להאבספוט כלים מובנים וחזקים לקישור בין תוכנת המייל שלכם אל האבספוט CRM.
ישנן מספר אפשרויות לממשק המייל של כל יוזר להאבספוט.
שימו לב: אין המדובר ב-אימייל מרקטינג כרגע, אלא אך ורק בקישור המייל של יוזר מסויים לשליחות מיילים 1*1, כפי שנשלחות ביומיום מתוך תוכנת האאוטלוק\ ג'ימייל של אותו היוזר.
מדריכים זריזים לפי תוכנת המייל שלכם:
- ג'ימייל -
- אאוטלוק שולחני -
- אופיס 365 -
- מדריך זריז שכתבתי להתקנת התוסף - קליק כאן (מעודכן ל- מאי 2024)
***
לרשותכם 3 אפשרויות:
1. התקנת תוסף (EXTENSION) לתוכנת האאוטלוק - הדרך הפשוטה והבסיסית ביותר.
במקרה זה, היוזר ממשיך לעבוד "רגיל" דרך תוכנת המייל שלו והמיילים נשלחים לתיעוד ב- CRM.
ניתן להגדיר ברירת מחדל: כן\ לא לתיעוד.
שימו לב שמיילים שנכנסים בפעם ה- 1 בשרשור לא מתועדים ב- CRM.
2. התקנת ממשק האבספוט <> מייל, כך שניתן יהיה לשלוח מיילים 1*1 מתוך האבספוט.
במקרה זה, היוזר יוכל להוציא מיילים ישירות מתוך ממשק ההאבספוט (למשל: מתוך קונטקט, בקליק על האייקון העגול עם תמונת המייל).
בד"כ גם מתקינים את ממשק זה וגם את התוסף מסעיף 1.
שימו לב שמיילים שנכנסים בפעם ה- 1 בשרשור לא מתועדים ב- CRM.
הסבר איך מתקינים לפי סעיף זה:
3. קישור מלא של מייל ארגוני אחד (בד"כ INFO@MYCOMPANY.COM)
כך שניתן יהיה לקבל גם מיילים נכנסים אל תוך תיבת ה- INBOX בתוך האבספוט.
המודול נמצא ב- Conversations > Inbox.
בד"כ שימושי למרכזי תמיכה ושירות גדולים, עם מייל שיתופי בין הנציגים.
***
השיטה הבסיסית ביותר היא התקנת תוסף (Extension) של האבספוט למייל הקיים שלכם.
דוגמא לתוסף האבספוט ל- ג'ימייל:
***
המטרות:
1. טכנית \\ לשחרר את אנשי המכירות מפעילות ידנית מתישה של עדכונים ידניים של מיילים ל- CRM.
2. טקטית \\ לתעד אוטומטית תקשורת מייל עם לקוחות \ לידים לשם דיוק המענה והפתרון לצרכים גם בעתיד + שקיפות וסינרגיה של התקשורת בין נציגי מכירות ושירות ואל מול הלקוח.
3. אסטרטגית \\ יצירת תשתית אוטומטית צומחת (*) של מאגר לקוחות ולידים לארגון\ לעסק - לשם הגדלת המכירות וההשפעה בשוק באמצעים שיווקיים עתידיים.
***
(*) רגע חושבים! חשיבה אסטרטגית.
דגש חשוב מבחינת בניית דאטאבייס לידים ולקוחות, למובילי האסטרטגיה העסקית בארגון.
מעבר לכך, האבספוט היא מערכת דאטא חכמה ומאפשרת ניהול חכם ויעיל של מאגר קונטקטים\ לידים. במידה והקונטקט (אליו נשלח המייל ותועד) אינו קיים במערכת האבספוט, הוא יפתח בצורה אוטומטית במערכת.
מעבר לכך, הקונטקט גם ישוייך לפי הדומיין אל הקומפני המתאימה. במידה והקומפני לא קיימת - היא תיפתח גם כן. גאוני!!
בכך מאפשרת האבספוט ניהול חכם ושיטתי של דאטאבייס לידים ולקוחות, וצמיחה הדרגתית ביכולת להיכנס לשווקים + "לכבוש שווקים".
***
ישנן מספר אפשרויות לממשק את המייל של נציג המכירות\ השירות אל האבספוט.
אני אסקור להלן 2 מרכזיות מתוכן, הנפוצות ביותר:
1. ממשק דו כיווני (האבספוט <> תוכנת אימייל), כולל אפשרות לשליחת מיילים ישירות מתוך האבספוט + שליחת מיילים מתוך תוכנת המייל הרגילה ותיעודם האוטומטי בהאבספוט.
2. ממשק חד כיווני (תוכנת אימייל > האבספוט) לתיעוד אימיילים (ושרשורים, החל מאימייל יוצא 1) בצורה אוטומטית אל תוך האבספוט. דגש: ללא תיעוד אימייל נכנס 1.
***
דגשים:
1. הממשק האוטומטי למייל ליוזר הוא כבר במסגרת הגרסה החינמית של האבספוט (ובוודאי במסגרת הגרסאות בתשלום).
2. ניתן לקשר גם את תוכנת האאוטלוק וגם את ה- GMAIL שלכם.
3. ניתן לקבוע ברירות מחדל לאוטומציה לתיעוד: גם לתעד כברירת מחדל, גם לא לתעד כברירת מחדל. ההחלטה לגבי ברירות המחדל אצל נציגי המכירות צריכה להיות של מנהלי הפרויקט.
4. ניתן לקשר מייל גם כמייל שיתופי (למשל מייל מסוג Support@) - על זה בנפרד.
***
התוסף יותקן ב- 2 מקומות בתוכנת המייל שלכם (ג'ימייל\ אאוטלוק):
1. במסך המרכזי - כפתור שמאפשר להגדיר הגדרות ברירת מחדל לממשק זה.
2. בחלונית "הודעה חדשה" - לשימוש שוטף של נציג המכירות
**********
Gmail // צילום המסך המרכזי של ג'ימייל לאחר התקנת התוסף:
1. אייקון שנוסף בסרגל העליון
2. תפריט SET UP כולל אפשרויות ה- LOG AND TRACK
Gmail // צילום חלון לכתיבת הודעה חדשה, לאחר התקנת תוסף האבספוט לכרום:
(קליק להגדלה)
1 - כלים מתוך האבספוט, לשימוש בג'ימייל. למשל: תבניות
2 - כפתורי תיעוד (Log) ומעקב (Track) אחרי המייל שתשלחו מייד
**********
אאוטלוק// צילום מסך מרכזי של האאוטלוק לאחר הוספת כפתור Hubspot Sales,
ופירוט הגדרות ברירת המחדל (ניתנות לשינוי):
אאוטלוק // צילום חלון לכתיבת הודעה חדשה לאחר התקנת התוסף:
(קליק להגדלה)
