מדריך למשתמש לפיצול עמודות באקסל, לקראת קליטת דאטא אל האבספוט

לעתים צריך לבצע עריכה קלה לדאטא לקראת הקליטה אל האבספוט.

זאת כדי לדייק את מבנה העמודות\ שדות\ פרופרטיס למבנה של האבספוט.

***

שני טיפים\ מדריכים לסופר-אדמין, להסבר על עריכת דאטא באקסל:

1. פיצול עמודת "שם מלא" ל- שם פרטי ושם משפחה

(*) גם למקרים שיש 2 שמות משפחה

ראו פה מדריכון שכתבתי עבורכם

2. פיצול עמודה עם מספר אימיילים, לאימייל ראשי ועוד עמודת אימיילים נוספים

כולל אופן הקליטה והבדיקה בהאבספוט

קליק כאן למדריכון שכתבתי עבורכם

***

להטמעת האבספוט בכייף גם אצלכם "מד-מן" 052-7325777

מילות מפתח: אקסל והאבספוט, יבוא מאקסל אל האבספוט, מדריך למשתמ האבספוט אקסל, ייבוא מורכב מאקסל אל HUBSPOT

ייבוא קונטקטים ודילים, תוך שיוך ביניהם

שאלת לקוח: איך הכי זריז לייבא דילים וקונטקטים למערכת האבספוט? (=2 אובייקטים של דאטא).
יש מספר פתרונות לנ"ל, אני אמליץ להלן על הדרך היותר בטוחה למתחילים.
כדי לחסוך לכם תקלות והתברברויות מיותרות.

דגש: שימו לב שאין בתהליך שיוך לקומפניס. זהו תהליך בסיסי, לצורכי תרגול והבנה של תהליך השיוך דרך יבוא.

***

שימו לב שבמערכת האבספוט 2 סוגי ייבוא: 

• ייבוא פשוט = אובייקט דאטא אחד (למשל קונטקטים, או קומפניס, או דילים, או טיקטים)
• ייבוא מורכב = שני אובייקטים של דאטא (למשל: קונטקטים ודילים, למשל: קונטקטים וקומפניס)

אנו נשתמש בצורה יצירתית בשני סוגי הייבוא, כדי לאפשר קליטה מהירה וללא תקלות.

***

המלצה של מקצועני האבספוט: 

בצעו קודם סימולציה לדרך הפתרון עם קונטקט+דיל אחד, ורק לאחר שתצליחו >> בצעו עם כל הרשימה!!

***

דרך הפתרון:

פירוט דרך הפתרון:

1. ייבוא רגיל של הקונטקטים, עם הדאטא הבסיסית של הקונטקטים, כפי שתרצו.

2. ייצוא לאקסל של הקונטקטים שנקלטו זה עתה.

1. כדאי לייצא את התצוגה כולל "Company Name" (בד"כ משמש שדה זה כבסיס ל- Deal Name. ראו סעיף 3.1. להלן).
2. אוטומטית יתווסף לכל קונטקט RECORD ID (הוא חשוב לקליטה וקישור של הדילים בסעיף הבא!), זוהי מעין ת"ז לכל רשומה, לכל קונטקט.

3. עריכת האקסל שייצאנו בסעיף 2, כולל:
(*) שדות חובה מודגשים בכוכבית.

1. (*) חובה להשאיר בקובץ את עמודת RECORD ID שיוצאה בסעיף הקודם. 
   זאת כדי שה"רובוט" שמייבא את הקובץ, ידע לקשר את הדיל החדש שנפתח אל הקונטקט הקיים!!
2. (*) הוספת עמודת Deal Name עם שמות הדילים.
   תוכלו להכין שרשור באקסל עם שם הקומפני, למשל Company name - New Deal.
3. (*) הוספת עמודת Deal Stage עם השלב המדויק אליו רוצים לקלוט את הדילים החדשים הנ"ל.
4. (*) הוספת עמודת Pipeline עם שם הפייפליין המדוייק.
5. Deal Owner - במידת הצורך.
   שימו לב שצריך לשתול בעמודה את האי-מייל של האחראי (ולא את שמו).
6. Source - במידת הצורך.
   שימו לב שצריך לדייק בשם הסורס כפי שמופיע בהאבספוט.
   
7. שדות נוספים שתרצו לקלוט לדילים החדשים - במידת הצורך. 

4. ייבוא של קובץ האקסל אל האבספוט.
הפעם נבצע את הייבוא בעזרת מנגנון הייבוא של 2 אובייקטים: דילים + קונטקטים.
את הקונטקטים לא ממש נקלוט (כי כבר קלטנו הרי), אלא רק נציין את ה- RECORD ID שלהם, כדי שהדילים ישוייכו אליהם.

***

מילות מפתח: האבספוט, הבספוט, ייבוא, יצוא, קליטת קונטקטים דילים, יבוא דילים, שיוך דילים, 25525037

צ'קליסט הדרכת ייבוא

ביצוע ייבוא IMPORT למערכת האבספוט הוא אחד השלבים החשובים בלמידת המערכת, כסופר אדמין.

כשירות עבורכם, הכנתי לכם צ'קליסט להדרכת ייבוא - קליק כאן

הצ'קליסט כולל גם תבנית לביצוע ייבוא בסיסי.

תהנו!

***

מילות מפתח: ייבוא, יבוא, IMPORT, ביצוע יבוא למערכת האבספוט, הבספוט, HUBSPOT ISRAEL, הטמעת האבספוט בישראל, שירות לקוחות האבספוט

טיפ: קליטת קבצי קונטקטים וקומפניס מה- ERP אל האבספוט

מרבית לקוחות האבספוט קולטים את רשימת הלקוחות הקיימים מתוך מערכת ה- ERP שלהם (פריוריטי למשל).

בד"כ הלקוחות מעוניינים לקלוט רשימה הכוללת פרטי קונטקט + פרטי הקומפניס ללא דומיין (לצערנו).

המדובר בלקוחות B2B. לא רלבנטי ללקוחות B2C.

***

תהליך הקליטה המומלץ במקרה זה:

1. שלב א: הפרדה וקליטת נתוני הקונטקטים - 
1. קובץ ייצוא מה- ERP ייקרא להלן קובץ A.
2. העתקה של נתוני הקונטקטים מקובץ A לגוגלשיט.
3. בדיקת תקינות של המיילים (לפחות באמצעות גוגלשיט פונקציית ISEMAIL).
4. קליטת המיילים אל האבספוט. 
5. ייפתחו אוטומטית קומפניס לפי הדומיינים.
6. בדיקה והשלמת קומפניס חסרים שלא נפתחו לקונטקטים עם מיילים פרטיים (לדוגמא gmail).
7. ייצוא נתוני הקונטקטים (באופן אוטומטי ייוצאו הנתונים כולל קומפני ID).
8. קובץ הייצוא הנ"ל ייקרא להלן קובץ B.
2. שלב ב: השלמת נתוני הקומפניס המלאים - 
1. הכנת קובץ A כך שיכלול רק את נתוני הקומפניס + EMAILS (למי שיש)
2. ביצוע VLOOKUP (שדה מקשר EMAIL) מקובץ B אל קובץ הייבוא A, העברת COMPANY ID 
3. קליטת נתוני הקומפניס אל האבספוט - לפי ה- COMPANY ID
4. כל הקומפניס ללא מייל\ דומיין - קליטתם "רגיל" כקומפני במערכת והוספת דומיין ידנית\ דרך כלי ייעודי כדוגמת אפולו

***

דגשים:

קליטה (פזיזה) של קונטקטים עם פרטי קומפניס ללא דומיין 

(קליק להגדלה):

תקלוט את הקומפני ללא הדומיין 

(קליק להגדלה):

***

קליטה של קומפניס כולל דומיין, תאפשר לכם בהאבספוט קליטה אוטומטית של נתוני הקומפניס ממגוון מקורות אונליין (כולל לינקדין).

דוגמא לקובץ אקסל:

ואיך שזה נקלט אל האבספוט:

***

להטמעת האבספוט גם אצלכם - "מד-מן" 052-7325777

מילות מפתח: קליטת קונטקטים, קליטת קומפניס, קליטת דאטא מהפריוריטי אל האבספוט, ייבוא נתונים מהפריוריטי אל האבספוט, ייבוא מה- ERP אל הבספוט, הדרכות האבספוט, הטמעת האבספוט בישראל, שירות לקוחות האבספוט, שירות ותמיכה הבספוט, Hubspot Israel, דגשים לקליטת דאטא, דגשים ליבוא, דגשים לייבוא מערכת האבספוט