שלב א בתהליך יישום האבספוט: PROCESS REVIEW
PROCESS REVIEW (סקירת תהליכי עבודה) הוא שלב חיוני בתהליך היישום של האבספוט או של כל כלי ניהולי אחר. לפני שמגדירים שדות, בונים דוחות ומפתחים אוטומציות, חשוב לבחון כיצד העסק\ הארגון עובד בפועל: כיצד מתקבלות החלטות, כיצד מנוהלים תהליכים, היכן נוצרות כפילויות, אילו פעולות מבוצעות באופן ידני ואילו הזדמנויות לשיפור אינן ממומשות.
הסיבה לכך פשוטה: עובדים ומנהלים נוטים להגדיר את צורכי המערכת החדשה על בסיס שיטות העבודה המוכרות להם, גם כאשר ניתן לעבוד אחרת ובצורה יעילה יותר. סקירת תהליכי העבודה מאפשרת לזהות נקודות תורפה, לבחון הרגלים קיימים ולגלות אפשרויות חדשות לשיפור הניהול והביצועים.
כך ניתן לתכנן פתרון טכנולוגי שאינו רק משחזר את המצב הקיים, אלא תומך בשיטות עבודה טובות יותר ומסייע לארגון להשיג תוצאות עסקיות משופרות. יישום מקצועי מתחיל בהבנת אופן העבודה, ממשיך בתכנון הדרך הנכונה ומסתיים בהטמעת הכלים התומכים בה.
מרכיב מרכזי במסגרת ה־PROCESS REVIEW הוא בחינת האופן שבו הארגון מנהל ומתעד את האינטראקציות עם לקוחותיו: שיחות טלפון, התכתבויות דוא"ל, פגישות, פניות שירות, הצעות מחיר והתחייבויות להמשך טיפול. יש לבדוק איזה מידע מתועד, היכן הוא נשמר, מי אחראי לתיעוד, האם המידע נגיש לכל הגורמים הרלוונטיים והאם ניתן לקבל תמונה מלאה ורציפה של מערכת היחסים עם הלקוח. תיעוד חלקי או מפוזר פוגע ביכולת לנהל מעקב, לתאם בין בעלי תפקידים, לזהות הזדמנויות עסקיות ולספק שירות איכותי. לכן, סקירת התהליכים צריכה להגדיר לא רק כיצד העבודה מתבצעת, אלא גם כיצד הידע שנוצר בכל אינטראקציה נשמר והופך למידע ניהולי שימושי.
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה