איך מתמודדים עם OOO בסיקוונסים בקנה מידה גדול?

בסביבת Sales Hub Professional של HubSpot, הטיפול ב-OOO (Out Of Office) הוא אחד האתגרים הנפוצים ביותר בסיקוונסים.

החדשות הטובות: HubSpot יודע לזהות חלק גדול מהודעות ה-OOO באופן אוטומטי, ובדרך כלל לא מוציא את איש הקשר מהסיקוונס בגלל הודעת חופשה אוטומטית.

אני בדרך כלל ממליץ על התהליך הבא:

מצב	מה עושים
OOO קצר ("חוזר בעוד שבוע")	לא עושים כלום. נותנים לסיקוונס להמשיך.
OOO עם תאריך חזרה ברור	מוציאים ידנית מהסיקוונס ומרשמים מחדש ליום החזרה.
OOO עם איש קשר חלופי	יוצרים Contact חדש לאיש הקשר החלופי ומתחילים סיקוונס מולו.
"לא עובד יותר בחברה"	מעדכנים Contact Status ומסירים מהסיקוונס.
OOO ממנהל בכיר בחופשה ארוכה	משהים (Pause) ומחדשים לאחר מועד החזרה.

שיטה מומלצת לניהול OOO בצוות מכירות

אני ממליץ להוסיף בפרופרטי של הקונטקט:

Sequence OOO Until

כאשר איש מכירות מקבל OOO עם תאריך חזרה:

1. מעדכן את תאריך החזרה בפרופרטי.
2. יוצר Task אוטומטי ליום החזרה.
3. מוציא את הקונטקט מהסיקוונס.
4. ביום החזרה רושם מחדש לסיקוונס או מבצע Follow-Up ידני.

כך נמנעים ממצב שבו הסיקוונס "שורף" את כל המיילים בזמן שהלקוח בכלל בחופשה.

טיפ מתקדם

בארגונים שאני מלווה עם מאות נרשמים לסיקוונסים, אני בונה View ייעודי:

Contacts → OOO Management

עם העמודות:

• Contact Name
• Company
• Sequence Name
• OOO Until
• Next Follow-Up Date
• Contact Owner

כך מנהל המכירות עובר פעם ביום על כל אנשי הקשר שנמצאים ב-OOO ומחזיר אותם לפעילות בזמן הנכון.

זה אחד ה-Views הכי שימושיים לניהול סיקוונסים בקנה מידה גדול.

***

אפשרות לאוטומציה ב- Sales Enterprise בלבד

אם יש לכם Sales Enterprise, ניתן להשתמש ב־Workflows כדי לבצע Enrollment לסיקוונס מחדש בתאריך החזרה, על בסיס השדה OOO Until.