שאלת לקוחה: איך אני מעצבת דוח אקסל עבור החברה
הכולל מניפולציות שונות בדוח (למשל: השוואה בין חודשים זהים בשנים שונות),
מתוך ייצוא לאקסל במודול הדילים של האבספוט? (וללא ה- REPORTS ADD ON של האבספוט)
***
תכנון הדוח:
קונטקט - שנת הכנסות 2020 - שנת הכנסות 2021 (ערכים בטבלה: סכומי הכסף במטבע הנבחר של החברה)
***
תשובה:
א. שלב א - הכנת הקובץ
1. קודם כל - מכינים את התצוגה בהאבספוט לייצוא, כולל כל הפרופרטיס הרלבנטיים.
(*) שימו לב שהתצוגה כוללת את עמודת Close Date ואת עמודת Amount in Company Currency המאפשרת תצוגת הסכומים במטבע אחיד, שנבחר על ידכם בברירת המחדל של המערכת.
(קליק על התמונה להגדלה)
2. מייצאים את טבלת הדילים הרלבנטית EXPORT מתוך מודול הדילים
3. פותחים את הקובץ באקסל
4. משנים את עמודת התאריך (Close Date) לפורמט תאריך סטנדרטי DD/MM/YYYY
(קליק על התמונה להגדלה)
4. פותחים עמודה חדשה וקוראים לה Close Month
(** במידה ואתם רוצים את ההכנסות ברמה של שנים, קראו לעמודה Close Year)
5. מוסיפים במשבצת המתאימה בעמודה את הפונקציה Text המאפשרת לשנות את הפורמט של התאריך,
לפורמט של חודש (YYYY-MM) כפי שנצטרך בהמשך לבניית הדוח
(**) במידה ותרצו את הדאטא ברמה של שנים, שנו את הפורמט בפונקציית הטקסט ל- YYYY)
(קליק על התמונה להגדלה)
6. כעת סמנו את המשבצת אותה ערכתם + דבל קליק על הפינה הימנית התחתונה של המשבצת הנ"ל (מסומנת בירוק) > הנוסחה תודבק לכל העמודה! אפשר גם בגרירה פשוטה - למי שלא מכיר את קיצור הדרך הנ"ל :)
7. מעולה!! צריכה להיות לכם כעת עמודת Close month ובה חודשי העסקאות בפורמט YYYY-MM
***
שלב ב- ביצוע PIVOT TABLE - עיצוב כל דוח שחלמתם עליו!
כלי ה- PIVOT TABLE באקסל מאפשר לכם לעצב כל דוח שחלמתם עליו - בקלות!
מה שצריך להבין - כל עמודה בטבלה הופכת למעין "אבן לגו", אותה אפשר למקם בכל אחד מצירי הטבלה:
ציר העמודות
ציר השורות
ציר התוכן
ציר הכותרת (לפילטורים)
1. באקסל: סמנו את כל הדאטא בטבלה זו (CTRL + A)
2. בחרו באפשרות Insert > Pivot Table
3. לחצו OK
4. תיפתח לשונית חדשה ובו הכלי Pivot Table המאפשר לכם לבנות כל דוח טבלאי שתרצו עם הדאטא שלעיל
ברוכים הבאים!!!
5. טיפ: במרבית המקרים הבסיס למיקום הפרופרטיס לטובת ניתוחי הכנסות, יהיה כדלקמן:
(*) הארה חשובה:
למידה ותרגול של כלי ה- Pivot Table היא באחריותכם.
בפוסט זה לא אלמד על אפשרויות הכלי עצמו (והן רבות מאוד!). עליכם ללמוד את הכלי בעצמכם.
יש מגוון גדול של סרטוני הדרכה בנושא ביוטיוב ובגוגל!! מומלץ מאוד להכיר וללמוד.
בהצלחה!!
