הכנת קובץ אקסל לקליטה למערכת האבספוט CRM

איך אני מכין את הקובץ אקסל שלי, לקראת קליטה למערכת האבספוט CRM? שאל הלקוח.
אז ככה...
קודם כל, צריך להבין שיש 2 מצבי קליטה:
1. קליטה 1 - מצב שבו בתוך האבספוט CRM אין בכלל דאטא
2. עדכון - מצב שבו מעדכנים דאטא קיימת (מוסיפים פרופרטיס למשל) + מצב שבו יתכן וחלק מהדאטא מהאקסל כבר קיימת בהאבספוט וצריך לבדוק שלא דורסים דאטא קיימת בלי כוונה
***

אני אסביר להלן את תהליך העבודה ליישום עדכון קובץ (מצב 2 להלן), שהוא המורכב יותר.

א. הכנת הקובץ לקליטה

1. לשונית 1 בלבד באקסל
2. בדיקת השדות באקסל - שמותאמים לשדות "פרופרטיס" בהאבספוט. מומלץ מאוד ששמות השדות באקסל יהיו זהים לחלוטין לשמות השדות בהאבספוט CRM. 
3. בדיקה אין שדות מיותרים\ כפולים
4. יש ליישר קו מבחינת פורמט מספרי הטלפון (עם\בלי אפס, עם\בלי קידומת מדינה, עם\בלי "+"), גם בתוך האקסל וגם בין המספרים באקסל והמספרים בהאבספוט CRM.
5. במידה ומותקנת מערכת טלפוניה בענן, כדאי להתאים עצמכם לפורמט שלה.
6. מומלץ ששם הקובץ יציג את המהות של הקובץ (כי שם הקובץ נשמר בהאבספוט כעוגן להמשך לאתר את מקור הליד).
7. מכיוון שמדובר בתהליך ייבוא על דאטא קיימת בהאבספוט, נרצה לדעת באקסל על כלל הרשומות שצפויות להתעדכן (ולא להיקלט) בהאבספוט - כדי למנוע דריסת דאטא מיותרת.
   יש לבצע VLOOKUP על שדה מפתח באקסל עם רשימות הקונטקטים הקיימת בהאבספוט.
   במידה ואין שדה מפתח כדוגמת אימייל (שהוא שדה מפתח גם בהאבספוט וגם באקסל), יש לעשות VLOOKUP על אחד השדות האחרים, שבשאיפה יהיו זהים, למשל: מספר נייד.