זהו המנגנון לתיעוד מיילים ישירות מתוך תוכנת המיילים שלכם,
אל תוך מערכת הניהול של האבספוט.
***
צריך לזכור!
האבספוט CRM היא בראש ובראשונה מערכת ניהול לקוחות
שמאפשרת לעבור לניהול חכם ויעיל של כל האקטיביטיס מול כל הלקוחות (ולא רק מיילים).
ולתת לכם ולבעלי העסק כלים חזקים הרבה יותר לניהול בקרה וייעול תהליכי העבודה בעסק.
***
ישנם מספר כלים שיכולים לעזור לכם לבצע את הממשק מייל-האבספוט CRM.
נתחיל בהיכרות עם הכלי הבסיסי ביותר -
הכלי הבסיסי ביותר לממשק אוטומטי
זהו כלי ה- BCC\ FORWARDING.
כלי זה מאפשר לקבל מהאבספוט 2 כתובות מייל פשוטות (כעין קונטקטים),
לשלב אחת מהן בשורת ה- BCC בדואר האלקטרוני שאתם שולחים -
והופ!! המייל יתועד בהאבספוט בקונטקט המתאים!!
איפה בהאבספוט מקבלים את הכתובות הנ"ל?
כדי להעתיק את הכתובות הנ"ל, יש להיכנס ל-
Hubspot > Settings> Integrations> Email Integrations> Log and Track
דוגמאות לכתובות הנ"ל
(*שימו לב!! המספר משמאל הוא מספר המערכת.
לכל חברה\ עסק יש מספר עסק אחר!!)
כתובת BCC לדוגמא:
4924323@bcc.hubspot.com
כתובת FORWARD לדוגמא:
4925473@forward.hubspot.com
טיפ של מומחים!!
שלבו את הכתובות הנ"ל כקונטקטים בתוכנת המייל שלכם, באופן קבוע
כך שתוכלו לזכור ולקרוא להם בעת הצורך - בקלות!!
ולא תשכחו לעולם שיש לכם את הכלי הנפלא הזה.
דוגמא? בבקשה -
למשל: פתיחת קונטקט חדש בתוכנת הדואר האלקטרוני שלי (למשל: גוגל קונטקטס)
שם הקונטקט: שליחה לתיעוד בהאבספוט CRM,
כתובת דואר אלקטרוני:
4924323@bcc.hubspot.com
טכניקות עבודה מומלצות
מתי נשלב את כתובת ה- BCC? = בהוצאת מיילים לקונטקט\ לקוח\ ליד\ שותף רלבנטי
פשוט כששולחים אי-מייל רלבנטי לקונטקט רלבנטי.
פשוט וקל.
גם כאשר מחזירים מייל רלבנטי לקונטקטים רלבנטי (REPLY).
במקרה כזה כל השרשור יתועד ב- CRM עבורכם.
אם יש מספר קונטקטים בשדה TO - המייל יתועד אצל כל הקונטקטים הנ"ל.
אם המייל לא קיים בהאבספוט, המייל יתווסף באופן אוטומטי להאבספוט כקונטקט חדש.
אם מופעל אצלכם מנגנון פתיחת קומפני לפי דומיין (בהאבספוט), יפתח גם קומפני בהתאמה.
הרבה צ'ופרים קיבלתם!!! כדאי מאוד להכיר!!
מתי נשלב את כתובת ה- FORWARD? = בתיעוד מייל נכנס מלקוח, למשל פניה 1 (שלא מעוניינים להחזיר במייל תשובה מיידית לקונטקט, אבל כן מעוניינים לתעד את הפניה)
פשוט כשמקבלים מייל מלקוח\ ליד\ שותף עסקי (למשל: פניה חדשה מליד חדש),
שאת תוכן המייל\ הקונטקט נרצה לתעד בהאבספוט,
ללא שליחת REPLY ללקוח.
מה עושים עם שאר המיילים?
החיים יותר מורכבים כמובן ויש המון וריאציות שונות ומשונות למיילים.
מעבר לכך, שלעתים חלק מהעסקים\ ארגונים עובדים בצורות חלקיות, כשחלק מהעובדים במשרד משתמשים ב- CRM וחלק לא. מה שיוצר כמובן "סלט" של אפשרויות וצרכים לניהול הדאטא.
למשל: כאשר קולגה במשרד שולח אליי מייל אודות לקוח מסויים, שאת המייל הזה אני רוצה לתעד ב- CRM תחת הלקוח.
מה עושים?
יש כמה אפשרויות:
1. לתעד את המייל ידנית דרך דף הלקוח בהאבספוט > LOG > LOG AN EMAIL
2. מעקף: בתוך תוכן המייל, להוסיף ידנית שורה from: XXXX כשה- XXX זהו המייל של הלקוח
ואז לשלוח לכתובת FORWARDING של האבספוט
המייל יתועד בקונטקט המתאים (שימו לב! לא ניתן לערוך בדיעבד את הטקסט של המייל מתוך האבספוט)
3. לעשות FORWARDING למייל להאבספוט AS IS, ואז המייל יתועד תחת הקונטקט של הקולגה (שימו לב! לא היוזר אלא הקונטקט!!).
ואז דרך מנגנון ASSOCIATED WITH שבדף הקונטקט, להעביר את המייל לקונטקט המתאים.
***
להדרכה ויישום מוצלחים של מערכת האבספוט CRM - אני כאן לשירותכם!! רובי "מד מן" 052-7325777
מילות מפתח: ממשק למייל, האבספוט- מייל, BCC, FORWRD