אחד התפקידים הכי חשובים של אדמיניסטרטור הוא ביצוע יבוא להאבספוט.
בין אם זה העלאה של אקסלים "היסטוריים" ובין אם אקסלים ממערכות אחרות - חשוב להכיר את טכניקת היבוא למערכת האבספוט!!
***
להלן שיעור מושגי-יסוד בטכניקת היבוא למערכת.
1. פרופרטיס + 2. פרופרטיס חדשים
בהאבספוט
פרופרטיס הם שדות הדאטא המצורפים לכל אחת מהמודולות במערכת.
למשל: למודול הקונטקטים.
קיימים עשרות רבות של פרופרטיס במודול הקונטקטים הבאים יחד עם המערכת (גם בגרסה החינמית).
ניתן להוסיף עד 10 פרופרטיס חדשים למערכת החינמית של האבספוט.
קיימים המון פוסטים שכתבתי בנושא פרופרטיס וכן סרטונים רבים ביוטיוב.
באקסל
כדאי מאוד להתאים את שמות הכותרות באקסל לשמות הפרופרטיס בהאבספוט (יעזור בתהליך השיוך כותרות >> לפרופרטיס, בעת ביצוע הייבוא). במיוחד למתחילים!!
זאת אומרת: כותרת של עמודה באקסל = שם הפרופרטי בהאבספוט.
במידה וזו הפעם הראשונה שלכם בביצוע הייבוא ויש מקורות דאטא רבים, מומלץ להשתמש בטבלה מקשרת!!
דוגמא:
3. שדה מפתח
שדה מפתח הוא מושג סופר חשוב ביבוא ובמיזוג דאטא מכל הסוגים.
זהו השדה המאפשר למערכת לזהות את הרשומה עם פרמטר חד-ערכי.
דגשים לשדה מפתח:
- במודול הקונטקטים, שדה המפתח הוא המייל. בקומפניס שדה המפתח הוא הדומיין.
- (למתקדמים ניתן לעשות מאטצ'ים גם ע"פ ה- CONTACT ID עם VLOOKUP באקסל)).
- מומלץ מאוד להשתמש בשדה המייל כשדה מפתח בעת ביצוע ייבואים ראשוניים - ולא לחפף (עלול ליצור כפילויות!!).
- (*) חשוב!!! במידה ומבצעים "יבוא על יבוא" והמייל קיים בהאבספוט - תדרוס הדאטא החדשה דאטא קיימת!! שימו לב לזה. זו מיומנות שמתפתחת עם הזמן :) במידה ואנשי המכירות עדכנו למשל את שם הקונטקט ותבצעו ייבוא עם מייל קיים >> שם הקונטקט יעודכן למה שקיים באקסל!!
4. "יבוא רשומות חדשות" \\ לעומת "יבוא על יבוא"
ניתן לבצע 2 סוגים של יבוא:
א. יבוא רשומות חדשות - יבוא של רשומות חדשות לגמרי למערכת האבספוט
ב. יבוא על יבוא - יבוא של דאטא לעדכון, כשהרשומות (למשל: קונטקטים), כבר קיימים במערכת האבספוט
במידה ואתם מבצעים "יבוא על יבוא" -
א. חשוב להבין את המשמעות של היבוא לפני ביצוע, כדי לא "לדרוס" בטעות דאטא קיימת.
ב. חשוב להגדיר שדה מפתח כדי לוודא שאתם לא פותחים רשומה נוספת לרשומה קיימת. ה- EMAIL בקונטקטים הוא שדה מפתח אוטומטי. למתקדמים בניהול דאטא - ניתן לעשות VLOOKUP באקסל ל- CONTACT ID.
5. יבוא למודולה אחת \\ יבוא מקביל = ל- 2 מודולות במקביל
למתחילים - מומלץ לעבוד בשלב זה ולייבא דאטא למודולה אחת בלבד (למשל: לקונטקטים).
למתקדמים: קיימת אפשרות לייבא דאטא ל- 2 מודולות במקביל
6. בדיקת שגיאות Errors
אם אתם מבצעים את תהליכי היבוא הראשונים שלכם למערכת האבספוט, יש צפי לשגיאות רבות בעת היבוא.
שימו לב, שלרשותכם כלים חזקים לבדיקה ולתיקון שגיאות.
בפעמים הראשונות, קחו בחשבון את תהליך הבדיקה ותיקון הטעויות כחלק מתהליך היבוא.
איך מגיעים לדוח שגיאות? היכנסו למודולה הרלבנטית (למשל קונטקטים), לחצו על הכפתור Import >> בתחתית הדף תקבלו את רשימת כל הייבואים הקודמים שביצעתם! ואז:
*****
מילות מפתח: ייבוא למערכת האבספוט, יבוא, ייבוא, יבוא להאבספוט
