שלבי תכנון

תוכנית לעומת מציאות

פוקוס

הפעם רצינו לכתוב קצת על נושא הפוקוס. אנחנו רואים כי אחד החסמים המרכזיים להצלחה הוא ה"רעשים" שיש בדרך ואובדן הפוקוס.

לכל עובד ומנהל יש יעד (DESTINATION, TARGET) אליו הוא צריך להגיע. חלק מהעובדים והמנהלים מתקשים בשמירת הפוקוס על היעד ומוסטים בקלות לעשות דברים לא רלבנטיים, לא רווחיים, לא חשובים.

אמר ווינסטון צ'רצ'יל (בתמונה משמאל): "לעולם לא תגיע ליעד אם תעצור ותזרוק אבנים בדרך על כל כלב שנובח" (תרגום חופשי).

כך גם בעסקים, במכירות ובתפעול - אם לא ניצור לעצמנו כלים ומנופים לשמירה על הפוקוס, והתמקדות במטרות שלנו לאורך כל השנה, בקלות נוסט מהדרך, ונעמוד בסוף השנה עם הצלחות חלקיות בלבד.

המלצתנו? נסו ליצור לעצמכם כלים ושיטות לשמירה על פוקוס....
1. כתיבה ותלייה של יעדי 2014 מול העיניים, על הקיר
2. כתיבה ותלייה של הדרך (התוכנית) להשגת יעדי 2014, על הקיר
3. אבני דרך לבקרה עצמית (יומיות, שבועיות, חודשיות) כולל זמן משוריין ביומן לבקרת כיוון ההתקדמות (והאם אני בכיוון של מטרות 2014)
4. רשימת משימות מתועדפת - יומית\ שבועית
5. מישהו שיזכיר לכם מדי יום\ שבוע את סדרי העדיפויות
6. זמן ניתוק מהסחות דעת כדי להתמקד בדברים החשובים

תוכניות

בכדי לסייע לעסקים להגיע למטרות סוף השנה, אנו מנסים כל העת ללמד את הטכניקה ליצירת תוכנית עבודה.

ביצירת הצלחות, החשיבות שיש להגדרת מטרות והחשיבות שיש ליצירת תוכנית, הוא זהה.

להרבה אנשים קשה להתרכז ולהשקיע זמן בחשיבה על תוכנית. הם "רצים" לעשות, לבצע, לפעול, לכבות שריפות.

להרבה אנשים קשה "לראות" את הקשר בין המטרות ובין התוכניות. הרבה אנשים שוכחים מהתוכניות ומקווים ש"איכשהו" הם יגיעו למטרות. זה לא עובד. וגם אם זה במקרה עובד - זה לא יאפשר שיפור בשנים הבאות.

המגבלה של אלתור: אלתור הוא מוגבל לפעילות סוליסטית ואינו מאפשר לעשות שיפור.
כדי לנהל אנשים אחרים וכדי להשתפר בעתיד אנו חייבים "להוציא" מה"בטן" את הפעולות הספונטניות שלנו (טובות ככל שיהיו, מקצועיות ככל שיהיו) ולהפוך אותן לתוכנית כתובה. בדיוק כמו נגן מאלתר מצטיין שהופך למנצח. אם הוא לא יציג את התווים לתזמורת - לא יבינו אותו...

דגשים נוספים לגבי יצירת התוכנית:
1. מומלץ בחום לתקף את התוכנית עם אנשים נוספים שיכולים לתרום לה. זוויות ראיה שונות תורמות לתוכנית ומאפשרות לה להתמודד עם מגוון אילוצים ובעיות עתידיות, כבר בשלב מוקדם זה.
2. בנוסף, מומלץ להריץ "תסריטים" שונים על התוכנית ("מקרים ותגובות"), כדי למנוע מראש בלת"מים (במקום להתמודד עם הבלת"מים בעתיד).

בהצלחה!

צורת חשיבה - מהסוף להתחלה

או במילים אחרות: קודם כל מטרות!!

אנו מדריכים הרבה אנשי עסקים ומכירות על צורת החשיבה "ההפוכה", הנדרשת מאנשי עסקים וממנהלי מכירות - כדי להתנהל בעולם עמוס גירויים והפרעות.

התהליך מוצג בתרשים משמאל - קליק כדי להגדיל.

החצים בתרשים מציגים את 2 השאלות הכי חשובות שיש לשאול בדרך לבניית תוכנית העבודה -
1. איפה תרצו להיות בסוף השנה\ בסוף תהליך? (לאן תרצו להגיע?)
2. ורק אז - איך תגיעו לשם? (מה הדרך?)

ללא הגדרת יעדים ברורה, רוב הסיכויים שתתברברו בדרך.
וגם אם לא... איך תדעו שהגעתם ליעד, בלי להגדיר יעד...?

בהצלחה!

כשלים נפוצים בתוכניות עסקיות

אחת המטרות של הבלוג הזה היא לחסוך מכם טעויות.

אז בבקשה... להלן לינק למאמר מעניין מאתר About.com המציג 7 כשלים נפוצים הקשורים לתוכניות עסקיות.
רלבנטי גם לגבי כל תוכנית מכירות - הן ברמת כל איש מכירות והן ברמת העסק כולו.
כדאי מאוד לקרוא וללמוד את הכשלים האופייניים הנ"ל, פשוט כדי להימנע מהם - בלי צורך "לנסות בעצמכם".

קישור למאמר

בהצלחה! 

מי צריך תוכנית? - המשך

אחת ההתנגדויות הכי גדולות ליצירת מטרה ותוכנית להשגת המטרה היא: "אני עושה את המקסימום ושום תוכנית לא תהיה יעילה יותר מלעשות את המקסימום...!"

אז זהו שזו טעות. העניין הוא לא כמה קשה עובדים, אלא האם השקעת הזמן והאנרגיה שלנו היא בכיוון הנכון - בכיוון המטרות שתוכננו לשנת העבודה הנוכחית.
או במילים אחרות: עבודה חכמה (SMART WORK) ולאו דווקא עבודה קשה (HARD WORK).

הפוקוס צריך להיות הכיוון ולא העומס, או במילים אחרות, זה שמזיזים אבנים מצד לצד, לא בונה בית...

בתור מנהלי עסקים ואנשי מכירות, אנו חייבים לוודא כל הזמן כי המאמצים והזמן שאנו משקיעים - הם בכיוון הנכון. אחרת הם יהיו מאמצי סרק, בכיוונים שלא מקדמים אותנו או את העסק.

המלצה שלנו? תלו מול העיניים את מטרות 2014 שלכם, וודאו כל הזמן כי המאמצים שאתם עושים מסייעים לכם להתקרב אל המטרות הנ"ל, כך שתוכלו ב- 31/12/2014 להגיע אל המטרות ואולי אפילו לעבור אותן.

בהצלחה! 

קלף אסטרטגי - הכנה לפגישה

אחד "הקלפים התחרותיים" החזקים שלנו הוא היכולת שלנו לתכנן את הפגישות.
תכנון פגישה יכול לסייע בצורה משמעותית להשגת המטרות.
הפעם בחרנו שלא להסביר יותר מדי, אלא פשוט להציג מכתב סיכום קצר לפגישה חשובה שהיתה לאחד מהלקוחות שלנו. הלקוח תכנן את הפגישה. התוצאות היו מעולות.

קליק על התמונה מימין כדי להגדיל.

תוכנית עבודה

גם בתחום המכירות והשיווק וגם בתפעול של כל עסק - הצורך בתכנון קדימה הוא קריטי להצלחת העסק.

אחד הקשיים שאנחנו נתקלים בהם אצל אנשי מכירות, מנהלים ויזמים הנו הקושי לתכנן קדימה את השנה\ הרבעון\ החודש הקרוב - מבחינת המשימות והפעולות הנדרשות למימוש פרויקטים.

כדי לעזור להם, עיצבנו את תוכנית העבודה הפשוטה משמאל, המאפשרת לתכנן את השבועות הקרובים בעזרת טבלה שבועית.

מדוע צריך לתכנן?
1. ליצור פוקוס. כדי ליצור "מפה" שתאפשר לנו להוביל את הפרויקט בבטחה אל היעד שקבענו.
2. למנוע בלתמים. כדי "למנוע שריפות במקום לכבות אותן" - לזהות מראש "צווארי בקבוק" ולטפל בהם כבר בשלב התכנון.
3. הקצאת משאבים. כדי לקבוע סדרי עדיפויות והקצאת משאבים.
4. מציאותיות. כדי "לקנקרט" (מהמילה קונקרטי) את החלומות ולא להשאירם בגדר חלומות באספמיה בלבד.
5. שפה משותפת. כדי ליצור שפה משותפת ותיאום ציפיות עם שאר חברי הצוות, המנהלים, העובדים.
6. תיעוד. כדי "להוריד מהראש" ומהזיכרון, את הצורך לזכור את כל פרטי הפרויקט ולוחות הזמנים.
7. בקרה. כדי לאפשר לנו לבדוק את עצמנו ואת השותפים לפרויקט.

בהצלחה!

הקשר שבין "לתכנן" ו-"להתכונן"

הרבה לקוחות מדברים אתנו על "הרצון שלהם להצליח". שימו לב לציטוט בתמונה: "הרצון לנצח לא שווה הרבה, אם לאדם אין רצון להתכונן". ציטוט מאוד מעניין ומעורר מחשבה.

שמתם לב לקשר המילולי שבין המילים לתכנן ולהתכונן?

שאלה שעלתה בישיבות התכנון ל- 2014: בעת בניית תוכנית העבודה ל- 2014, האם אנחנו שמים "סתם" מספרים, יעדים, או שאנחנו מתכוננים באמת לקראת השנה?
למשל:
1. מכינים את האנשים לשינוי, מדריכים אותם
2. מכינים את התשתיות לשינוי
3. חושבים על מקרים ותגובות לתוכנית, מתכננים PLAN B
4. מתכננים את הזמן שלנו - עבור השינוי הצפוי בהכנסות ובכמות הלקוחות
5. מתכננים את תהליך הלמידה שלנו - שיידרש בכדי לנהל ולהוביל את השינוי.
וכו'.

ובמילים אחרות: איך אפשר להתכונן, בלי לתכנן?

בהצלחה!

חשיבותה של תוכנית אופרטיבית

אחד המקורות המעניינים ללמידה לגבי מושגים ותהליכים הקשורים בניהול ופיקוד הוא דוח וינוגרד, מינואר 2008, שתיחקר את אירועי מלחמת לבנון השניה.

הדוח, סוקר את אירועי המלחמה, אך גם מציג רקע ובו סטנדרטים נדרשים מתהליכי ניהול וארגון של ארגון (במקרה זה - צבא).

ראו משמאל ציטוט מתוך עמוד 405 בדוח, המתייחס לחשיבותה של תוכנית אופרטיבית. 

קליק להגדלת התמונה.

ההגדרה וההדגשים הנ"ל רלבנטיים גם לתוכנית עסקית וגם לתוכנית ניהול ומכירות בעסק. לפעמים עקב נסיבות ואילוצים מייחסים חשיבות נמוכה לזמן ולעומק התכנון, אך זוהי תהיה בדרך כלל שגיאה.

היכולת לתכנן תוכנית טובה ורצינית היא אחת היכולות החשובות של כל מנהל. זהו אחד ההבדלים בין מנהל לעובד ואחת הציפיות הבסיסיות מכל מנהל באשר הוא.

יש להקדיש זמן ועומק מחשבה לתהליך התכנון, כי בסופו של דבר תוכנית אופרטיבית טובה ומתאימה היא הבסיס להתנהלות העסק\ המכירות והיא חלק ממדדי ההצלחה של העסק\ המכירות לאורך השנה. 

יש לתרגל "מקרים ותגובות" לכל תוכנית ולתכנן גם חלופות לכל תוכנית ("מה יקרה אם...?"). 

בהצלחה! 

ניתן למצוא כאן את דוח וינוגרד המלא

הקשר בין רמת התכנון לסיכויי ההצלחה

לקראת תוכנית 2014, מצאנו לנכון להציג ולהסביר את הקשר שבין רמת התכנון לבין סיכויי הצלחת התוכנית שלכם.
הקשר הזה רלבנטי לכל תוכנית בכל הרמות - גם תוכנית עסקית של עסק, גם תוכנית שיווק, גם תוכנית מכירות, גם תוכנית תפעול.
ככל שרמת התכנון תהיה טובה יותר, יסודית יותר, כוללת גם "מקרים ותגובות" רבים יותר - כך אתם מעלים את סיכויי הצלחתה.
ככל שרמת התכנון תהיה שטחית יותר - אתם מגדילים את סיכויי אי ההצלחה.

ראו בתרשים משמאל (הקליקו על התרשים כדי להגדילו).

בהצלחה!

ניהול הכנסות העסק

אחד מהכלים החשובים של מנהלי העסק ואנשי המכירות שלהם, הנו הכלי לניהול ההכנסות של העסק.

כלי זה כולל בד"כ טבלה וגרף. כלי זה מציג את תוכנית ההכנסות החודשית של העסק, ואת הביצוע בפועל. 

התוכנית מתוכננת בתחילת כל שנה. ה"בפועל" מעודכן מדי סוף חודש. 

קליק על התמונה כדי להגדיל.

מה בעצם קורה בעסק ללא כלי שכזה? 

1. אין תיאום ציפיות בין בעלי העסק ובין אנשי המכירות בעסק. העסק יתנהל בלחץ (לפעמים היסטרי), כשלא ברור מה הציפיות... בעצם.... ?
2. אין פוקוס. יש סכנה של חוסר פוקוס של המכירות בציפיות של העסק. אנשי המכירות יפזרו את זמנם במקומות פחות מכניסים לעסק. 
3. אי אפשר לתכנן את המשאבים בהתאם לציפיות (כי אין ציפיות מספריות). אי אפשר לדעת מהו "החזר ההשקעה" (ה- ROI) עבור השקעות שכבר מבצעים. ומכאן - אי אפשר למקסם את הפעלת המשאבים כמובן. 
4. לא ניתן יהיה לשפר ביצועי מכירות. כי עסק שאין לו תוכנית מכירות - אין לו גם יכולת לשפר את התוכנית. או במילים אחרות: "איך אפשר לשפר תוכנית שלא קיימת?".
5. אי אפשר יהיה לדעת האם היתה הצלחה או כשלון...? כי ללא מדד הצלחה ברור, אי אפשר למדוד כלום.  ("אם אתה לא יודע לאן אתה הולך, איך תדע שהגעת?")

ומכאן - גזר הדין (האופטימי) של עסק ללא תוכנית מכירות יהיה בדרך כלל - להמשיך להרוויח את מה שהוא הרוויח עד היום (פחות או יותר) ועם המון לחץ ותסכול.... וזה לא מעודד. 

ולכן, לקראת 2014, אנו ממליצים לשבת ולתכנן את תוכנית ההכנסות החודשית של העסק שלכם. 

אסטרטגיות

באופן עקרוני, אפשר לחלק אסטרטגיות שיווק ומכירה של עסק לשתי קבוצות מרכזיות:
א. אסטרטגיות "מבפנים החוצה" - שבה מנסים למכור מוצר קיים לכמה שיותר גורמים בשוק הרחב.
ב. אסטרטגיות "מבחוץ פנימה" - שבה ממפים סיגמנט (פלח שוק) ספציפי, מאתרים צרכים עסקיים ומנסים לממש אותם בעזרת פתרונות שהעסק יציע.

אלה שתי אסטרטגיות שונות, המצריכות תהליכי עבודה שונים וידע שונה.
למשל: באסטרטגיה מסוג "מבחוץ פנימה", נדרשת יכולת ניתוח ומיפוי פלחי שוק, נדרשת יכולת לאסוף מידע אובייקטיבי מפלח השוק, נדרשת יכולת לתכלל ולעבד את המידע, נדרשת יכולת להפוך את הצרכים לפתרונות, "לארוז אותם" שיווקית, לתמחר אותם, ולמכור אותם.

כאשר עסק מדשדש מבחינת המכירות, יהיה זה לפעמים בגלל שהוא הגיע למקסימום מיצוי (מבחינתו) של אסטרטגיה "מבפנים החוצה". אחת הדרכים להשתחרר מהתקיעות, היא לעבור לאסטרטגיה של "מבחוץ פנימה", להתחיל להקשיב לצרכי לקוחות וללמוד להפכם למוצרים.

ומה האסטרטגיה ה"נכונה"? כנראה שהתשובה קשורה לשילוב בין שתי האסטרטגיות, במינון המתאים לפלח השוק ולעסק שלכם. בתוך כך, תפקיד אנשי המכירות והשיווק לגשר ולייצר סינרגיה בין ה"חוץ" ל"פנים" - בין צורכי הלקוחות ובין המוצרים והשירותים שהעסק מציע. 

בהצלחה!