ייבוא רשימת קונטקטים ו- NOTES להאבספוט, לקונטקטים קיימים, ועם אילוצים

 שאלת לקוחת האבספוט: יש לי קובץ אקסל (קובץ א') ובו רשימת קונטקטים + רשימת NOTES שאני רוצה לקלוט להאבספוט.

אילוצים: 

1. אין לי בקובץ את המיילים של הקונטקטים.

2. יש לפחות חלק מהקונטקטים שכבר קיימים בהאבספוט.

מה עושים??

***

התשובה: זה אפשרי.

לפני שמתחילים! חשוב לדעת!!

בקובץ א', חייבים ליצור שדה מקשר = שדה שאפשר דרכו יהיה למזג דאטא עם דאטא מהאבספוט!!

אחרת - לא נוכל להשוות בין הקונטקטים בקובץ לקונטקטים בהאבספוט, ולמנוע כפילויות. 

במידה והיה לנו אי-מייל\ טלפון נייד בקובץ, אפשר היה להשתמש בו כשדה מקשר. מכיוון שאין לנו, נשתמש בשם המלא כשדה מקשר. 

פירוט תהליך העבודה: 

1. בקובץ הזה שיש לנו (קובץ א'), ניצור עמודה ראשונה חדשה בקובץ ששמה יהיה: Full Name, ונמזג לתוכה את השם הפרטי והמשפחה. 

זאת בעזרת פונקציה פשוטה (ראו בצילום מסך). 

2. כעת נגרור את הפינה של המשבצת A2 לאורך כל העמודה, כדי להכיל את הנוסחה על כל העמודה (אפשר גם בעזרת דבל קליק על הפינה המודגשת של המשבצת).

3. נעתיק ונדביק מחדש את העמודה (הדבקה מיוחדת), הפעם עם ערכים מלאים (Values).
זאת כדי להיפטר מהנוסחה ולהכניס ערכים אמיתיים לעמודה.

מצויין!!

4. כעת נייצא מהאבספוט את קובץ הקונטקטים הקיים (קובץ ב') כולל עמודת Contact ID ונשמור אותו ליד הקובץ הזה.

5. גם בקובץ ב' נוסיף עמודה ראשונה "Full Name", שבה מיזוג של הדאטא מה- First Name  וה- Last Name (בדומה למה שעשינו להלן בסעיף 1 בקובץ A).

וגם פה נעתיק ונדביק את העמודה החדשה הזו בהדבקה מיוחדת ועם ערכים, כדי להיפטר מהנוסחה.

6. נחזור לקובץ א' נוסיף עמודה B ונקרא לה: Contact ID.

7. כעת, בקובץ א' במשבצת B2 נוסיף את הפונקציה Vlookup עם הפרמטרים המתאימים כדי להביא את ה- Contact ID מקובץ ב' לקובץ א', ע"פ נתוני עמודה A בקובץ א' ובקובץ ב' (ע"פ ה-Full Name). 

***

להטמעה מקצועית של האבספוט CRM גם אצלכם - רובי "מד מן" 052-7325777