איך לייבא דילים עם שיוכים אל קונטקטים וקומפניס?

שאלת לקוח האבספוט: איך אפשר לייבא דילים למערכת, עם שיוכים אל קונטקטים וקומפניס?

פתרון:

מדריכון קצר פה

***

הדרכת האבספוט - "מד מן" 052-7325777

מילות מפתח: ייבוא קונטקטים, ייבוא דילים, יבוא דילים, אימפורט של דילים בהאבספוט, יבוא דילים מערכת האבספוט

צ'קליסט הדרכת ייבוא

ביצוע ייבוא IMPORT למערכת האבספוט הוא אחד השלבים החשובים בלמידת המערכת, כסופר אדמין.

כשירות עבורכם, הכנתי לכם צ'קליסט להדרכת ייבוא - קליק כאן

הצ'קליסט כולל גם תבנית לביצוע ייבוא בסיסי.

תהנו!

***

מילות מפתח: ייבוא, יבוא, IMPORT, ביצוע יבוא למערכת האבספוט, הבספוט, HUBSPOT ISRAEL, הטמעת האבספוט בישראל, שירות לקוחות האבספוט

ייצוא של רשימת ה- Connections מתוך לינקדין

מכירים את ה- APOLLO.IO?

שאלת לקוח האבספוט: איך לייצא מלינקדין ולייבא אל האבספוט את רשימת הקונקשיינס שלי?

ואיך לדאוג שלכולם יהיה מייל\ נייד? 

***

תשובה - בעזרת ה- APOLLO אפולו זה אפשרי!

(*) שימו לב נדרשת גרסה בתשלום של ה- APOLLO להעשרת מאסה של קונטקטים.

שלב א - ייצוא הקונטקטים מלינקדין וייבוא שלהם אל אפולו

1. ייצוא רשימת ה- Connections מתוך הלינקדין לקובץ CSV- פיטצ'ר מובנה של הלינקדין - קליק כאן 
2. ייבוא הרשימה אל ה- APOLLO 

שלב ב- העשרת הקונטקטים במיילים וייבוא שלהם אל האבספוט

1. סימון מי שרלבנטי מהקונטקטים (אפשר את כולם) 
2. העשרת הרשימה דרך ה- APOLLO 
3. ייבוא הקונטקטים המעושרים בדאטא אל תוך האבספוט 

***

להטמעה מקצועית של האבספוט גם אצלכם - "מד-מן" 052-7325777

מעל 200 הטמעות האבספוט CRM בישראל.

מילות מפתח: אפולו, Apollo, העשרת מיילים, אימיילים, האבספוט, מה זה האבספוט, הבספוט, הטמעת האבספוט בישראל, הדרכות האבספוט, hubspot israel, ייצוא לינקדין, יצוא מהלינקדין, יצוא רשימת קונטקטים מהלינקדין, Connections export 

ייבוא דאטא טאסקים אל האבספוט בעזרת זאפייאר

 איך קולטים טאסקים (משימות) אל האבספוט? 

נניח - כשעוברים מערכת (מסיילספורס> האבספוט)

אז אפשרי לעשות את זה דרך זאפייאר (ZAPIER)

יש פה את המבנה הבסיסי לקישור השדות

Data Sync - סינק גוגל קונטקטס עם האבספוט

למשתמשי גוגל קונטקטס (Google Contacts) - ניתן לסנכרן את הקונטקטים שלכם אל האבספוט.

סינק זה יאפשר לכם לתאם באופן מתמיד בין הקונטקטים בגוגל קונטקטס לקונטקטים בהאבספוט.

שלב א - התקנת הסינק

1. בסרגל העליון של האבספוט, בחרו בכפתור המרקט של האבספוט
2.  הקלידו את מילת החיפוש: Google Contacts
3. בחרו באפליקציה 
4. התקינו את האפליקציה עד להגעה למסך ההגדרות (ראו שלב ב להלן)

ראו פה המחשה (קליק להגדלה):

המשך:

שלב ב - מסך הגדרת הסינק

שימו לב לתמונה שלמטה הממוספרת לנוחיותכם ללמידה.

1. בחלק העליון של המסך יש 2 לשוניות
2. לשונית 2 תאפשר לכם לסנכרן שדות בין הגוגל קונטקטס אל האבספוט פרופרטיס
3. בשדה 3, תוכלו לבחור את הקבוצות בגוגל קונטקטס לסנכרון עם האבספוט 
4. בשדה 4 תגדירו אילו קבוצות מגוגל קונטקטס יסתנכרנו אל האבספוט
5. בשדה 5 שבתמונה, תוכלו לבחור האם לסנכרן רק קונטקטים עם מיילים \ כל הקונטקטים. יש יתרונות לכאן ולכאן. תלוי בשיטת ההפעלה שלכם. התייעצו עמי במידת הצורך.

***

לביצוע טיוב נתונים לאחר הסינק - INSYCLE - כלי מומלץ! - הקליקו כאן להסבר

***

להטמעת האבספוט גם אצלכם: "מד-מן" 052-7325777

מילות מפתח: גוגל קונטקטס, סינק, סנכרון, סינכרון גוגל קונטקטס אל האבספוט, ממשק גוגל קונטקטס אל האבספוט

כללי אצבע בסיסיים - ביצוע יבוא קונטקטים למערכת האבספוט

הי האבספוטרים יקרים,
שאלו אותי לקוחות חדשים, מהם כללי הבסיס ליבוא קונטקטים מקובץ אקסל אל האבספוט?

אז ככה,
יש מספר "כללי אצבע בסיסיים" שכדאי להכיר ולתרגל,
בעת הכנת קובץ אקסל לביצוע יבוא קונטקטים להאבספוט.

לנוחיותכם, הכנתי את 6 הכללים הבסיסיים על תרשים (קליק להגדלה):

כלל 1 - האימייל. האימייל בד"כ הוא שדה מפתח\ מקשר בין הדאטא לבין הדאטא שכבר קיימת בהאבספוט.
הוא חשוב מאוד, מפני שאחרת יש סיכוי שיווצרו לכם כפילויות בתוך האבספוט.
כמו כן, כדאי מאוד לבדוק שאין שגיאות הקלדה במיילים השונים. מערכות אחרות אינן בודקות את תקינות המיילים בעת הזנתם. האבספוט כן בודקת. אם יהיו שגיאות בולטות, האבספוט תעלה הודעת ERROR בעת הקליטה.
כמו כן, מנסיון, יש לבדוק שאין כפילויות בשדה "אי מייל".

כלל 2 - יש לבדוק שיש הפרדה בין עמודת השם הפרטי לשם המשפחה.
יש באקסל כפתור שמפריד דאטא כזאת בקלות (DATA >> TEXT TO COLMUNS).

כלל 3 - שמות הכותרות חייבים להיות בדיוק כמו שמות הפרופרטיס בהאבספוט.

כלל 4 - לא ניתן לייבא דאטא אל תוך הפרופרטי CREATE DATE.
זהו פרופרטי שנוצר אוטומטית בתוך מערכת האבספוט.

כלל 5 - אם וכאשר יצרתם פרופרטיס חדשים בתוך האבספוט, ניתן לקלוט גם את הערכים (Values) שלהם.

כלל 6 - יש לשמור את הקובץ עם לשונית אחת בלבד.

***

הטמעת האבספוט בישראל? - רק "מד-מן" 052-7325777

מילות מפתח: יבוא, יבוא קונטקטים, כללי בסיס ליבוא קונטקטים, ייבוא קונטקטים להאבספוט, ייבוא אל האבספוט, חוקים לקליטת דאטא להאבספוט, יבוא קונטקטים למערכת האבספוט, האבספוט בישראל, הטמעת האבספוט, HUBSPOT ישראל

יבוא משולב של מספר אובייקטים במערכת האבספוט

מערכת האבספוט מאפשרת לייבא במקביל מספר אובייקטים (קונטקטים\ קומפניס\ דילים\ טיקטים\ הערות).

למשל: ייבוא קונטקטים וקומפניס.

למשל: ייבוא קונטקטים ו- NOTES.

***

שימו לב בעת ביצוע הייבוא למערכת האבספוט, לאפשרויות הבחירה של השדות\ הפרופרטיס -

***

להטמעה מעולה של האבספוט CRM בחינם או גרסאות בתשלום גם אצלכם - רובי מד מן - 052-7325777

מילות מפתח: האבספוט, CRM בחינם, ייבוא להאבספוט, יבוא להאבספוט, יבוא משולב, ייבוא משולב, יבוא למערכת האבספוט, Import Hubspot, הטמעת האבספוט בישראל, הדרכה להאבספוט בישראל, Hubspot Israel, תותחי האבספוט, CRM בחינם, עזרה להאבספוט

ייבוא קונטקטים חדשים לקומפניס קיימים

 הי,

שאלו אותי לגבי ייבוא של קונטקטים חדשים אל תוך קומפניס קיימים במערכת האבספוט.

אז ככה: זה אפשרי, ודי בקלות!!

***

לפני שנתחיל, בואו נעשה סדר בקבצים: 

קובץ הייבוא ייקרא להלן קובץ A - בקובץ זה יש את הקונטקטים החדשים ואת הקומפניס (שכאמור, קיימים גם בהאבספוט)

קובץ הייצוא של הקומפניס מהאבספוט, ייקרא להלן קובץ B - קובץ זה יכלול בהמשך גם את הקומפני ID של האבספוט, שיעזור לנו "לשתול" את הקונטקטים בתוך הקומפני הנכון

***

תהליך העבודה:

1. לכל קומפני בהאבספוט יש "קומפני ID" שאליו ניתן "לשדך" בהמשך קונטקטים. 

(*) הערה: לכל אובייקט בהאבספוט יש ID, גם לקונטקטים, דילים וטיקטים. 

2. ראשית, מתוך האבספוט, צריך לייצא לאקסל את רשימת הקומפניס (קובץ B), כולל קומפני ID של האבספוט וכולל שדה מקשר (=שדה המופיע בצורה זהה גם בהאבספוט וגם בקובץ האקסל לייבוא. למשל: שם הקומפני, או דומיין). 

3. בקובץ האקסל לייבוא (קובץ A), יש לבצע VLOOKUP אל מול קובץ הייצוא (קובץ B) ולהביא את עמודת הקומפני ID אל תוך קובץ A.

(*) הערה: למי שלא יודע לעשות VLOOKUP - חובה להכיר!! זו פונקציה בסיסית בניהול דאטא. יש המון חומרי לימוד באינטרנט. לדוגמא כאן.

4. יש לבדוק את כל הקובץ ולוודא שיש לכל הקומפניס גם קומפני ID. 

5. יש לוודא שכל העמודות הן דאטא אמיתית ולא נוסחאות (דרך COPY + PASTE AS VALUES).

6. לאחר מכן, יש  לבצע ייבוא של Multiple Objects הכולל ייבוא של קונטקטים וגם של קומפניס (תוך עדכון קומפניס קיימים, כאמור על פי קומפני ID)

***

להטמעה מעולה של האבספוט גם אצלכם - רובי - מד מן - 052-7325777

מילות מפתח: ייבוא קונטקטים, ייבוא קונטקטים וקומפניס, קומפני ID, ייבוא להאבספוט, האבספוט ייבוא, ייבוא של כמה אובייקטים, שיוך קונטקטים לקומפניס בהאבספוט

יבוא מורכב - גם קונטקטים וגם קומפניס, כשחלק מהקונטקטים ללא מייל וכל הקומפניס ללא דומיין

צורך שעלה מלקוחות האבספוט שלי - ייבוא של רשימת קונטקטים וקומפניס ארוכה (ייצאו ממערכת CRM אחרת),
כאשר חלק מהקומפניס ללא מייל + חלק מהקומפניס עם מייל פרטי (כמו GMAIL) + כל הקומפניס ללא דומיין.
גם לקומפניס וגם לקונטקטים יש ID ייחודי מתוך המערכת הקודמת. 

וואו. אתגר :) 

***

שימו לב שמדובר בגדול ב- 3 קבוצות של קונטקטים:
1. קונטקטים בעלי מייל עסקי (קל לפתרון דרך האבספוט, פשוט מייבאים אותם)
2. קונטקטים ללא מייל\ ללא מייל עסקי אך שייכים לעסק עם דומיין ועם קונטקטים אחרים בעלי מייל עסקי (שלבים א'-ה' עוסקים בהם)
3. קונטקטים ללא מייל\ ללא מייל עסקי ששייכים לעסק ללא דומיין\ ללא קונטקטים אחרים בעלי מייל עסקי (שלב ו' עוסק בהם)

***

סדר הפעולות:

שלב א' - ייבוא קונטקטים עם מיילים אל האבספוט
1. לוודא שהגדרתם בהאבספוט שקונטקט עם מייל עסקי פותח\ משתייך אוטומטית לקומפני עם דומיין (בהתאם למייל)
2. לייבא את כל הקונטקטים עם המיילים לתוך האבספוט
שימו לב! כל קונטקט עם מייל עסקי גם יפתח ישתייך אוטומטית לקומפני עם דומיין מתאים. חשוב!!

שלב ב' - ייצוא קומפניס מתוך האבספוט
1. יש לייצא קובץ קומפניס מתוך האבספוט,
שימו לב!! כולל הפרופרטיס ID-קומפני, וכולל DOMAIN

שלב ג' - הכנת הקובץ הקונטקטים של העסק לשידוך עם הדאטא מהאבספוט 
1. שכפול הקובץ מאסטר, לקובץ B
2. בקובץ הקונטקטים B - פילטור כל הקונטקטים ללא המייל
3. פילטור נוסף בקובץ B - פילטור כל המיילים הפרטיים 
4. סינון - מציאת כפילויות ומחיקתם מהקובץ B

נשארו לנו בקובץ אך ורק מיילים עסקיים, 1 מכל לקוח\ עסק

5. בקובץ B, הוספת עמודה ובה ה- DOMAIN 

שלב ד' - ביצוע VLOOKUP באקסל להוספת קומפני-ID מהאבספוט לקובץ האקסל

1.  ביצוע VLOOKUP באקסל להוספת קומפני-ID מהאבספוט לקובץ האקסל B
2. ביצוע VLOOKUP נוסף מקובץ B לקובץ A המאסטר, להטמעת קומפני-ID מהאבספוט גם בקובץ A אצל קונטקטים ללא מייל\ עם מייל פרטי בעסקים עם דומיין עסקי :) 

שלב ה' - קליטה להאבספוט של קובץ הקומפני המעודכן
1. קליטה להאבספוט של קובץ הקומפני B החדש, ובו גם דאטא מהמערכת הישנה וגם קומפני-ID מהאבספוט
יש לקלוט, כשבמהלך היבוא מסמנים את האפשרות V קלוט לפי COMPANY ID

שלב ו' אחרון - קליטה של כל הקונטקטים ללא מייל\ עם מייל פרטי + ללא דומיין עסקי 
1. בקובץ A, סינון כל הקונטקטים ללא קומפני-ID מתוך האבספוט (=שלא קיבלו קומפני-ID במסגרת כללל התהליך הקודם שעברנו לעיל)
2. פשוט קולטים אותם ופותחים גם קונטקטים חדשים וגם קומפניס חדשים
3. החלטה שקיבלנו: לשים אותם כרגע במעין "ארכיון", רק כדי לא לאבד את הדאטא

 

***

להטמעה מוצלחת של האבספוט CRM גם אצלכם - רובי "מד מן" 052-7325777

מילות מפתח: יבוא, יבוא קונטקטים, יבוא קומפניס, יבוא להאבספוט, יבוא האבספוט

ייצוא מיילים מג'ימייל - מיילים של קונטקטים ללא קונטקט מסודר

לגבי ייצוא מיילים מגוגל קונקטס... לקראת קליטתם במערכת האבספוט

עלתה השאלה לגבי ייצוא של אימיילים של קונטקטים ללא פתיחה "מסודרת" של קונטקטים בגוגל קונטקטס...

אז ככה, 

נראה לי שמצאתי את הפתרון לייצוא קונטקטים ללא פתיחה מסודרת של הקונטקט בגוגל קונטקטס (אבל עם אינטראקציה אתם מתישהו)

וללא התקנת תוספים (אני קצת חושש לאור המתקפה היום של האקרים, חושש מכל התוספים האלה),

***

יש בגוגל קונטקטס, תיקייה בשם "אנשי קשר נוספים" שאותה אפשר לייצא

ולשם נשמרים כל הקונטקטים שאיתם היית באינטראקציה בעבר, והם ללא קונטקט "מסודר" שנפתח 

יש פה הסבר -

https://support.google.com/contacts/answer/1069522?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=iw 

***

להטמעה מסודרת של האבספוט גם אצלכם - רובי "מד מן" 052-7325777

מילות מפתח: ג'ימייל, קונטקטים, קונטקט, ייצוא קונטקטים מג'ימיין, GMAIL, EXPORT CONTACTS

ייצוא קונטקטים מהג'ימייל (כולל מלל בעברית)

אחד השלבים ב- SETUP של מערכת האבספוט, זה ייבוא של כל הקונטקטים מכל המערכות שעד היום צברו קונטקטים בצורה מפורזת. 

ואחד הכלים החשובים לעניין הוא ה- GMAIL (שרבים בישראל משתמשים בו).

בייצוא "רגיל" של קונטקטים לקובץ CSV, המלל בעברית יוצא מחורבש.

יש לבצע תיקון קטן וזריז, המאפשר לשמור את העברית.

התהליך:

1. היכנסו לגוגל קונטקטים

2. בחרו באפשרות "ייצוא" בחלון ימין (במידה ואתם בממשק עברית, RTL)

3. בחרו באפשרות Outlook CSV

4. לחצו על הכפתור "יצוא"

5. יפתח אקסל ובו קובץ ה- CSV עם עברית מחורבשת

6. סגרו את האקסל (ללא שמירה)

7. היכנסו לתיקיית ה- Downloads שלכם ומצאו את הקובץ שהורדתם זה עתה

8. העבירו את הקובץ לשולחן עבודה שלכם (לשם הנוחות)

9. שנו את סיומת הקובץ ל- txt

10. פתחו את הקובץ בעזרת ה- Notepad (מקש ימין על הקובץ + Open with + ואז Notepad)

11. בחרו ב- File > Save as

12. בשדה Encoding בחרו באפשרות UTF-16LE

13. הקליקו SAVE וסגרו את ה- Notepad

כל הכבוד!!

14. שנו את סיומת הקובץ חזרה ל- CSV => העברית אמורה להיות תקינה!!

ועוד טיפ לסיום: 

15. כדי לפזר את הטקסט ב- CSV לעמודות (טבלה נורמלית באקסל), יש לסמן את הדאטא בקובץ 

16. ואז באקסל לבחור ב- Data > Text to Colmuns

17. ולהוסיף לאפשרות זו את הריווח בעזרת הסימן ","

פשוט וקל!!

***

להטמעת מערכת האבספוט CRM גם אצלכם - רובי "מדמן" - 052-7325777

מילות מפתח: גוגל קונטקט, ג'ימייל קונטקטים, ייצוא מגוגל קונטקטים, ייצוא מג'ימייל, ייצוא קונטקטים מגוגל קונטקט, SETUP למערכת האבספוט

הכנת קובץ אקסל לקליטה למערכת האבספוט CRM

איך אני מכין את הקובץ אקסל שלי, לקראת קליטה למערכת האבספוט CRM? שאל הלקוח.
אז ככה...
קודם כל, צריך להבין שיש 2 מצבי קליטה:
1. קליטה 1 - מצב שבו בתוך האבספוט CRM אין בכלל דאטא
2. עדכון - מצב שבו מעדכנים דאטא קיימת (מוסיפים פרופרטיס למשל) + מצב שבו יתכן וחלק מהדאטא מהאקסל כבר קיימת בהאבספוט וצריך לבדוק שלא דורסים דאטא קיימת בלי כוונה
***

אני אסביר להלן את תהליך העבודה ליישום עדכון קובץ (מצב 2 להלן), שהוא המורכב יותר.

א. הכנת הקובץ לקליטה

1. לשונית 1 בלבד באקסל
2. בדיקת השדות באקסל - שמותאמים לשדות "פרופרטיס" בהאבספוט. מומלץ מאוד ששמות השדות באקסל יהיו זהים לחלוטין לשמות השדות בהאבספוט CRM. 
3. בדיקה אין שדות מיותרים\ כפולים
4. יש ליישר קו מבחינת פורמט מספרי הטלפון (עם\בלי אפס, עם\בלי קידומת מדינה, עם\בלי "+"), גם בתוך האקסל וגם בין המספרים באקסל והמספרים בהאבספוט CRM.
5. במידה ומותקנת מערכת טלפוניה בענן, כדאי להתאים עצמכם לפורמט שלה.
6. מומלץ ששם הקובץ יציג את המהות של הקובץ (כי שם הקובץ נשמר בהאבספוט כעוגן להמשך לאתר את מקור הליד).
7. מכיוון שמדובר בתהליך ייבוא על דאטא קיימת בהאבספוט, נרצה לדעת באקסל על כלל הרשומות שצפויות להתעדכן (ולא להיקלט) בהאבספוט - כדי למנוע דריסת דאטא מיותרת.
   יש לבצע VLOOKUP על שדה מפתח באקסל עם רשימות הקונטקטים הקיימת בהאבספוט.
   במידה ואין שדה מפתח כדוגמת אימייל (שהוא שדה מפתח גם בהאבספוט וגם באקסל), יש לעשות VLOOKUP על אחד השדות האחרים, שבשאיפה יהיו זהים, למשל: מספר נייד.

האבספוט - ייבוא קונטקטים - תקלה בקריאת תאריכים

אחת התקלות הנפוצות בייבוא (Import) קובץ קונטקטים למערכת - היא אי קריאת תאריכים. 

אז בד"כ הפתרון קשור להתאמת הפורמט בין קובץ האקסל למבנה במערכת האבספוט. 

שימו לב שהשדה בחלון הגדרות הייבוא מותאם לשדה המוגדר באקסל. 

ואם אתם לא בטוחים - תנו למערכת האבספוט להוביל אתכם... היא בד"כ צודקת :) 

האבספוט - הסבר על ייבוא קונטקטים למערכת

ייבוא קונטקטים למערכת האבספוט, הוא אחד הצרכים המרכזיים של כל אדמיניסטרטור.

הן בשלב ה- SETUP והן בשלבים מאוחרים יותר.

התהליך הזה דורש מיומנות בסיסית באקסל. 

יש פה הסבר של צוות האבספוט על אופני הייבוא. לחצו כאן.

יש גם הסברים שונים בבלוג הזה שלי על אופני הייבוא.

בסך הכל - התהליך די פשוט, ומאפשר להעביר דאטא במהירות בין דאטאבייסים.

בהצלחה!!

****

לתמיכה והטמעה במערכת האבספוט בישראל - מד-מן 052-7325777

ייצוא קונטקטים מג'ימייל לקראת קליטה במערכת האבספוט

מערכת האבספוט מאפשרת לקלוט נתוני קונטקטים (אנשי קשר) מהרבה מערכות אחרות.

כחלק מה- SETP למערכת האבספוט, נדרש לעתים לבצע ייצוא של קונטקטים מהג'ימייל. 

הייצוא יתבצע בפורמט אקסל CSV.

הייצוא פשוט, אך לעתים ישנה הגדרה מסוימת שיש לתקן, הקשורה לשפה העברית.

התיקון להגדרה זו מתואר בתרשים שלעיל. 

לאחר התהליך שלעיל, אפשר לקלוט את הקובץ כקונטקטים למערכת האבספוט.

***

להזמנת הטמעה ויישום של מערכת האבספוט, מוזמנים להתקשר 052-7325777, מד מן.