ייצוא אנשי הקשר מאאוטלוק לאקסל

איך מייצאים אנשי קשר מאאוטלוק לאקסל? 

1. בחירת: קובץ > ייבוא וייצוא.
2. בחלון שנפתח - בחירת: ייצוא לקובץ > הבא.
3. בחירת Microsoft Excel 97-2003 (או בפורמט אחר, ע"פ הנדרש)
4. בחלונית "בחר את התיקיה שממנה יש לייצא" - בחירת: תיקיות אישיות - אנשי קשר > הבא.
5. בחלונית "שמור קובץ מיוצא בשם:" - הקלדת שם הקובץ ובחירת מיקום שמירת הקובץ.
6. בחירת: הבא.
7. סיום.

(התהליך אופיין באאוטלוק 2007).

בשביל מה זה טוב?
הצורך נוצר כאשר צריך להעביר רשימת אנשי קשר (או רשימת תפוצה) בין מערכות.
בארגונים בינוניים וגדולים אף נוצר הצורך לרכז את רשימות התפוצה מתוך תוכנות אאוטלוק של מספר עובדים ומנהלים.

דוגמאות קונקרטיות:
1. כאשר בונים קמפיין ניוזלטרים - נוצר הצורך לקלוט במערכת ניהול הקמפיינים את רשימת התפוצה מתוך האאוטלוק.
2. כאשר בונים את הדאטא במערכת ה- CRM של הארגון, או כאשר מעדכנים אותה תקופתית.
3. צורך נוסף הוא לגיבוי. 

מבנה המידע בסיילספורס

במערכת הסיילספורס מבנה המידע הוא כפי שמתואר בתמונה משמאל.

הבסיס לניהול המידע הוא דף האקאונט.
* אקאונט היא חברה, עסק, ארגון - בשוק.
* דף האקאונט הוא כמו "ארון" גדול של דאטא, המכיל מגירות שונות.

להלן פירוט החלקים השונים של דף האקאונט: 

* מידע כללי - ניתן להוסיף מידע כללי לכל אקאונט, כגון: כתובת, ח"פ וכדומה. כל ארגון שמיישם את הסיילספורס יכול לבחור ולערוך את השדות הכללים האלה.

* הזדמנויות - ריכוז של כל הצעות המחיר\ ההזדמנויות מול האקאונט הזה. (מודול זה לא פתוח בגרסה הכי בסיסית של הסיילספורס, אך ניתן בשלב הראשון להיעזר בפיטצ'ר הפעילויות לניהול ההזדמנויות). ניתן לצרף קבצים (את הצעות המחיר שנשלחו).

* אנשי הקשר - ריכוז פרטי אנשי הקשר באקאונט. כולל: תפקיד, טלפונים, מיילים וכד'. ריכוז איכותי של אנשי הקשר יאפשר בהמשך לנהל רשימות אנשי קשר ברמה ארגונית. 

* פעילויות (פגישות + משימות) - ריכוז הפעילויות שבוצעו מול האקאונט, כולל אפשרות לשמירת קבצים. 

בהצלחה!