שאלה נפוצה של לקוחות האבספוט: איך ממירים טבלת אקסל ובה מוצרים\ שירותים רבים לכל קונטקט (לכל מוצר = שורה), לטבלה ובה שורה אחת לכל קונטקט?
דוגמא: טבלה ובה רשימת חוגים של סטודנט.
לחלק מהסטודנטים יותר מחוג 1 (=יותר משורה אחת).
המטרה שלנו היא ליצור טבלה ובה שורה אחת לכל סטודנט, כאשר בשורה זו, יש את כלל החוגים של הסטודנט.
לכל חוג - עמודה נפרדת. כל עמודה תהפוך בעתיד ל"פרופרטי" בתוך האבספוט.
***
ביצוע העריכה יהיה בעזרת פונקצית IF באקסל.
1. קודם כל נמיין את הטבלה לפי שדה מפתח (EMAIL\ תעודת זהות),
כדי לוודא שכל הסטודנטים ממויינים לפי שדה אחד חד ערכי.
קליק על עמודה C ואז SORT
2. כעת אנחנו צריכים למזג דאטא-חוגים לשורה אחת, לכל סטודנט.
נוסיף בעמודה E שורה 2, את הפונקציה IF הבאה -
=IF(C2=C1,D1&", "&D2,D2)
ונגרור את הפונקציה על פני כל העמודה הרלבנטית.
אמורה לצאת הטבלה הבאה:
3. עכשיו אנחנו צריכים לסמן את השורה הרלבנטית לכל קונטקט (שאותה נקלוט ל- CRM).
שימו לב שלחלק מהסטודנטים חוג אחד ולחלק 2 חוגים.
אנחנו צריכים למצוא ולסמן את השורה האחרונה בכל קבוצת שורות של כל סטודנט ולסמן אותה.
נוסיף בעמודה F שורה 2, את הפונקציה הבאה -
=IF(C2<>C3,"Last","")
שזה אומר לאקסל: סמן לי את השורה האחרונה והרלבנטית מכל רצף שורות של קונטקט ספציפי.
ונגרור על פני כל העמודה הרלבנטית.
והתוצאה אמורה להיות:
4. כעת נוסיף כותרות לשתי העמודות החדשות
5. נעתיק כל עמודה (לסמן את העמודה + COPY) ואז נדביק (PASTE) אותה מחדש עם Paste Options > Values
ולא עם פונקציות.
6. נפלטר את כל השורות שאינן LAST
7. נעתיק את הדאטא המפולטרת כעת, לאקסל נקי וחדש (CTRL A + COPY)
וניתן לה שם לקראת קליטה (למשל: רשימת סטודנטים מעודכנת 22-09-2020)
8. את העמודה "חוגים נבחרים" - נפצל לשתי עמודות (1 חוג בכל 1 עמודה)
נסמן את העמודה + DATA + TEXT TO COLUMNS (הפרדה ע"פ פסיק)
9. נוסיף כותרות לעמודות בהתאם לפרופרטיס בהאבספוט
10. זהו הקובץ מוכן לקליטה להאבספוט!!!
בהצלחה!!
***
להטמעה והדרכה מקצועית של מערכת האבספוט CRM - "מד מן" 052-7325777
עשרות רבות של הטמעות מוצלחות בישראל!!!
מילות מפתח: ייבוא להאבספוט מאקסל, עריכת אקסל לפני יבוא להאבספוט, המרת שורות לעמודות באקסל, הכנת קובץ לקליטה בהאבספוט, רשימת חוגים לסטודנט - המרה לשורות, המרת מוצרים לשורות קונטקטים, האבספוט CRM, האבספוט בישראל, HUBSPOT ISRAEL