ייצוא קונטקטים מהג'ימייל (כולל מלל בעברית)

אחד השלבים ב- SETUP של מערכת האבספוט, זה ייבוא של כל הקונטקטים מכל המערכות שעד היום צברו קונטקטים בצורה מפורזת. 

ואחד הכלים החשובים לעניין הוא ה- GMAIL (שרבים בישראל משתמשים בו).

בייצוא "רגיל" של קונטקטים לקובץ CSV, המלל בעברית יוצא מחורבש.

יש לבצע תיקון קטן וזריז, המאפשר לשמור את העברית.

התהליך:

1. היכנסו לגוגל קונטקטים

2. בחרו באפשרות "ייצוא" בחלון ימין (במידה ואתם בממשק עברית, RTL)

3. בחרו באפשרות Outlook CSV

4. לחצו על הכפתור "יצוא"

5. יפתח אקסל ובו קובץ ה- CSV עם עברית מחורבשת

6. סגרו את האקסל (ללא שמירה)

7. היכנסו לתיקיית ה- Downloads שלכם ומצאו את הקובץ שהורדתם זה עתה

8. העבירו את הקובץ לשולחן עבודה שלכם (לשם הנוחות)

9. שנו את סיומת הקובץ ל- txt

10. פתחו את הקובץ בעזרת ה- Notepad (מקש ימין על הקובץ + Open with + ואז Notepad)

11. בחרו ב- File > Save as

12. בשדה Encoding בחרו באפשרות UTF-16LE

13. הקליקו SAVE וסגרו את ה- Notepad

כל הכבוד!!

14. שנו את סיומת הקובץ חזרה ל- CSV => העברית אמורה להיות תקינה!!

ועוד טיפ לסיום: 

15. כדי לפזר את הטקסט ב- CSV לעמודות (טבלה נורמלית באקסל), יש לסמן את הדאטא בקובץ 

16. ואז באקסל לבחור ב- Data > Text to Colmuns

17. ולהוסיף לאפשרות זו את הריווח בעזרת הסימן ","

פשוט וקל!!

***

להטמעת מערכת האבספוט CRM גם אצלכם - רובי "מדמן" - 052-7325777

מילות מפתח: גוגל קונטקט, ג'ימייל קונטקטים, ייצוא מגוגל קונטקטים, ייצוא מג'ימייל, ייצוא קונטקטים מגוגל קונטקט, SETUP למערכת האבספוט

הפעלת הממשק בין ג'ימייל להאבספוט

התקנתם תוסף (Extension) לכרום לממשק בין הג'ימייל שלכם להאבספוט? ברכות!!
להלן הסבר על 4 הכלים שנוספים לג'ימייל שלכם לאחר התקנת התוסף.

***

א. להלן מסך הג'ימייל כולל הכלים שנוספו: 

הסבר לכלים המוצגים בתמונה, על פי המספור: 

1. כפתור התוסף בסרגל הכרום - דרכו תוכלו לקבל עדכונים שונים (פחות בשימוש שוטף)

2. כפתור עגול עליון של האבספוט בתוך הג'ימייל

3. כפתור מרובע צדי של האבספוט בתוך הג'ימייל - המאפשר לראות דאטא מתוך האבספוט

4. סרגל חדש של האבספוט - שנפתח בעת פתיחת חלון כתיבת מייל חדש

***

ב. תיעוד ובקרה אוטומטיים של כל מייל עסקי - מהיום זה אפשרי - ובקלות!!!

בסרגל 4 שבתמונה, שימו לב לאפשרויות LOG + TRACK.
אלה אפשרויות חשובות מאוד!!

האופציה LOG = > מאפשרת בקלות תיעוד של תוכן המייל בהאבספוט, בקונטקט המתאים 

המייל שאשלח ללקוח יתועד בהאבספוט, בדף הקונטקט המתאים (ע"פ המייל שלו)

וצ'ופר חשוב!! במידה והקונקט לא קיים בהאבספוט => הוא ייפתח בהאבספוט ע"פ כתובת המייל של הלקוח (!!!)

האופציה TRACK => בקרת פתיחת המייל שאתם שולחים ללקוח

בעת פתיחת המייל על ידי הלקוח, אקבל הודעה\ יסומן בהאבספוט שהמייל נפתח

***

ג. שינוי ברירת המחדל של אופציות LOG + TRACK  - חשוב מאוד!!

חשוב!! ניתן ורצוי לשנות את הגדרות ברירת המחדל של האפשרויות LOG ו - TRACK.

המשמעות היא ששדות אלה יעלו בעת פתיחת מייל חדש - כבר מסומנים ב- V. 

1. בעזרת הכפתור העגול (מספר 2 בתמונה)

2. בחרו באפשרות Log and Track Messages

3. + 4. שנו את הגדרות ברירת המחדל. 

האבספוט - שליחת מייל לתיעוד בהאבספוט ישירות מהנייד

שאלת לקוח: שלחתי אתמול מייל חשוב מהטלפון הנייד ללקוח. המייל מופיע בתיבת הדואר שנשלח, אבל לא מודבק ללקוח בהאב-ספוט.

1. איך אומרים לטלפון הנייד להדביק מיילים לאנשי הקשר של האב-ספוט?
2. איך אני לוקח עכשיו מייל מאתמול על המחשב, וקושר אותו בדיעבד ללקוח?

תשובת מומחה האבספוט:

1. אין בעיה לשלוח מיילים מהג'ימייל בסמארטפון לתיעוד בהאבספוט.
הדרך הפשוטה ביותר היא לבצע את הנ"ל דרך הוספת כתובת BCC ייעודית מהאבספוט.

1. את הכתובת מעתיקים מתוך Settings > Integrations > email Integrations > Log and Track
2. כדאי לשמור אותה פשוט כאיש קשר ואז יהיה קל לקרוא לה בכל אימייל רלבנטי.

דוגמא לשליחת מייל מתוך הג'ימייל בסמארטפון:



***
2. כדי לשלוח מייל שנשלח אתמול דרך ג'ימייל, לקונטקט המתאים בהאבספוט, הדרך הפשוטה ביותר היא:
א. היכנס לג'ימייל שלך, מצא את המייל ובצע "העבר". כתב את עצמך ב- TO + כתב ב- BCC את האבספוט (או דרך כפתור ה- LOG בסרגל האבספוט בג'ימייל, במידה והותקן)
ב. כעת - היכנס להאבספוט
ג. היכנס לקונטקט (X) ועמוד עם הסמן על המייל ששלחת זה עתה
ד. יופיע לך מנגנון Associated with - לשיוך המייל לקונטקטים האחרים. שייך את הקונטקט המתאים ומחק את הסימון מהשיוך ל- X.
ה. יפה מאוד!
***

(*) הערה. ניתן גם פשוט לעשות Copy למייל, להיכנס להאבספוט לקונטקט המתאים, ואז Log > an Email ולהדביק את המייל.

***
להטמעת האבספוט CRM גם בארגון שלכם - רובי "מד מן" 052-7325777

האבספוט - תקלה בתוסף לגוגל כרום (ג'ימייל - האבספוט)

לקוחה פנתה אליי היום בבקשה לסייע לה למצוא פתרון לתקלה שפתאום חווה,

בממשק האבספוט - ג'ימייל Gmail, דרך התוסף לגוגל כרום. 

זאת ההודעה שהיא מקבלת.

היא ניסתה לפתור את זה דרך התקנה מחודשת של הגוגל כרום - ללא הועיל.

אעדכן בהמשך על הפתרון כשיימצא.

***
נמצא פתרון כאן - (הודעה של jenny) - לחצו כאן לפתרון בפורומים של האבספוט

האבספוט - עדכון ברירות המחדל לשליחה מ- gmail

שאלת לקוח: תזכיר לי בבקשה איך אני מבטל את זה שבדיפולט (ג'ימייל gmail) כל מייל נכנס להבספוט?

תשובה: 2 צעדים פשוטים. ראו בתמונה המצורפת. 

ייצוא קונטקטים מג'ימייל לקראת קליטה במערכת האבספוט

מערכת האבספוט מאפשרת לקלוט נתוני קונטקטים (אנשי קשר) מהרבה מערכות אחרות.

כחלק מה- SETP למערכת האבספוט, נדרש לעתים לבצע ייצוא של קונטקטים מהג'ימייל. 

הייצוא יתבצע בפורמט אקסל CSV.

הייצוא פשוט, אך לעתים ישנה הגדרה מסוימת שיש לתקן, הקשורה לשפה העברית.

התיקון להגדרה זו מתואר בתרשים שלעיל. 

לאחר התהליך שלעיל, אפשר לקלוט את הקובץ כקונטקטים למערכת האבספוט.

***

להזמנת הטמעה ויישום של מערכת האבספוט, מוזמנים להתקשר 052-7325777, מד מן.

ייצוא רשימת אנשי קשר מג'ימייל

אחד השלבים בהקמת מערכת CRM (סיילספורס?), הוא לייצא את רשימת "אנשי הקשר" הקיימת במערכת האימייל שלכם, לאקסל.
בשלב הבא אפשר יהיה לקלוט את קובץ האקסל אל תוך מערכת ה- CRM.

לעסקים בהם יש עובדים רבים, מומלץ לייצא את האקסל מתוך כל ה- GMAIL'ים של כל העובדים ולרכז באקסל אחד. גם ספקים ושותפים הם פוטנציאל עתידי לעסקים משותפים ולכן כדאי לצבור את כולם ולנהל אותם ב- CRM.

בתמונה משמאל מתואר תהליך העבודה לייצוא קובץ האקסל מתוך הג'ימייל.

בהצלחה!