ניתוח תהליך ניהול שיווק ומכירות - כהכנה ליישום במערכת האבספוט

אחד מהשלבים הראשונים בתהליך היישום של מערכת האבספוט CRM,

הוא ניתוח תהליך השיווק והמכירות בעסק\ בארגון.

השלב הזה מתבסס על 2 צירים: ציר השגת הלידים וסגירת עסקה אתם, וציר הניהול השוטף של בנק הלידים.

כמתואר בתרשים.

***

להטמעה והדרכה של האבספוט CRM, התקשרו לרובי, "מד מן" - 052-7325777

האבספוט - דגשים ליבוא קונטקטים אל תוך קומפניס קיימים

מערכת האבספוט HUBSPOT CRM מאפשרת לבצע יבוא של דאטא מתוך קבצי אקסל \ מערכות אחרות.
לעתים עולה הצורך לייבא רשימות קונטקטים אל תוך רשימות קומפניס שכבר קיימות בתוך האבספוט.
להלן מספר דגשים לקליטה זו. חשוב מאוד לקרוא וללמוד לפני ביצוע היבוא.
כמן כן, יש לקחת בחשבון את הגדרת השיוך האוטומטי בין קונטקט לקומפני (יוסבר בנפרד).

האבספוט - לאחר התקנת gmail extension - איך מעלימים את חלון המידע של האבספוט?

שאלה נפוצה:
אני יוזר במערכת האבספוט, והתקנתי את ה- Gmail Extension,
קופץ לי חלון המידע של האבספוט - שאין לי צורך בו.
איך אני מעלים אותו?

תשובת המומחה:
הסרת חלונית המידע מתוך הג'ימייל היא פשוטה, בעזרת ה- X שבחלק העליון של החלונית.
ה- X מסומן ב- 2ג בתמונה המצורפת.

האבספוט - ניהול פייפליינים

מערכת האבספוט היא מערכת CRM לניהול לידים ולקוחות.
המערכת מאפשרת גם לנהל תהליכים - ולא רק דאטא סטטית.
ניהול תהליכים יתבצע דרך מנגנון הדילים \ הטיקטים.
בתוך הדילים ישנו כלי המאפשר לנהל פייפליין (=תהליך הכולל מספר שלבים). 

האבספוט FAQ - תוסף ג'ימייל - חסימת האפשרות לתעד מייל לנמען

שאלה מלקוחה: אני יוזרית במערכת. מותקן אצלי התוסף לג'ימייל (Extension).
קבלתי אי מייל מלקוחה  + כשאני מבקשת להעביר את האימייל אל אחד מהיוזרים האחרים ולתעדו במערכת, זה מה שאני מקבלת (ראה צילום מסך).

תשובת המומחה: כנראה שהגדרתם בעבר חסימות למספר יוזרים בהאבספוט.
אם אתם רוצים - אפשר לשחרר אותם - ואז אפשרי יהיה לתעד.
את הרשימה של חסימות המיילים ניתן לראות ולעדכן ב-
Settings > Sales > Log emails in CRM > Never Log.

האבספוט - בקרה על שליחת וקבלת אי מיילים

שאלה נפוצה: אני יוזרים בהאבספוט, והתקנתי את ה- Gmail Extension ועובדת עמו.

בכל ההודעות אימייל שלי השתקתי את עניין המעקב (אישור קריאה = Track email).
אבל עדיין, מופיע לי OPENS 12 כפי שאתה רואה מטה, מוקף בעיגול אדום.
מה זה אומר?

תשובת המומחה:
הוספת V ליד האפשרות TRACK למייל, אמורה לייצר את ההתנהגות הבאה - כפי שמוסבר בתמונה המצורפת:

האבספוט - הגדרות בסיסיות לחשבון

בתמונה המצורפת - הגדרות בסיסיות לחשבון האבספוט.
יבוצע על ידי אדמיניסטרטור\ית.

האבספוט - איך מוסיפים יוזר חדש למערכת האבספוט כסופר אדמין?

שאלה מלקוחה: איך לצרף יוזר חדש למערכת ולהגדיר אותו כ-סופר אדמין?

תשובת המומחה:
הנ"ל מתבצע ב- 2 שלבים:

שלב א - הוספת היוזר למערכת האבספוט (מומחש בתמונה המצ"ב)
1. בסרגל העליון השחור - Settings
2. יש ללחוץ על Users & Teams
3. יש ללחוץ על Create User
2. יש להוסיף את המייל של היוזר הרלבנטי

שלב ב - הגדרות תפקיד ליוזר החדש במערכת האבספוט 
כדי להגדיר את היוזר כ- SUPER ADMIN -
אחרי שמוסיפים את היוזר, יש ללחוץ על שם היוזר ברשימה + Actions + ואז Make Super Admin.

זהו - פשוט וקל!!

***
שתי הארות חשובות:
1. כך ניתן להוסיף בעתיד יוזרים למערכת.
2. הארה חשובה: היוזר מקבל הזמנה להצטרף למערכת, ורושם את עצמו למערכת דרך המייל-הזמנה שיקבל.

האבספוט HUBSPOT CRM - תוסף האבספוט לגוגל כרום

ישנן מספר אופציות לשליחת אימיילים מג'ימייל להאבספוט.

אופציה 1 - להוסיף כתובת ייעודית ב- BCC\ CC. (ניתן להוסיפה בכל שליחת מייל רלבנטי (חד פעמי), או באאוטלוק - ניתן להגדיר RULE).

אופציה 2 - רלבנטית לג'ימייל - ניתן להוריד ולהתקין תוסף EXTENSION לג'ימייל (Gmail).
שימו לב!! התוסף עובד בגוגל כרום בלבד (Google Chrome). 
לאחר ההתקנה, התוסף יוסיף סרגל כלים של האבספוט בתוך כל אימייל חדש שתפתחו בג'ימייל.

בתמונה המצורפת ניתן לראות את תהליך ההתקנה של התוסף (התהליך פשוט מאוד).


בתוך הסרגל שיתווסף בעת כתיבת מייל חדש בג'ימייל, יתווספו אפשרויות לשליחה של האימייל, תיעוד ובקרה אל מערכת  ההאבספוט.
ראו לדוגמא בתמונה המצורפת.