סיפור מקרה: לקוח שניהל הצעות מחיר באקסל ועבר לנהל מכירות ב- האבספוט סטארטר

סיפור מקרה: 

לקוח חדש פנה אליי וביקש לנהל ב- האבספוט סיילס את כל הדאטא הקשורה לניהול המכירות מול הלקוחות והלידים שלו. כיום מנהל באקסל את הצעות המחיר שלו. צוות מכירות קטן יחסית (4 אנשים בלבד).

כיום, יש מנהלת אדמיניסטרטיבית שמסייעת למנכל לנהל אקסל מרכז של הצעות המחיר.

נקודת מוצא - אקסל הצעות מחיר

• קיבלתי את האקסל מהם. 
• כל שורה = הצעת מחיר (=דיל), יש אימייל בכל שורה.
• יש מצבים בהם נשלחו מספר הצעות לאותו קונטקט (=כמה שורות).
• אין ניהול מפורט של האקטיביטיס - כל פעולות המכירה ("אקטיביטיס") מרוכזות למשבצת אחת בשורה הזו שמנוהלת ידנית ע"י המנהלת האדמיניסרטיבית.
• נוהל מכירות - אין נוהל כתוב, כן יש עדכון של האקסל ומעקב אחריו "לאורך זמן" כדי לסגור מעגל.
• אין ניהול יעדים כספיים (TARGETS), אין פורקסט מסודר.
• יש סכומים צפויים (מה שנקקרא AMOUNT).
• אין CLOSE DATE = אין יכולת לבנות FORECAST אמיתי.
• אין ניתוח של הפסדים כדי ללמוד ולתקן.

שאלה ה"למה" - למה לעבור מאקסל לניהול הצעות המחיר במערכת האבספוט?

⛔ אקסל לא יודע לנהל תהליך ✅ האבספוט כן: שלבים, סטטוסים, והתקדמות אמיתית של כל דיל.

⛔ באקסל אין בקרה בזמן אמת ✅ בהאבספוט רואים מיד מה תקוע, מה מתקדם ומה נסגר.

⛔ אקסל מתבסס על משמעת אנושית ✅ האבספוט יכול ליצור רוטינות דרך אוטומציות ותזכורות.

⛔ אקסל מנתק בין הצעת מחיר, לקוח ופעולות ✅ בהאבספוט הכול מחובר במקום אחד.

⛔ אקסל מספר מה קרה ✅ האבספוט מאפשר להבין למה זה קרה ואיך לשפר את הסגירה הבאה.

התהליך שאני מתכנן עבורו: 

1. קליטת קובץ אקסל הצעות המחיר הקיים

בשלב הראשון נקלט קובץ הצעות המחיר הישן כפי שהוא, כולל אופן העבודה ההיסטורי של הלקוח, שדות, סטטוסים והרגלי שימוש בפועל, ללא שינוי או אופטימיזציה בשלב זה.

2. אפיון שגרת העבודה החדשה במערכת

בשלב זה מוגדרת שגרת עבודה חדשה בתוך HubSpot, לאור המטרה שהוגדרה על ידי הלקוח – ריכוז כלל הדאטא הקשורה בלקוח במקום אחד, החל מהיום. האפיון כולל מעבר לעדכון אקטיביטי מלא בתוך המערכת, לרבות שיחות חשובות, מיילים, פגישות, הערות ו־Notes פנימיים, כבסיס לניהול אחיד ושקוף של המידע. כחלק מהשגרה מוגדר גם “פקל בוקר טוב” – נוהל יומי לסריקת הצעות המחיר וזיהוי דגלים אדומים הדורשים טיפול. בנוסף נבחנת מול הלקוח האפשרות להוספת משימות Follow-up מובנות, תוך התייחסות לעומס אפשרי בצוותי מכירות קטנים.

3. המלצה ניהולית להוספת תאריך סגירה (Close Date)
בשלב זה ניתנת המלצה ניהולית להוספת שדה תאריך סגירה לעסקאות, שאינו קיים כיום, כבסיס לניהול צפי, תיעדוף עבודה ושליטה בתהליך המכירה.

4. הרצה וחניכה של פיילוט יומי למשך שבוע
התהליך החדש מורץ בפועל בעבודה יומיומית למשך שבוע, בהתאם לשגרות שהוגדרו, במטרה לבחון שימוש אמיתי ולא תיאורטי במערכת.

5. הפקת דוח יומי לזיהוי חריגים
במהלך תקופת הפיילוט מופק דוח יומי למנהלת המערכת, המתמקד בחריגים בלבד, כגון הצעות ללא התקדמות, חוסר באקטיביטי, דגלים אדומים וסטיות מהשגרה – תפקיד “הנודניק” של המערכת.

6. הפקת לקחים ועדכון התהליך
לאחר שבוע מתבצעת הפקת לקחים משותפת, הכוללת זיהוי חיכוכים, עומסים מיותרים ונקודות לשיפור, ולאחריה מתבצע עדכון מדויק של התהליך לפני הטמעה מלאה.

התוצאה הרצויה: 😇

1. כל הדאטא הקשורה ללקוחות שבתהליך מכירה - מרוכזת בתוך הדילים ב-האבספוט.
2. יש "שגרת עבודה" ברורה ("פקל יומי") שמאפשרת ניתוח ובקרה שהכל מנוהל כפי שיגדיר המנכל.
3. יש כלי שתומך בזה (האבספוט).

עיצוב במערכת האבספוט:

כדי לאפשר למנכל עבודה שוטפת ויעילה, החלטנו על עיצוב המסך במודול ה"דילים" של האבספוט.

קיבלנו את האקסל מהמנכל, ערכנו אותו, וקלטנו אותו בשני שלבים:

1. ניתחנו את קובץ אקסל הצעות המחיר הקיים, הוספנו להאבספוט את השדות שהיו לצוות באקסל + הוספנו שדה CLOSE DATE לבדיקה אם רלבנטי (לא היה להם תאריך סגירה להזדמנות) 
2. מתוך עמודות האקסל, קלטנו את עמודות הקונטקטים והמיילים
3. ערכנו וקלטנו את ה"דילים" כולל השדות החדשים

התוצאה לפניכם: 

***

להטמעת האבספוט בראיה עסקית גם אצלכם: "מד-מן" 052-7325777

מילות מפתח: הטמעת האבספוט, ראיה עסקית, הבספוט, סיפור מקרה, Best Practices, דוגמאות מהשטח, ניהול דילים בהאבספוט, ניהול הזדמנויות מכירה, מעבר מאקסל להאבספוט, אקסל מול CRM, מערכת CRM למכירות, הטמעת האבספוט, הטמעת הבספוט, ניהול הצעות מחיר, תהליך מכירה מובנה, אוטומציה במכירות, שיפור תהליכי מכירה, ניהול פייפליין מכירות, דשבורד מכירות, חיזוי מכירות, בקרה ניהולית בזמן אמת, ניהול מכירות ביו-טק, CRM לחברות ביו-טק, ניהול לקוחות מתקדם, ניהול לידים ומכירות, שיפור אחוזי סגירה, שקיפות ניהולית, סדר במכירות, ניהול נתוני מכירות, מערכת לניהול עסק, אקסל לניהול מכירות, פתרון לבעיות מכירה, תהליכי סיילס, אופטימיזציית מכירות, ניהול עסק מבוסס דאטה, CRM לעסקים צומחים, מערכת מכירות חכמה, ניהול מכירות B2B, האבספוט מכירות, הבספוט CRM, דוחות מכירה חכמים, ניהול עסק עם HubSpot, מעבר ל-CRM, ניהול מכירות מתקדם, ייעוץ מכירות בהאבספוט, בניית תהליך מכירה, שליטה בפייפליין, הגדלת הכנסות, ניהול מכירות מקצועי