סיפור מקרה: כשלון בהטמעת האבספוט

הרקע:

חברה בינונית בתחום B2B החליטה להטמיע את מערכת האבספוט. ההטמעה הובלה על ידי סמנכ״לית תפעול, שראתה במערכת פתרון טכני – חיבורים למייל, פייפליין לפי שלבים ודוחות בסיסיים.

הבעיה הקיימת:

• מערך המכירות קיים ללא סטנדרטים כתובים, וכל ניהול הדילים מתבצע על פי שיקול דעתם של כל מי שמתעסק במכירות.
• אין נהלים ברורים, אין אחראיות מוגדרת, והמעקב אחר ביצועים הנו מקרי.
• כתוצאה מכך קיים חוסר עקביות בתהליך, דילים נתקעים או נוזלים וקיים חוסר יכולת למדוד הצלחות ולהפיק תובנות והמלצות. 
• המטרה שהוגדרה לפרויקט בזמנו היתה טכנית: "הטמעת המערכת". ולא "שיפור תוצאות עסקיות".

מה נעשה בטעות:

• הדגש בהטמעה היה רק על הצד הטכני: חיבורים, אוטומציות, בניית פייפליין ודוחות אוטומטיים. המערכת נתפסה כדבר היחיד שיוביל תהליך שינוי, ללא שינוי בשיטות ניהול המכירות.
• הצורך של הארגון היה על חניכת גורם פנימי לביצוע היישום ולא על "אאוטסורסינג".
• המטרות שהוגדרו היה "ללמוד את המערכת", ולא לשפר ביצועים (תוצאות).
• הגורם הפנימי מתישהו עזב, וגם מה שהוא עשה התפוגג.
• והכי חשוב: לא שונו תהליכי הניהול, לא הוגדרו סטנדרטים לעבודה, והמערכת לא הביאה ערך אמיתי – הדילים המשיכו להיות מטופלים באופן רנדומלי.

הצבעה על הבעיה:

• אני, כיועץ בכיר האבספוט, זיהיתי שהכשל אינו טכני אלא ניהולי ותהליכי: ללא סטנדרטים ונוהלי עבודה, המערכת נותרת כלי יפה על הנייר בלבד.
• כמו מנוי לחדר כושר שנרכש ואינו בשימוש.

הפתרון המוצע - מעבר לשגרת ניהול יומית ונתמכת מקצוען:

1. לעלות על פערי ניהול קיימים ולבגר את מערך המכירות – להגדיר סטנדרטים, נהלים, תפקידים ואחראיות ברורה בכל שלב בפייפליין.
2. שילוב בקרה יומית שלי – מעקב אחר דילים, זיהוי חריגות ודפוסי עבודה לא מקצועיים, ומתן משוב ממוקד לצמיחה.
3.  יצירת תרבות מקצועית – שהצוות עובד לפי סטנדרט ברור ולא לפי “טוב ליבם”, מה שמבטיח עקביות ושיפור מתמיד.

 

התוצאה הצפויה:

1. מערך המכירות הופך מקצועי, עקבי ומדיד, גם עם צוות קטן. 
2. האבספוט מפיק ערך אמיתי – דילים מתקדמים באופן מבוקר, מכירות גדלות, ושיפור ברווחיות.
3. הצוות לומד לעבוד לפי סטנדרטים מקצועיים, והעסק נהנה מתהליכי ניהול מכירות יציבים ובריאים.