשובים.

ראו לדוגמא במייל זה. זאת כדי לוודא שהקורא שם את הפוקוס על המסרים החשובים. 

4. אם אתם מפרטים שאלות הדורשות תשובה, רצוי למספר את השאלות (כמו שעשיתי בדוגמא שלעיל).

אז המשיב יוכל לענות לפי המספור שהכנתם לו. 

בהצלחה!