יבוא מורכב - גם קונטקטים וגם קומפניס, כשחלק מהקונטקטים ללא מייל וכל הקומפניס ללא דומיין

צורך שעלה מלקוחות האבספוט שלי - ייבוא של רשימת קונטקטים וקומפניס ארוכה (ייצאו ממערכת CRM אחרת),
כאשר חלק מהקומפניס ללא מייל + חלק מהקומפניס עם מייל פרטי (כמו GMAIL) + כל הקומפניס ללא דומיין.
גם לקומפניס וגם לקונטקטים יש ID ייחודי מתוך המערכת הקודמת. 

וואו. אתגר :) 

***

שימו לב שמדובר בגדול ב- 3 קבוצות של קונטקטים:
1. קונטקטים בעלי מייל עסקי (קל לפתרון דרך האבספוט, פשוט מייבאים אותם)
2. קונטקטים ללא מייל\ ללא מייל עסקי אך שייכים לעסק עם דומיין ועם קונטקטים אחרים בעלי מייל עסקי (שלבים א'-ה' עוסקים בהם)
3. קונטקטים ללא מייל\ ללא מייל עסקי ששייכים לעסק ללא דומיין\ ללא קונטקטים אחרים בעלי מייל עסקי (שלב ו' עוסק בהם)

***

סדר הפעולות:

שלב א' - ייבוא קונטקטים עם מיילים אל האבספוט
1. לוודא שהגדרתם בהאבספוט שקונטקט עם מייל עסקי פותח\ משתייך אוטומטית לקומפני עם דומיין (בהתאם למייל)
2. לייבא את כל הקונטקטים עם המיילים לתוך האבספוט
שימו לב! כל קונטקט עם מייל עסקי גם יפתח ישתייך אוטומטית לקומפני עם דומיין מתאים. חשוב!!

שלב ב' - ייצוא קומפניס מתוך האבספוט
1. יש לייצא קובץ קומפניס מתוך האבספוט,
שימו לב!! כולל הפרופרטיס ID-קומפני, וכולל DOMAIN

שלב ג' - הכנת הקובץ הקונטקטים של העסק לשידוך עם הדאטא מהאבספוט 
1. שכפול הקובץ מאסטר, לקובץ B
2. בקובץ הקונטקטים B - פילטור כל הקונטקטים ללא המייל
3. פילטור נוסף בקובץ B - פילטור כל המיילים הפרטיים 
4. סינון - מציאת כפילויות ומחיקתם מהקובץ B

נשארו לנו בקובץ אך ורק מיילים עסקיים, 1 מכל לקוח\ עסק

5. בקובץ B, הוספת עמודה ובה ה- DOMAIN 

שלב ד' - ביצוע VLOOKUP באקסל להוספת קומפני-ID מהאבספוט לקובץ האקסל

1.  ביצוע VLOOKUP באקסל להוספת קומפני-ID מהאבספוט לקובץ האקסל B
2. ביצוע VLOOKUP נוסף מקובץ B לקובץ A המאסטר, להטמעת קומפני-ID מהאבספוט גם בקובץ A אצל קונטקטים ללא מייל\ עם מייל פרטי בעסקים עם דומיין עסקי :) 

שלב ה' - קליטה להאבספוט של קובץ הקומפני המעודכן
1. קליטה להאבספוט של קובץ הקומפני B החדש, ובו גם דאטא מהמערכת הישנה וגם קומפני-ID מהאבספוט
יש לקלוט, כשבמהלך היבוא מסמנים את האפשרות V קלוט לפי COMPANY ID

שלב ו' אחרון - קליטה של כל הקונטקטים ללא מייל\ עם מייל פרטי + ללא דומיין עסקי 
1. בקובץ A, סינון כל הקונטקטים ללא קומפני-ID מתוך האבספוט (=שלא קיבלו קומפני-ID במסגרת כללל התהליך הקודם שעברנו לעיל)
2. פשוט קולטים אותם ופותחים גם קונטקטים חדשים וגם קומפניס חדשים
3. החלטה שקיבלנו: לשים אותם כרגע במעין "ארכיון", רק כדי לא לאבד את הדאטא

 

***

להטמעה מוצלחת של האבספוט CRM גם אצלכם - רובי "מד מן" 052-7325777

מילות מפתח: יבוא, יבוא קונטקטים, יבוא קומפניס, יבוא להאבספוט, יבוא האבספוט