מודול ניהול ההרשאות של האבספוט נועדה לאפשר לכם גמישות במתן הרשאות לעובדי הארגון\ העסק.
הגישה למודול זה הנה דרך כפתור ה- SETTINGS.
BEST PRACTICE
בעסקים קטנים ובינוניים (SMB) יצירת ההרשאות וניהולן תהיה בדרך כלל פר יוזר. וזה אחלה לכמות קטנה של יוזרים (עד 20~).
בעסקים גדולים יותר (עשרות\ מאות יוזרים), הגישה להרשאות תהיה בד"כ לפי "תבניות" של יוזרים.
כדי לפתוח יוזר חדש עם הרשאות של יוזר אחר קיים, אפשר לעמוד על היוזר הקיים ולהקליק על Copy Permissions to a new user". גאוני.
בגרסאות ה-אנטרפרייז של האבספוט ישנה אפשרות מתקדמת אף יותר והיא: ליצור PERMISSION SETS בעצמכם! ראו לדוגמא:
הכרות בסיסית עם תחומי ההרשאות
הרשאות לדאטא ב- CRM
כדי לאפשר לסופר אדמין לנהל חכם את הרשאות הדאטא (דאטא לקוחות)
לרשותכם כלי מפורט לגבי כל אחת מהמודולות לניהול הדאטא
בכלי זה תוכלו לנהל את הרשאות הדאטא:
1. לפי המודולות השונות של ה- CRM שלכם
2-4. לפי הפעולות השונות אותן יוכלו המשתמשים לבצע: תצוגה, עריכה, מחיקה
5. לפי השיוך של היוזר (הרשאה אינדבידואלית, הרשאת קבוצה, הכל)
6. מתן הרשאות לרשומות לא משויכות עדיין (למשל: קונטקט ללא OWNER)
7. חסימת הרשאות = None *
BEST PRACTICE = מומלץ לחסום למשתמשים את האפשרות למחוק רשומות.
פעולת מחיקה בדאטאבייס היא פעולה אגרסיבית ועלולה "לעלות לכם" בשעות רבות של חיפושים אחרי הדאטא.
הרשאות CRM TOOLS
בדף ההרשאות הראשון בחלקו השני של הדף, לרשותכם כלי לניהול ההרשאות ליוזר לכלי ה- CRM ה"רוחביים".
למשל: אפשרות ייצוא דאטא (Import).
ותמיד עולה השאלה בהדרכות... מה קורה כשאני מסיר ליוזר אפשרות זו?
BEST PRACTICE
שלוש האפשריות: Bulk Data/ Import/ Export מאפשרות עריכת דאטא בהיקפים גדולים ולכן הנן נושא רגיש במערכת.
מומלץ לאפשר מתן הרשאות לכלים אלה ליוזרים אחרים - בזהירות המתבקשת.
גישה למודול הדשבורדים והדוחות
ניתן לפתוח\ להגביל גישה למודול הדשבורדים והדוחות.
שימו לב שישנם 2 מקומות להגדרת ההרשאות לדוחות.
א. מתן הרשאות לפעולות ספציפיות במודול הדוחות
כלי מתן ההרשאות המרכזי יושב בטאב REPORTS במודול ההרשאות
בעזרת הכלי ניתן לתת ליוזר הרשאות למודול הדוחות לפעולות הבאות: צפיה, עריכה, יצירה (במידה וברשותכם כלי יצירת הדוחות)
ישנה אופציה נוספת שבד"כ לא משתמשים בה, דרך טאב ACCOUNT.
במידה ותפעילו אופציה זו, כל האפשרויות באופציה הקודמת יופעלו (לכל סוגי הפעולות).
מה קורה כשחוסמים הרשאת דוחות?
כאשר חוסמים למשתמש הרשאה למודול הדוחות, בתפריט המרכזי האפשרות "דוחות" תוסר.
שימו לב בצילום מסך: אין את אופצית REPORTS שמופיעה בד"כ בסוף הרשימה.
מה קורה אם היו ליוזר הרשאות לדוחות וינסה להכנס לאחר חסימת הרשאות?
